Supervisor adalah salah satu standar fungsi kerja untuk mengawasi dan mengarahkan staf dibawahnya sesuai dengan struktur organisasi didalam perusahaan.
Pengertian Supervisor
Secara bahasa, supervisor berasal dari kata supervise yang artinya adalah mengawasi atau mengarahkan.
Maka secara sederhana, supervisor adalah seseorang yang bertugas untuk mensupervisi (mengawasi, mengarahkan) beberapa staf di bawahnya dalam sebuah bidang pekerjaan tertentu.
Sebagai contoh :
- supervisor produksi,
- supervisor sales,
- supervisor toko,
- supervisor teller
- dan lain sebagainya.
Dalam bahasa Indonesia, istilah yang sering dikenal adalah dengan sebutan “penyelia”.
Keberadaan Supervisor di dalam perusahaan mempunyai peran yang sangat penting terutama dalam :
- mendukung operasional perusahaan,
- mencapai target yang telah ditetapkan,
- melakukan pengawasan terhadap aktifitas tim,
- mengaplikasikan program-program perusahaan.
Supervisor adalah seseorang yang harus melakukan banyak fungsi untuk membantu mencapai produktivitas perusahaan.
Sebagian orang menyebut fungsi kerja ini berada di tingkat manajer, namun banyak juga yang menyebut tingkatannya ada di bawah level manajer.
Yang paling umum dalam organisasi perusahaan adalah berada dibawah tingkat manajer dan diatas tingkat staf pelaksana.
Pekerjaan utama mereka umumnya adalah mengelola pekerja di level manajemen operasional.
Seorang supervisor dituntut untuk mampu menjadi jembatan antara manajer yang ada diatasnya dengan staf pelaksana atau staf di bawahnya.
Jadi dia harus memiliki pemahaman yang baik tentang pekerjaan tim dibawahnya dan juga tentang tugas dan kegiatan manajernya.
Supervisor yang efektif dan efisien sangat diperlukan di semua lini, di mana karyawan membutuhkan bimbingan dan pengawasan untuk :
- Menyelesaikan tugas,
- Melayani pelanggan,
- Memenuhi target yang telah ditetapkan.
Seorang supervisor yang terampil adalah seorang komunikator yang efektif, pemecah masalah dan motivator bagi karyawan.
Untuk menjadi pemimpin yang baik dan mendapatkan apresiasi yang terbaik dari semua karyawan, dia perlu untuk memiliki :
- Wawasan yang luas tentang kekuatan dan kebutuhan perkembangan mereka.
- Harapan dan tujuan yang jelas.
Supervisor dituntut untuk selalu meningkatkan keterampilan dan pengetahuan, sehingga dapat bekerja secara profesional.
Selain bertanggung jawab kepada manajer, supervisor juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa staf yang bekerja di bawahnya bekerja dengan baik.
Jabatan supervisor seringkali berawal dari seleksi tim kerja atau staf yang berprestasi, dan juga karena manajemen menghargai etos kerja, sikap terhadap perusahaan, dan komitmen darinya.
Perusahaan biasanya juga mengharuskan seseorang yang dipromosikan menjadi supervisor untuk melakukan pelatihan manajemen lini pertama atau lini depan.
Dimana training atau pelatihan ini akan memberi kesempatan bagi mereka mempelajari keterampilan komunikasi dan manajemen yang penting.
Referensi Pengertian Supervisor
Ada beberapa definisi atau pengertian mengenai supervisor menurut referensi dari para ahli dan situs terpercaya, antara lain adalah :
- Moekijat (1990) : seorang anggota dari manajemen lini depan yang bertanggung jawab atas pekerjaan dari kelompoknya kepada tingkatan manajemen yang lebih tinggi.
- Sarwoto (1993) dalam bukunya Dasar-Dasar Organisasi Manajemen : seseorang di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap kelompok kerjanya.
- Raphael, R. Kavanaugh dan Jack D. Ninemeier (2001) : seseorang yang bertanggung jawab mengelola karyawan level bawah atau karyawan lainnya yang tidak mempunyai bawahan.
- Wikipedia : seseorang yang diberikan tugas dalam sebuah perhimpunan perusahaan sebagaimana ia mempunyai kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya.
Kegiatan Supervisor
Pekerjaan seorang supervisor adalah pekerjaan yang sangat dinamis, tergantung pada :
- budaya perusahaan,
- kompleksitas tujuan departemen,
- akses ke sumber daya yang memadai,
- keahlian orang-orang di departemen.
Seorang supervisor bisa memiliki banyak peran dalam organisasi perusahaan, yaitu seperti :
- Pengawas dan Pengarah bagi operasional setiap bagian di perusahaan, seringnya fungsi kerja ini dituntut harus turun langsung ke lapangan untuk mengontrol dan melaksanakan tugas sesuai perencanaan yang sudah dibuat oleh manajer diatasnya.
- Komunikasi dan kerjasama yang baik antar level dibutuhkan diantara manajer, supervisor dan staf pelaksana.
- Memainkan peran yang berbeda pada rutinitas kerja harian. Seorang supervisor bertanggung jawab kepada manajemen perusahaan, namun juga bertanggung jawab dalam pengembangan dan kegiatan para staf di bawahnya agar berjalan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
- Menjadikan supervisor sebagai seorang pelatih yang profesional terhadap semua staf di bawahnya yang membantunya di unit kerja. Fungsi kerja ini harus bisa menjadi teladan dan pembimbing yang handal bagi semua staf dibawahnya dalam menyelesaikan semua proses kerja sesuai dengan spesifikasi kualitas yang diharapkan secara efektif dan efisien.
- Menjadi seorang perencana, seperti misalnya jadwal kerja sesuai target perusahaan, serta membagi pekerjaan kepada staf yang ada dibawahnya.
- Sebagai bagian dari tim manajemen perusahaan, dalam prakteknya supervisor juga menjadi seorang manajer operasional.
- Mampu memimpin para staf dibawahnya dan membimbing mereka dalam melakukan tugas sehari-hari, serta sebagai pemberi inspirasi bagi bawahannya.
- Bertindak sebagai mediator atau penghubung, dan juga menjadi juru bicara antara manajemen dan pekerja.
- Berperan penting untuk : menegakkan disiplin, kemajuan pekerjaan terhadap jadwal yang telah ditentukan, menilai kinerja pekerjaan secara berkala, melaporkan penyimpangan yang terjadi jika ada, serta dapat menyusun aturan dan ketentuan yang harus diikuti oleh bawahannya selama bekerja.
- Peran berikutnya adalah sebagai konselor atau penasihat terhadap masalah yang dialami para staf di bawahnya. Seperti mendengarkan keluhan dan memberi alternatif solusi yang bisa memuaskan para pekerja, sehingga dapat membangun hubungan dan kerja sama yang baik dengan para pekerja.
Oleh karena itu, dengan menjalankan berbagai peran diatas dengan baik, seorang supervisor dapat :
- Meningkatkan kinerja yang lebih baik,
- Membangun hubungan manusia yang lebih baik,
- Menciptakan lingkungan yang ramah dan kooperatif,
- Membantu dalam meningkatkan produktivitas.
Deskripsi Kerja
Job Description atau Deskripsi Kerja adalah suatu catatan yang sistematis mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari seorang supervisor.
Catatan tersebut umumnya terdiri dari : tugas, wewenang dan tanggung jawab dari fungsi kerja ini.
Tugas Supervisor adalah seperti :
- Menerangkan job description kepada staf bawahan yang menjadi tanggung jawabnya.
- Memberikan pengarahan atau briefing rutin dengan baik kepada staf di bawahnya.
- Mengatur dan mengawasi pekerjaan para staf bawahannya
- Melakukan kontrol dan evaluasi terhadap kinerja staf dibawahnya.
- Memberikan motivasi kerja kepada semua staf di bawahnya.
- Menegakkan aturan dan ketentuan yang ada di dalam perusahaan.
- Memberikan laporan dan pembaruan aktivitas kepada manajemen
- Membantu tim bawahan memahami target dan sasaran kinerja.
- Melatih atau memastikan bahwa pekerja dilatih dengan baik sesuai tugasnya
- Membuat jadwal jam kerja dan shift.
- Koordinasi rotasi kerja dan pelatihan.
- Berbagi update perusahaan, hasil keuangan, dan target baru dengan anggota tim.
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang terjadi di tempat kerja, termasuk absensi bawahannya.
- Memberikan laporan dan pembaruan aktivitas kepada manajemen.
- Membantu dalam kegiatan perekrutan dan pemecatan, meskipun seringkali supervisor membutuhkan persetujuan manajerial dari semua karyawan baru atau pemutusan hubungan kerja.
- Menampung Keluhan Konsumen
Wewenang Supervisor adalah seperti :
- Menghentikan sebuah kegiatan atau tugas yang dinilai kurang bermanfaat. Kemudian memberikan laporan kepada atasannya guna menentukan tindak lanjut yang perlu dilakukan.
- Memberikan penilaian terhadap kinerja yang dilakukan oleh staf di bawahnya, baik diminta ataupun tidak. Sekaligus melakukan evaluasi serta pengamatan guna perbaikan yang dianggap perlu.
- Memberikan penghargaan atau apresiasi kepada staf di bawahnya yang sudah berprestasi dalam perusahaan.
- Memberikan usulan mengenai kenaikan jabatan bagi staf bawahannya.
- Melakukan sistem peneguran terhadap staf di bawahnya yang melakukan kesalahan, baik secara tertulis ataupun lisan dan melanjutkannya ke atasan apabila memang diperlukan.
- Memberikan hukuman kepada staf di bawahnya yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran tertentu.
Tanggung jawab Supervisor adalah :
- Planning (Merencanakan), yaitu membuat perencanaan kegiatan yang menjadi tugasnya dan juga bawahannya sesuai kebijakan perusahaan
- Staffing (Menempatkan), yaitu memastikan setiap orang yang terlibat pada tugas serta pekerjaan tersebut sesuai dengan job deskripsi masing-masing yang telah diberikan.
- Organizing (Mengatur), yaitu melakukan koordinasi kegiatan dan tugas-tugas dalam lingkupnya agar bisa berjalan lancar.
- Directing (Mengarahkan), yakni mengarahkan bagaimana supaya tugas dan pekerjaan tersebut bisa berjalan lancar sesuai tujuan perusahaan.
- Controlling (Mengawasi), yaitu melakukan kontrol atau pengawasan terhadap tugas dan kegiatan dalam lingkup kerjanya.
Kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi seorang supervisor adalah seperti :
- Dapat berkomunikasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tulisan
- Memiliki jiwa pemimpin
- Mempunyai rasa percaya diri dan keyakinan yang tinggi
- Memiliki semangat tinggi dalam bekerja
- Bertanggung jawab dan dapat dipercaya
- Memiliki pengetahuan dan wawasan di bidangnya
- Memiliki kemampuan dalam manajemen waktu
- Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
- Memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu permasalahan
- Dapat menjadi panutan dan pembimbing bagi bawahannya
- Fleksibel dalam menerima perbedaan pendapat
- Kemampuan untuk mendelegasikan
- Rendah hati dan sanggup menjadi leader yang baik
- Bersikap dan bekerja secara profesional
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Fungsi Kerja Supervisor.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Kualifikasi profesi kerja IT Programmer
- Standar Profesi Bagian Logistik
- Standar Profesi Operator WWTP
- Standar Profesi Engineer
- Standar Profesi Planner PPC PPIC
- Standar Profesi Account Executive
- Standar Profesi Purchasing
- Standar Profesi Sales Executive
- Standar Profesi HR Personalia di Perusahaan
- Standar Profesi Bagian Kualitas di perusahaan
Sumber referensi :