ISO TR 13028 pedoman digitalisasi arsip

ISO TR 13028 adalah Standar Internasional mengenai informasi dan dokumentasi, khususnya tentang pedoman implementasi untuk digitalisasi arsip.

Versi terbaru yang masih berlaku dari standar ini adalah terbitan tahun 2010 dengan judul berikut :

  • ISO/TR 13028:2010 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records

Standar ISO/TR 13028:2010

ISO/TR 13028:2010 ini :

  • menetapkan pedoman untuk membuat dan memelihara arsip dalam format digital saja, di mana kertas asli, atau arsip sumber non-digital lainnya, telah disalin dengan cara digitalisasi;
  • menetapkan pedoman praktik terbaik untuk digitalisasi untuk memastikan kepercayaan dan keandalan arsip dan memungkinkan pertimbangan pembuangan arsip sumber non-digital;
  • menetapkan pedoman praktik terbaik untuk dapat dipercayanya arsip digital yang dapat berdampak pada keabsahan hukum dan bobot pembuktian arsip tersebut;
  • menetapkan pedoman praktik terbaik untuk aksesibilitas arsip digital selama diperlukan;
  • menentukan strategi untuk membantu menciptakan arsip digital yang sesuai untuk penyimpanan jangka panjang;
  • dan menetapkan pedoman praktik terbaik untuk pengelolaan arsip sumber non-digital setelah digitalisasi.

Standar ISO/TR 13028:2010 berlaku untuk digunakan dalam desain dan pelaksanaan digitalisasi yang bertanggung jawab oleh semua organisasi yang melakukan digitalisasi,

baik digitalisasi proses bisnis atau proyek digitalisasi back capture untuk tujuan manajemen arsip, sebagaimana diuraikan dalam ISO 15489-1:2001 dan ISO/ TR 15801:2009.

ISO/TR 13028:2010 tidak berlaku untuk :

  • pengambilan dan pengelolaan arsip digital lahir;
  • spesifikasi teknis penangkapan arsip secara digital;
  • prosedur untuk membuat keputusan tentang disposisi akhir arsip;
  • spesifikasi teknis untuk pelestarian arsip digital jangka panjang;
  • atau digitalisasi kepemilikan arsip yang ada untuk tujuan pelestarian.

Penerbitan Standar ISO/TR 13028:2010

Standar ini diterbitkan dan dipublikasikan pada Desember 2010, berupa dokumen edisi 1 dengan jumlah halaman sebanyak 32 lembar.

Disusun oleh :

  • Technical Committee ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management, atau : Komite Teknis ISO/TC 46/SC 11 Manajemen arsip/arsip.

ICS :

  • 01.140.20 Information sciences, atau : 01.140.20 Ilmu informasi

Sebagaimana standar ISO lainnya, ISO/TR 13028:2010 ini juga ditinjau setiap 5 tahun dan peninjauan sudah mencapai tahap 60,60.

Isi Standar ISO/TR 13028:2010

Berikut adalah kutipan isi Standar ISO/TR 13028:2010 yang diambil dari Online Browsing Platform (OBP) dari situs resmi iso.org.

Yang ditambah dengan berbagai keterangan dan informasi untuk mempermudah pemahaman pembaca.

Hanya bagian standar yang informatif yang tersedia untuk umum, OBP hanya menampilkan hingga klausa 3 saja.

Oleh karena itu, untuk melihat konten lengkap dari standar ini, maka pembaca harus membeli standar dari ISO ini secara resmi.

Daftar Isi Standar ISO/TR 13028:2010

  • Foreword
  • Introduction
  • 1 Scope
  • 2 Normative references
  • 3 Terms and definitions
  • 4 Benefits and risks of digitization
  • 4.1 Benefits of digitization
  • 4.2 Risks of digitization
  • 5 Preliminary considerations
  • 5.1 Digitization project viability assessment
  • 5.2 Master copies and derivatives
  • 6 Best practice guidelines
  • 6.1 General
  • 6.2 Planning processes
  • 6.3 Digitization process management
  • 6.4 Management systems
  • 6.5 Records disposition
  • Annex A Issues to consider when assessing the viability of digitization
  • Annex B Checklist of best practice guidelines
  • Annex C File-naming metadata recommendations
  • C.1 General
  • C.2 Recommendations
  • Annex D Quality control recommendations
  • D.1 General
  • D.2 Scanner operation quality control
  • D.3 Validation of output
  • D.4 Sampling
  • D.5 Sample sets
  • D.6 Quality criteria for images
  • D.7 Metadata
  • D.8 Documentation
  • D.9 Processes for re-digitization
  • D.10 Common faults
  • Annex E Recommended staff skill sets
  • E.1 General
  • E.2 Recommended skills set
  • Bibliography

Foreword : Kata pengantar

ISO (Organisasi Internasional untuk Standardisasi) adalah federasi badan standar nasional (badan anggota ISO) di seluruh dunia.

Pekerjaan mempersiapkan Standar Internasional biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO.

Setiap badan anggota yang tertarik pada suatu topik yang untuknya komite teknis telah dibentuk berhak untuk diwakili dalam komite tersebut.

Organisasi internasional, pemerintah dan non-pemerintah, bekerja sama dengan ISO, juga ambil bagian dalam pekerjaan tersebut.

ISO bekerja sama erat dengan International Electrotechnical Commission (IEC) dalam semua masalah standardisasi elektroteknik.

Standar Internasional disusun sesuai dengan aturan yang diberikan dalam Arahan ISO/IEC, Bagian 2.

Tugas utama panitia teknis adalah menyiapkan Standar Internasional.

Rancangan Standar Internasional yang diadopsi oleh komite teknis diedarkan ke badan-badan anggota untuk pemungutan suara.

Publikasi sebagai Standar Internasional memerlukan persetujuan setidaknya 75% dari badan anggota yang memberikan suara.

Dalam keadaan luar biasa, ketika komite teknis telah mengumpulkan data dari jenis yang berbeda dari yang biasanya diterbitkan sebagai Standar Internasional (“state of the art “, misalnya), dapat memutuskan dengan suara mayoritas sederhana dari anggota yang berpartisipasi untuk menerbitkan Laporan Teknis.

Laporan Teknis sepenuhnya bersifat informatif dan tidak perlu ditinjau sampai data yang diberikan dianggap tidak valid atau berguna lagi.

Perhatian diberikan pada kemungkinan bahwa beberapa elemen dari dokumen ini dapat menjadi subyek hak paten.

ISO tidak bertanggung jawab untuk mengidentifikasi salah satu atau semua hak paten tersebut.

ISO/TR 13028 disiapkan oleh :

  • Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 11, Archives/records management,
  • atau : Komite Teknis ISO/TC 46, Informasi dan dokumentasi, Subkomite SC 11, Manajemen arsip/arsip.

Laporan Teknis ini didasarkan pada Arsip New Zealand’s Recordkeeping Standard S6: Digitalization Standard, yang diterbitkan pada Januari 2006.

Mengenal ISO dan IEC

ISO (International Organization for Standardization) adalah suatu organisasi atau lembaga nirlaba internasional.

Tujuan dari ISO adalah untuk membuat dan memperkenalkan standar dan standardisasi internasional untuk berbagai tujuan.

Sebagaimana dengan ISO, IEC juga merupakan organisasi standardisasi internasional yang menyusun dan menerbitkan standar-standar internasional.

Namun ruang lingkupnya adalah untuk seluruh bidang elektrik, elektronik dan teknologi yang terkait atau bidang teknologi elektro (electrotechnology).

Lebih jelas mengenai ISO dan IEC dapat dibaca pada artikel lain dari standarku.com berikut :

Introduction : Pengenalan Standar

Dengan beralihnya pengelolaan arsip dalam sistem digital, banyak organisasi mendigitalkan kertas dan/atau arsip non-digital lainnya.

Untuk mengelola diri mereka sendiri secara efektif, organisasi perlu membuat catatan lengkap dan akurat tentang aktivitas mereka dan memelihara catatan ini dari waktu ke waktu untuk referensi selanjutnya.

Pertimbangan ini berlaku terlepas dari media penyimpanan arsip.

Digitalisasi adalah proses mengubah hard-copy, atau non-digital lainnya, catatan ke dalam format digital, seperti mengambil foto digital dari catatan sumber non-digital atau pencitraan catatan sumber non-digital (juga dikenal sebagai pemindaian).

Saat mengubah catatan menjadi objek digital, biasanya:

  • a) diambil sebagai gambar statis (gambar raster) yang diwakili oleh piksel;
  • b) diproses oleh teknologi pengenalan karakter optik yang mengubah piksel menjadi representasi digital yang dapat dicari, diedit, dan dimanipulasi; atau
  • c) ditangkap ke dalam kedua format.

Digitalisasi secara luas dapat dikategorikan menjadi dua jenis:

  • — digitalisasi proses bisnis: digitalisasi rutin yang berkelanjutan sebagai bagian dari proses bisnis sehari-hari;
  • — proyek digitalisasi: digitalisasi massal berbasis proyek dari catatan warisan.

ISO/TR 13028:2010 Klausa 1-3

1 Scope : Lingkup

Laporan Teknis atau Technical Report ini:

  • — menetapkan pedoman untuk membuat dan memelihara arsip hanya dalam format digital, di mana kertas asli, atau arsip sumber non-digital lainnya, telah disalin dengan mendigitalkan;
  • — menetapkan pedoman praktik terbaik untuk digitalisasi untuk memastikan kepercayaan dan keandalan arsip dan memungkinkan pertimbangan pembuangan arsip sumber non-digital;
  • — menetapkan pedoman praktik terbaik untuk keandalan arsip digital yang dapat berdampak pada keabsahan hukum dan bobot bukti arsip tersebut;
  • — menetapkan pedoman praktik terbaik untuk aksesibilitas arsip digital selama diperlukan;
  • — menentukan strategi untuk membantu menciptakan arsip digital yang sesuai untuk penyimpanan jangka panjang;
  • — menetapkan pedoman praktik terbaik untuk pengelolaan arsip sumber non-digital setelah digitalisasi.

Laporan Teknis ini berlaku untuk digunakan dalam desain dan pelaksanaan digitalisasi yang bertanggung jawab oleh semua organisasi yang melakukan digitalisasi,

baik digitalisasi proses bisnis atau proyek digitalisasi back capture untuk tujuan manajemen arsip, sebagaimana diuraikan dalam ISO 15489-1:2001 dan ISO/TR 15801: 2009.

Laporan Teknis ini tidak berlaku untuk:

  • a) penangkapan dan pengelolaan arsip lahir-digital;
  • b) spesifikasi teknis untuk rekaman digital;
  • c) prosedur untuk membuat keputusan tentang disposisi akhir arsip;
  • d) spesifikasi teknis untuk pelestarian arsip digital jangka panjang;
  • e) digitalisasi kepemilikan arsip yang ada untuk tujuan pelestarian.

2 Normative references : Referensi normatif

Dokumen referensi berikut sangat diperlukan untuk penerapan dokumen ini.

Untuk referensi bertanggal, hanya edisi yang dikutip yang berlaku.0

Untuk referensi yang tidak bertanggal, berlaku edisi terbaru dari dokumen yang diacu (termasuk amandemennya).

  • ISO 15489-1:2001, Information and documentation — Records management — Part 1: General
  • ISO/TR 15801:2009, Document management — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability
  • ISO 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles
  • ISO 23081-2:2009, Information and documentation — Managing metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues

3 Istilah dan definisi

Untuk keperluan dokumen ini, istilah dan definisi yang diberikan dalam ISO 15489-1:2001, ISO/TR 15801:2009, ISO 23081-1:2006 dan ISO 23081-2:2009 dan berikut ini berlaku.

Klausa 3.1 – 3.2

3.1 born digital records

rekaman yang dibuat dalam bentuk digital, tanpa padanan non-digital

Catatan 1 : Istilah ini digunakan untuk membedakan arsip digital lahir dari:

  • — materi digital yang mungkin telah dibuat sebagai hasil konversi materi sumber non-digital;
  • — materi non-digital yang mungkin berasal dari sumber digital tetapi telah dicetak ke kertas atau diubah menjadi bentuk analog.

Catatan 2 : Diadaptasi dari Referensi [21].

3.2 business information system : sistem informasi bisnis

sistem otomatis yang membuat atau mengelola data tentang aktivitas organisasi

Catatan 1 :

  • Sistem informasi bisnis adalah (seringkali beberapa atau terkait) aplikasi yang tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi transaksi antara unit organisasi dan pelanggannya, misalnya sistem e-commerce, sistem manajemen hubungan klien, database yang dibuat khusus atau disesuaikan, dan sistem keuangan atau sumber daya manusia.
  • Sistem informasi bisnis biasanya berisi data dinamis yang umumnya tunduk pada pembaruan konstan, dapat diubah (dimanipulasi) dan menyimpan data terkini.
  • Untuk keperluan Laporan Teknis ini, istilah sistem informasi bisnis mencakup sistem manajemen arsip elektronik.
  • Sistem informasi bisnis akan membuat catatan, tetapi mungkin atau mungkin tidak mengelolanya sesuai dengan persyaratan manajemen catatan.
  • Sistem manajemen dokumen dan arsip elektronik adalah jenis khusus dari sistem informasi bisnis dengan fungsi khusus untuk mengelola arsip dan sumber informasi organisasi.

Catatan 2 : Diadaptasi dari Referensi [11].

Klausa 3.3 – 3.5

3.3 business-process digitization

digitalisasi rutin catatan dan penggabungan ke dalam sistem informasi bisnis di mana tindakan masa depan terjadi pada catatan digital, bukan pada catatan sumber non-digital

Catatan 1 : Untuk tujuan pengelolaan arsip otoritatif yang berkelanjutan, versi arsip tempat tindakan bisnis terjadi, atau yang membuktikan tindakan bisnis, adalah versi yang perlu dikelola sebagai arsip resmi. Dalam semua kasus, organisasi perlu menganalisis proses bisnis mereka untuk mengidentifikasi dan mengelola catatan yang membuktikan tindakan bisnis. Karena itu:

  • — di mana catatan digital adalah catatan bisnis yang diandalkan dalam melakukan tindakan bisnisnya, atau yang membuktikan tindakan tersebut, versi digital harus dianggap sebagai catatan resmi untuk tujuan manajemen;
  • — di mana tindakan telah diselesaikan pada arsip non-digital sebelum proses digitalisasi, arsip non-digital adalah yang telah diambil tindakannya dan yang membuktikan tindakan tersebut dan arsip digital adalah salinannya;
  • — di mana arsip digital diubah kembali ke bentuk analog untuk tujuan tindakan bisnis lebih lanjut, versi kertas dari arsip digital mungkin diperlukan untuk manajemen dalam proses tertentu selain arsip digital.

Catatan 2 : Digitalisasi tersebut dapat terjadi bersamaan dengan pengoperasian dokumen elektronik dan sistem manajemen arsip.

Catatan 3 : Diadaptasi dari Referensi [16].

3.4 destruction : penghancuran

proses menghilangkan atau menghapus catatan, di luar kemungkinan rekonstruksi

[SUMBER: ISO 15489-1:2001]

3.5 digitization : digitalisasi

sarana untuk mengubah hard-copy atau catatan non-digital ke dalam format digital

Catatan 1 : Contoh digitalisasi mencakup pemindaian atau pencitraan, pengambilan foto digital dari rekaman sumber non-digital, atau konversi rekaman suara analog ke media digital.

[SUMBER: SUMBER: Referensi [16]]

Klausa 3.6 – 3.8

3.6 digitization project : proyek digitalisasi

retrospektif, pengambilan kembali kumpulan catatan non-digital yang ada untuk meningkatkan aksesibilitas dan memaksimalkan penggunaan kembali

Catatan 1 : Dalam proyek tersebut, tindakan bisnis telah diselesaikan dalam bentuk catatan non-digital sebelum digitalisasi dan untuk tujuan manajemen yang berkelanjutan, catatan non-digital tempat tindakan bisnis dilakukan, atau yang membuktikan tindakan tersebut, tetap menjadi catatan resmi tindakan.

Catatan 2 :

  • Catatan sumber non-digital untuk kedua bentuk digitalisasi harus tunduk pada proses penilaian untuk menentukan apakah ada alasan yang baik untuk menyimpannya sebelum pertimbangan disposisi.
  • Setelah arsip non-digital diubah menjadi arsip digital, banyak masalah pengelolaan dan pelestarian untuk born-digital records yang berlaku.

[SUMBER: SUMBER: Referensi [16]]

3.7 disposition

serangkaian proses yang terkait dengan penerapan keputusan penyimpanan, pemusnahan, atau pemindahan arsip yang didokumentasikan dalam otoritas disposisi atau instrumen lainnya

[SUMBER: SUMBER: Referensi [14]]

3.8 non-digital source record : catatan sumber non-digital

dokumen atau catatan yang telah disalin, dikonversi atau dimigrasikan atau akan menjadi input untuk proses tersebut

Catatan 1 : Catatan sumber non-digital dapat berupa catatan asli atau dapat berupa reproduksi yang dihasilkan oleh proses penyalinan, konversi, atau migrasi sebelumnya.

[SUMBER: SUMBER: Referensi [16]]

Daftar Pustaka atau Bibliography :

Referensi 1 – 16

  • [1] ISO/TS 12032, Document imaging — Statistical sampling for document images
  • [2] ISO 12033, Document management — Electronic imaging — Guidance for the selection of document management compression methods
  • [3] ISO 12653-1:2000, Electronic imaging — Test targets for the black and white scanning of office documents — Part 1: Characteristics
  • [4] ISO 12653-2:2000, Electronic imaging — Test targets for black and white scanning of office documents —Part 2: Methods of use
  • [5] ISO 12641:1997, Graphic technology — Prepress digital data exchange — Colour targets for input scanner calibration [using lossy compression]
  • [6] ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines
  • [7] ISO 19005-1:2005, Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
  • [8] ISO 29861:2009, Document management applications — Quality control for scanning office documents in colour
  • [9] IEC 82045-2:2004, Document management — Part 2: Metadata elements and information reference model
  • [10] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Module 1 — Overview and Statement of Principles, 2008
  • [11] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Module 2 — Guidelines and Functional Requirements for ERMS, 2008
  • [12] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Module 3 — Guidelines and Functional Requirements for Records in Business information systems, 2008
  • [13] The InterPARES 2. Project dictionary 2009, Available at http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_dictionary.pdf&CFID=563511&CFTOKEN=89427946
  • [14] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2004. Technical Report. Framework for integration of electronic document management systems and electronic records management systems, Lenexas: ARMA International
  • [15] ANSI/NISO Z39.87-2006, Data Dictionary — Technical Metadata for Digital Still Images
  • [16] Archives New Zealand’s Recordkeeping Standard S6: Digitization Standard, January 2006, Available at http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s6/index.html

Referensi 17 – 24

  • [17] Queensland State Archives. “Guidelines for the Digitization of Paper Records”, v. 2, April 2006. Available at http://www.archives.qld.gov.au/publications/digitization/digiguideline.pdf
  • [18] Queensland State Archives, “Digitization Disposal Authority” April 2006. Available at http://www.archives.qld.gov.au/publications/digitization/QSA6814%20DisposalPolicy.pdf
  • [19] National Archives of Australia. Glossary of Records Management terms. Available at http://www.naa.gov.au/records-management/glossary/index.aspx
  • [20] New Zealand State Services Commission “Trusted Computing and Digital Rights Management Principles and Policies”, September 2006. Available at http://www.e.govt.nz/policy/tc-and-drm/principles-policies-06/tc-drm-0906.pdf
  • [21] The Preservation Management of Digital Material Handbook, Digital Preservation Coalition, November 2008. Available at www.dpconline.org/graphics/handbook/
  • [22] Technical Advisory Service for Images (TASI), In-depth Report: Quality Assurance. Available at http://www.tasi.ac.uk/advice/creating/qassurance.html
  • [23] Technical Advisory Service for Images (TASI). Available at http://www.tasi.ac.uk/advice/creating/qassurance.html
  • [24] United States National Archives and Records Administration, Technical Guidelines for digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files — Raster Images, June 2004. Available at http://www.archives.gov/preservation/technical/guidelines.pdf

Penutup

Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar ISO/TR 13028:2010.

Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

Sumber referensi :

Leave a Comment