ISO TR 14105 electronic document management system

ISO TR 14105 adalah Standar Internasional mengenai manajemen dokumen, khususnya tentang manajemen perubahan untuk suksesnya implementasi electronic document management system (EDMS).

Standar versi terbaru yang masih berlaku adalah terbitan tahun 2011 dengan judul berikut :

  • ISO/TR 14105:2011 Document management — Change management for successful electronic document management system (EDMS) implementation

Standar ISO/TR 14105:2011

ISO/TR 14105:2011 mendefinisikan faktor kognitif, fisik, organisasi, dan manusia sebagaimana diterapkan pada kriteria kegunaan untuk pengembangan, pemilihan, dan implementasi sistem manajemen dokumen elektronik atau electronic document management system (EDMS).

ISO/TR 14105:2011 menyediakan kerangka kerja untuk memahami isu-isu dasar dan konsep faktor organisasi dan manusia yang terkait dengan penerapan teknologi EDMS.

Ini menjelaskan prinsip-prinsip faktor manusia dan ergonomi dalam penerapannya pada kriteria kegunaan untuk perencanaan dan implementasi teknologi EDMS, untuk masalah lingkungan dan implementasi, dan untuk pelatihan yang bermanfaat bagi produktivitas dalam jangka panjang.

Penerbitan Standar ISO/TR 14105:2011

Standar ini diterbitkan dan dipublikasikan pada Juni 2011, berupa dokumen edisi 2 dengan jumlah halaman sebanyak 16 lembar.

Disusun oleh :

  • Technical Committee ISO/TC 171/SC 2 Document file formats, EDMS systems and authenticity of information,
  • atau : Komite Teknis  ISO/TC 171/SC 2 Format file dokumen, sistem EDMS, dan keaslian informasi.

ICS :

  • 35.240.30 IT applications in information, documentation and publishing, atau : 35.240.30 Aplikasi IT dalam informasi, dokumentasi dan penerbitan

Dengan terbitnya standar ini, maka standar sebelumnya dinyatakan tidak berlaku dan ditarik yakni ISO/TR 14105:2001.

Sebagaimana standar ISO lainnya, ISO/TR 14105:2011 ini juga ditinjau setiap 5 tahun dan peninjauan sudah mencapai tahap 60,60.

Isi Standar ISO/TR 14105:2011

Berikut adalah kutipan isi Standar ISO/TR 14105:2011 yang diambil dari Online Browsing Platform (OBP) dari situs resmi iso.org.

Yang ditambah dengan berbagai keterangan dan informasi untuk mempermudah pemahaman pembaca.

Hanya bagian standar yang informatif yang tersedia untuk umum, OBP hanya menampilkan hingga klausa 2 saja.

Oleh karena itu, untuk melihat konten lengkap dari standar ini, maka pembaca harus membeli standar dari ISO ini secara resmi.

Daftar Isi Standar ISO/TR 14105:2011

  • Foreword
  • Introduction
  • 1 Scope
  • 2 Terms and definitions
  • 3 Recommendations for EDMS implementation success
  • 3.1 General
  • 3.2 Participation and integration
  • 3.3 Strategic planning: organizational change strategy
  • 3.4 Organizational assessment
  • 3.5 Change management program
  • 3.6 Use of consultants
  • 3.7 Time management
  • 3.8 Backfile conversion
  • 3.9 Project objectives and goals
  • 4 Usability and ergonomic interfaces
  • 4.1 General
  • 4.2 End-user analysis and usability
  • 4.3 Ergonomic criteria for selection of EDMS systems
  • 4.4 Software usability check-list
  • 5 Workplace ergonomics
  • 6 Use of change management for EDMS success
  • Bibliography

Foreword : Kata pengantar

ISO (Organisasi Internasional untuk Standardisasi) adalah federasi badan standar nasional (badan anggota ISO) di seluruh dunia.

Pekerjaan mempersiapkan Standar Internasional biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO.

Setiap badan anggota yang tertarik pada suatu topik yang untuknya komite teknis telah dibentuk berhak untuk diwakili dalam komite tersebut.

Organisasi internasional, pemerintah dan non-pemerintah, bekerja sama dengan ISO, juga ambil bagian dalam pekerjaan tersebut.

ISO bekerja sama erat dengan International Electrotechnical Commission (IEC) dalam semua masalah standardisasi elektroteknik.

Standar Internasional disusun sesuai dengan aturan yang diberikan dalam Arahan ISO/IEC, Bagian 2.

Tugas utama panitia teknis adalah menyiapkan Standar Internasional. Rancangan Standar Internasional yang diadopsi oleh komite teknis diedarkan ke badan-badan anggota untuk pemungutan suara.

Publikasi sebagai Standar Internasional memerlukan persetujuan setidaknya 75% dari badan anggota yang memberikan suara.

Dalam keadaan luar biasa, ketika komite teknis telah mengumpulkan data dari jenis yang berbeda dari yang biasanya diterbitkan sebagai Standar Internasional (“state of the art”, misalnya), dapat memutuskan dengan suara mayoritas sederhana dari anggota yang berpartisipasi untuk menerbitkan Laporan Teknis.

Laporan Teknis sepenuhnya bersifat informatif dan tidak perlu ditinjau sampai data yang diberikan dianggap tidak valid atau berguna lagi.

Perhatian diberikan pada kemungkinan bahwa beberapa elemen dari dokumen ini dapat menjadi subyek hak paten.

ISO tidak bertanggung jawab untuk mengidentifikasi salah satu atau semua hak paten tersebut.

ISO/TR 14105 disiapkan oleh :

  • Technical Committee ISO/TC 171, Document management applications, Subcommittee SC 2, Applications issues.
  • atau : Komite Teknis ISO/TC 171, Aplikasi manajemen dokumen, Subkomite SC 2, Masalah aplikasi.

Edisi kedua ini membatalkan dan menggantikan edisi pertama (ISO/TR 14105:2001), yang telah direvisi secara teknis.

Mengenal ISO dan IEC

ISO (International Organization for Standardization) adalah suatu organisasi atau lembaga nirlaba internasional.

Tujuan dari ISO adalah untuk membuat dan memperkenalkan standar dan standardisasi internasional untuk berbagai tujuan.

Sebagaimana dengan ISO, IEC juga merupakan organisasi standardisasi internasional yang menyusun dan menerbitkan standar-standar internasional.

Namun ruang lingkupnya adalah untuk seluruh bidang elektrik, elektronik dan teknologi yang terkait atau bidang teknologi elektro (electrotechnology).

Lebih jelas mengenai ISO dan IEC dapat dibaca pada artikel lain dari standarku.com berikut :

Introduction : Pengenalan Standar

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) telah secara tegas berkontribusi pada kemampuan organisasi untuk mengotomatisasi bagian, dan kadang-kadang semua aspek, dari proses bisnis.

Teknologi ini berhasil ketika organisasi mempertimbangkan bahwa sejumlah besar perubahan akan terjadi dan bahwa pengguna akhir, teknologi informasi, manajemen, manajer arsip, dan arsiparis semuanya terpengaruh.

Merencanakan dan/atau menerapkan teknologi ini tanpa mengetahui jumlah manajemen perubahan biasanya menghasilkan sistem yang diterapkan yang tidak memenuhi kebutuhan, persyaratan, atau harapan organisasi.

Secara umum diakui bahwa tanpa perencanaan dan pelaksanaan manajemen perubahan yang memadai, pengenalan dan implementasi teknologi ini sebenarnya dapat memberikan beban tambahan pada pengguna akhir dan organisasi, yang terkadang berkontribusi pada kegagalan proyek.

Teknologi EDMS adalah alat yang membantu organisasi untuk meningkatkan proses jika sesuai. Sangat penting bahwa organisasi memiliki kemampuan untuk memisahkan perubahan berbasis non-teknologi dari perubahan berbasis teknologi.

Merencanakan manajemen perubahan, dimulai dengan fase proyek awal, menghasilkan pemahaman organisasi tentang apa yang perlu diubah, mengapa, dan apa hasil yang diinginkan, tanpa berdampak buruk pada pengguna akhir atau organisasi.

Perubahan selalu menghasilkan beberapa dampak; kunci manajemen perubahan saat menerapkan teknologi EDMS adalah meminimalkan dampak buruk dan memastikan bahwa organisasi memiliki cukup waktu untuk menerapkan perubahan yang diinginkan guna mencapai hasil yang diinginkan setelah teknologi diterapkan.

Laporan Teknis ini secara sistematis mengidentifikasi dan meninjau masalah dan pertimbangan ergonomis dan organisasional yang terkait dengan pemilihan, penerapan, dan kriteria praktik kerja untuk sistem EDMS.

ISO/TR 14105:2011 Klausa 1-2

1 Scope : Lingkup

Laporan Teknis ini mendefinisikan faktor kognitif, fisik, organisasi, dan manusia sebagaimana diterapkan pada kriteria kegunaan untuk pengembangan, pemilihan, dan implementasi sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).

Laporan Teknis ini memberikan kerangka kerja untuk memahami isu-isu dasar dan konsep faktor organisasi dan manusia yang terkait dengan penerapan teknologi EDMS. Ini menjelaskan prinsip-prinsip faktor manusia dan ergonomi dalam penerapannya pada kriteria kegunaan untuk perencanaan dan implementasi teknologi EDMS, untuk masalah lingkungan dan implementasi, dan untuk pelatihan untuk manfaat produktivitas jangka panjang.

2 Terms and definitions : Istilah dan definisi

Untuk tujuan dokumen ini, istilah dan definisi berikut berlaku.

Klausa 2.1 – 2.4

2.1 culture : budaya

pola keyakinan dan harapan yang dimiliki bersama oleh anggota organisasi

  • Catatan 1 : Budaya organisasi mendefinisikan cara individu dan kelompok dalam organisasi berperilaku, sebagaimana didorong oleh nilai dan keyakinan organisasi.

2.2 ergonomics : Ergonomis

human factors : faktor manusia

ilmu terapan yang mempelajari, merancang, dan mengadaptasi peralatan, pekerjaan, dan lingkungan untuk memenuhi kemampuan dan keterbatasan manusia serta untuk meningkatkan keselamatan dan kenyamanan

2.3 EDMS (electronic document management systems) : sistem manajemen dokumen elektronik

aplikasi berbasis komputer yang menangani pengelolaan dokumen sepanjang siklus hidup dokumen atau document life cycle

[SUMBER: IEC 82045-1]

Catatan 1 :

  • Ada perbedaan antara manajemen konten perusahaan (ECM), dan sistem manajemen dokumen elektronik.
  • Untuk tujuan diskusi dalam Laporan Teknis ini, akronim EDMS dan ECM sering digunakan secara sinonim dari perspektif bahwa keduanya memerlukan penggunaan teknologi inti bersama dengan kebijakan, prosedur, dan metodologi untuk merancang, menerapkan, dan mengelola informasi yang disimpan secara elektronik dengan sukses.
  • Juga, keduanya dapat mencakup penggunaan aplikasi manajemen arsip yang kadang-kadang disebut sebagai manajemen arsip elektronik (ERM) atau manajemen dokumen/rekaman elektronik (EDRMS).
  • Akronim ini terus berubah dalam industri manajemen dokumen dan arsip, oleh karena itu disarankan untuk mempertimbangkan teknologi yang digunakan dan tidak hanya akronim saat ini/yang diperbarui yang digunakan oleh pemasok produk.

2.4 ECM (enterprise content management) : manajemen konten perusahaan

seperangkat alat dan metode yang memungkinkan organisasi untuk memperoleh, mengatur, menyimpan, dan menyampaikan informasi penting untuk operasinya

Catatan 1 : ECM dapat dipecah menjadi lima komponen utama:

  • a) penangkapan;
  • b) mengelola;
  • c) toko;
  • d) melestarikan;
  • e) menyampaikan.

Catatan 2 :

  • Diadaptasi dari ISO 12651-1.

Klausa 2.5 – 2.7

2.5 operations : operasi

proses bisnis yang digunakan untuk melaksanakan tujuan organisasi

2.6 readiness : kesiapan

kesediaan karyawan untuk beradaptasi dengan perubahan dalam pekerjaan dan lingkungan kerja mereka

2.7 repetitive strain injury : cedera regangan berulang

kelas kondisi medis persendian yang disebabkan oleh gerakan berulang, yang seringkali cepat, kuat, dan/atau ekstrem

Contoh:

  • Cedera regangan berulang termasuk tendonitis dan carpal tunnel syndrome.

Daftar Pustaka atau Bibliography :

  • [1] ISO 12651-1, Electronic document management — Vocabulary — Part 1: Electronic document imaging
  • [2] IEC 82045-1, Document management — Part 1: Principles and methods

Penutup

Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar ISO/TR 14105:2011.

Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

Sumber referensi :

Leave a Comment