Istilah KPI merupakan kependekan dari Key Performance Indicator, hampir semua perusahaan modern menggunakannya sebagai pedoman penilaian kinerja dari organisasinya.
Jadi mudahnya, KPI ini digunakan untuk merangkum apa saja kerjaan dari karyawan di suatu organisasi dan apa targetnya kemudian hasilnya adalah nilai atau pencapaian KPI.
Hal ini juga berlaku bagi penilaian level tim atau departemen di perusahaan, dengan cara menjabarkan apa saja pekerjaan dari tim tersebut, kemudian tentukan apa targetnya dan akhirnya didapat berapa nilai atau capaian KPI-nya.
Artikel berikut ini menjelaskan mengenai detil dari KPI, selamat membaca.
Pengertian KPI
KPI adalah suatu indikator utama yang digunakan untuk mengukur kesuksesan organisasi atau perusahaan dalam mencapai target atau tujuan bisnisnya.
Indikator utama atau Indikator Kinerja Utama adalah indikator kunci (key) pemegang peranan penting dalam menetapkan dan memantau target atau tingkat kinerja yang diinginkan oleh organisasi.
Prinsipnya adalah sesuatu yang terukur akan lebih mudah untuk dilakukan dan diselesaikan.
Pengertian KPI Menurut Para Ahli
Ada berbagai Pengertian KPI yang dapat dijadikan rujukan seperti :
- Iveta (2012) : KPI adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
- Warren (2011) : KPI merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
- Parmenter 2007 : KPI sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.
- Banerjee dan Buoti (2012) : KPI adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.
Cara pengukuran KPI
KPI diukur dengan menggunakan indikator tertentu sesuai dengan parameter apa yang diukur didalam organisasi tersebut. Misalnya :
Secara umum setiap karyawan perusahaan harus memenuhi KPI mengenai absensi, kecuali pada perusahaan yang bekerja dengan remote atau berdasarkan project. Target KPI absensi adalah 90%, jadi jika kehadiran dibawah angka tersebut maka karyawan tersebut dianggap tidak perform atau tidak memenuhi target performa perusahaan.
Jangka waktu pengukuran KPI bisa ditentukan berdasarkan target organisasi, misalnya :
- Absen karyawan dihitung per 6 bulan untuk memenuhi KPI 90% kehadiran.
- Target KPI produksi pabrik televisi adalah menghasilkan 10,000 unit TV per bulan.
- Target penjualan bagian Sales adalah 1 juta unit per tahun.
Berdasarkan beberapa contoh diatas jelas bahwa setiap KPI yang dibuat pasti memiliki target atau pencapaian, yang ditentukan oleh organisasi.
Jenis-jenis KPI
Berdasarkan konsep bisnis, KPI dapat digolongkan menjadi KPI Financial dan KPI Non-Financial.
1. KPI Finansial
KPI Finansial adalah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan, contohnya
- Bagian akunting atau keuangan : Perhitungan Laba, Perhitungan Utang
2. KPI Non-Finansial
KPI Non-Finansial adalah KPI yang tidak secara langsung mempengaruhi keuangan suatu perusahaan., seperti :
- Bagian HR : Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
- Bagian QA : Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction)
- Bagian Sales : Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
- Bagian Marketing : Pangsa Pasar (Market Share)
Penyusunan KPI
Umumnya, perusahaan menyusun KPI setahun sekali, namun ada juga yang setengah tahun sekali. KPI dibuat berdasarkan target perusahaan yang dinamakan Company Objective, kemudian diturunkan menjadi KPI Departemen atau Divisi atau Team, dan terakhir adalah KPI pribadi atau perorangan.
KPI akan berguna jika merefleksikan kinerja perusahaan, dalam mengembangkan strategi penyusunan KPI, harus dimulai dari apa tujuan organisasi, bagaimana cara mencapainya dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi ini.
Strategic Management
Pada perusahaan besar, biasanya terdapat bagian yang khusus menangani KPI seluruh perusahaan. Umunya dinamakan dengan manajemen strategis atau Strategic Management, ada pula yang disebut dengan SMO (Strategic Management Officer).
Bagian inilah yang menerjemahkan target perusahaan dan arahan dari Management Puncak atau Top Management (biasanya arahan dari Direktur), untuk diramu menjadi KPI Perusahaan.
KPI Perusahaan ini akan diturunkan menjadi KPI per Divisi yang dibuat kepala Divisi, diturunkan lagi menjadi KPI setiap Departemen yang dibuat oleh Kepala Departemen, Kepala Bagian atau Section dan terakhir adalah KPI Perorangan atau Individual KPI.
Strategic Management akan mereview KPI yang dibuat dari level Divisi hingga perorangan supaya sesuai dengan KPI Perusahaan dan memenuhi kaidah atau metode pembuatan KPI yang benar.
Metode SMART
Ada berbagai metode untuk membuat KPI, salah satu yang populer adalah dengan menggunakan metode SMART.
SMART adalah singkatan dari : Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Penjelasannya :
- Specific : harus detil, jelas, spesifik dan fokus pada tujuan
- Measurable : dapat diukur
- Achievable atau Attainable : targetnya realistis atau memungkinkan untuk dicapai namun menantang
- Realistic atau Relevant : harus relevan atau berkaitan dengan tujuan perusahaan, realistis dan berorientasi hasil.
- Time-bound atau Time Sensitive : ada batasan waktu untuk mencapai tujuan
Cara membuat KPI
Identifikasi untuk menentukan KPI bisa dilakukan dengan menyusun beberapa pertanyaan yang relevan untuk menggali informasi lebih detil, contoh :
- Hasil apa yang ingin Anda dapatkan?
- Mengapa hasil ini penting?
- Bagaimana cara mengukur peningkatan?
- Bagaimana Anda mempengaruhi hasil?
- Siapa yang akan bertanggung jawab atas hasilnya?
- Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan?
- Bagaimana Anda akan melakukan ulasan atas hasilnya?
Contoh KPI Sales
Contoh pertanyaan diatas kita terapkan pada KPI bagian Sales yang bertujuan meningkatkan pendapatan penjualan atau Sales Growth. Maka pertanyaan diatas menghasilkan jawaban :
- Target peningkatan penjualan sebesar 25% selama tahun ini.
- Jika tercapai, maka laba bisnis perusahaan akan meningkatkan sehingga jumlah bonus akhir tahun bagi karyawan.
- Peningkatan diukur dari kenaikan pendapatan dikurangi dengan pengeluaran selama setahun.
- Metodenya dengan cara menambah promosi secara digital.
- Head of Sales adalah yang bertanggung jawab atas hasilnya.
- Pendapatan seharusnya meningkat sebesar 15%.
- Diadakan meeting review KPI per bulan
Key Indicator atau Indikator Utama dari KPI tersebut diatas adalah : perubahan penjualan selama periode waktu tertentu, apakah megalami kenaikan atau stabil atau menurun. Komponen utamanya adalah penjualan tahun ini dibandingkan dengan periode sebelumnya.
Penyimpangan KPI
Hasil dari KPI yang tidak memenuhi target dinamakan dengan penyimpangan KPI, penilaiannya dilihat dari seberapa jauh seseorang atau sebuah tim tidak memenuhi target KPI yang disepakati.
Jika penyimpangan tidak jauh, maka biasanya dilakukan wawancara oleh atasan terhadap tim atau orang yang tidak memenuhi target tersebut mengenai alasannya.
Namun jika jauh dari target, perlu di review target yang ditetapkan apakah terlalu tinggi atau tidak sesuai dengan job description dari tim atau orang tersebut.
Fungsi KPI:
- Sebagai indikator penting atau kunci (key) untuk menuju hasil yang diinginkan.
- Panduan dalam menetapkan suatu target atau tingkat kinerja yang diinginkan dan kemudian memantau perkembangan target tersebut.
- Menciptakan dasar analitis yang relevan untuk pengambilan keputusan
- Membantu memusatkan perhatian pada hal yang dianggap paling penting
- Peningkatan strategis dan operasional
- Bukti objektif untuk pencapaian target perusahaan
- Mengukur tingkat perubahan kinerja dari waktu ke waktu
- Melacak efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, tata kelola, kepatuhan, perilaku, ekonomi, kinerja proyek, kinerja personel atau pemanfaatan sumber daya.
- Mengurangi subyektifitas atasan atau pihak manajemen.
Tipe Pengukuran Kinerja
Ada 2 tipe pengukuran kinerja yaitu indikator lead dan lag, biasa disebut dengan : Leading Indicator dan Lagging indicator.
Leading Indicator
adalah indikator yang dapat menjelaskan kemungkinan hasil yang akan datang atau pemicu utama dari kesuksesan di masa depan.
Lagging indicator
adalah progres atau tingkat keberhasilan target dari indikator yang bergerak mengikuti trend dan menunjukkan seberapa sukses organisasi dalam mencapai hasil dari waktu ke waktu.
Indikator ini mencerminkan semua proses yang telah terjadi pada perusahaan. Semua pencapaian yang terjadi pada perusahaan akan di informasikan oleh indikator lag ini.
Jika sebuah indikator lead tanpa indikator lag, maka informasi hasil atau tujuan yang akan dicapai tidak akan bisa disampaikan atau diberitahukan.
Jika tanpa adanya indikator lead maka tidak bisa mengetahui proses apa saja yang akan di hadapi oleh perusahaan, tanpa adanya indikator lag maka hasil dari proses yang telah dihadapi oleh perusahaan tidak dapat diketahui.
Karakteristik KPI yang tepat ditandai oleh:
- Peningkatan pencapaian target disertai dengan bukti yang objektif.
- Mengukur hal esensial yang harus diukur dalam memberikan informasi penting untuk membuat keputusan.
- Memberikan data pembanding yang dapat mengidentifikasi perubahan atau progres yang sedang berjalan.
- Dapat melacak efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, tata kelola, kepatuhan, perilaku, ekonomi, kinerja proyek, kinerja personel, dan pemanfaatan sumber daya.
- Leading dan lagging indicators yang berimbang sesuai dengan target yang ingin dicapai.
KPI Perorangan
Jika dalam perusahaan tidak ada KPI atau indikator pencapaian kinerja karyawan, maka akan sulit untuk memberikan penilaian kepada karyawan.
Salah satu cara untuk membantu dalam melakukan penilaian kinerja karyawan adalah dengan menetapkan target atau KPI.
KPI adalah Indikator Kinerja Kunci yang melekat pada posisi, KPI ini harus bersifat terukur, sehingga dapat dilakukan pengukuran atau perhitungan. Dimana pengukuran tersebut merujuk pada hasil kerja kita (output kerja).
KPI juga merupakan Indikator yang memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah kita tetapkan.
Metode skoring KPI
Dalam mendefinisikan skor KPI ada metode : KPI Maximize dan KPI Minimize, cara perhitungannya adalah :
- KPI Maximize : adalah jika pencapaian makin tinggi maka semakin baik, contoh : keuntungan penjualan, jumlah pelanggan baru. Cara perhitungan skor : realisasi dibagi target dikalikan 100%. Realisasi / target x 100%
- KPI Minimize : jika pencapaian makin rendah maka akan semakin baik, contohnya : jumlah komplain pelanggan, jumlah klaim temuan audit, jumlah keterlambatan pengiriman. Cara perhitungan skor : target dibagi realisasi dikalikan 100%. Target/realisasi x 100
contoh KPI
Berikut adalah inspirasi KPI untuk beberapa bagian atau departemen di perusahaan :
Financial atau Keuangan
1. Profit atau Keuntungan
Biasanya semakin besar dari target nilai KPI yang dihasilkan akan semakin baik. Misalkan target keuntungan perusahaan selama tahun 2020 adalah 10 milyar, namun tercapai hingga 11 milyar. Artinya ada surplus sebesar 1 milyar, perhitungan KPI nya menjadi :
KPI = (pencapaian / target) * 100% = (11M/10M)*100% = 110%
Cara membaca rumus atau formula tersebut : pencapaian dari perusahaan sebesar 11 milyar dibagi dengan target sebesar 10 milyar kemudian dikalikan dengan 100% , jadi hasilnya adalah 110%. KPI perusahaan 10% lebih besar dari target.
Hal ini biasanya akan dijadikan perhitungan oleh manajemen perusahaan dalam menghitung bonus, misalkan bonus untuk pencapaian adalah 1 kali gaji dari 100% tercapainya KPI maka jika tercapai 110% dapat menjadikan perolehan bonus sebesar 1,1 kali gaji.
2. Cost atau biaya
Perhitungan KPI untuk cost atau biaya yang dikeluarkan perusahaan adalah kebalikan dari profit, semakin kecil cost maka akan semakin baik.
3. Penjualan perwilayah
Tujuan KPI ini untuk membandingkan pencapaian dari hasil penjualan di banyak wilayah, sehingga dianalisa wilayah mana sajakah yang memenuhi target penjualan dari perusahaan.
Kemudian dapat dilakukan ide perbaikan atau improvisasi baru yang lebih baik untuk wilayah yang kinerjanya kurang baik, dapat dilihat dari pencapaian KPI yang rendah.
4. Biaya Inovasi atau Innovation Spending
Perbaikan yang dilakukan sebagaimana KPI sebelumnya diatas memerlukan biaya tambahan, inilah yang disebut biaya inovasi.
5. KPI Finansial lainnya seperti :
- Penghasilan Sebelum Bunga, Pajak, Penyusutan, Amortisasi atau Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, & Amortization (EBITDA).
- Biaya akunting
- Harga pokok penjualan
- Hari pembayaran kredit
- Budget expense
- Pembayaran dividen
- Siklus waktu penyelesaian reimbursement
- Laba kotor dan Margin laba kotor
- Pendapatan bersih perusahaan
- Pertumbuhan penjualan
- Biaya tetap dan Biaya variabel
- Nilai inventaris
Marketing dan Sales
Contoh KPI Marketing terkait dengan pelanggan atau customer seperti :
- Kepuasan & Retensi Pelanggan atau Customer Satisfaction & Retention (CSR)
- Jumlah Pelanggan dan Tingkat Perubahan Pelanggan
- Persentase Pelanggan yang puas atau sangat puas
- Respon yang didapat dari kampanye yang dibuat
- Brand awareness
- Kekuatan dan Kredibilitas brand yang dimiliki
- Customer awareness
- Marketing dan rasio budgetnya
- Return on marketing invesment (ROMI)
- Return on investment dari brand yang dimiliki
- Marketing budget ratio
- Jumlah konsumen yang puas berdasarkan survey
- Jumlah pameran yang diikuti
Contoh KPI untuk Digital Marketing, biasanya diterapkan untuk perusahaan digital :
- Pengunjung Situs Web baru dibandingkan dengan Pengunjung yang Mengulangi Kunjungan.
- Tiket bantuan layanan konsumen, biasanya disebut dengan “Customer Support Tickets”.
- Website click through, click-through ratio dari iklan yang dibuat di Internet.
Contoh KPI untuk bagian Sales atau Penjualan :
- Jumlah sales orders
- Frekuensi transaksi yang terjadi dalam satu periode
- Rata-rata pendapatan dari setiap produk
- Perkiraan penjualan atau Rasio siklus penjualan atau Rasio closing
- Jumlah kesepakatan atau deal dari setiap partner
- Rasio penutupan (closing) dibanding presentasi penjualan yang dilakukan
- Variasi sumber pendapatan
- Persentase konten yang digunakan oleh sales
- Pendapatan perusahaan
- Sales quota dan Kapasitas sales
- Loyalitas konsumen
- Margin kotor per produk dan dari setiap sales
Kualitas atau Quality
Contoh KPI untuk bagian Kualitas atau Quality seperti :
- Persentase Cacat Produk
- Jumlah barang cacat yang terkirim ke pelanggan
- Jumlah klaim dari pelanggan
Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resource (HR)
Contoh KPI bagian HR Payroll :
- Siklus waktu payroll
- Biaya kompensasi dihitung sebagai persentase pendapatan perusahaan
- Rata-rata gaji, Rasio Perbandingan Gaji atau Salary Competitiveness Ratio (SCR)
Contoh KPI bagian Rekrutmen atau HR Recruitment :
- Biaya rekrutment, Biaya interview, biaya aktual vs budget dalam perekrutan.
- Employee Turnover Rate (ETR)
- Promosi Internal Vs Pencari Pekerja External
- Kualitas karyawan yang baru di rekrut
- Tingkat keluar masuk karyawan
- Presentase karyawan baru yang bertahan di perusahaan
Contoh KPI bagian HR Operational :
- Kepuasan Karyawan
- Rata-rata umur karyawan, rasio karyawan perempuan dan laki-laki
- Rata-rata kinerja karyawan
- Rasio antara karyawan laki-laki dan perempuan
- Rata-rata lama waktu bekerja karyawan (total atau per departemen)
- Jumlah rata-rata karyawan yang mengundurkan diri
- Tingkat Pensiun
- Jumlah karyawan paruh waktu dibandingkan karyawan penuh
- Efisiensi karyawan atau employee efficiency
Contoh KPI bagian HR Training atau Learning and Development (L&D) :
- Pengetahuan yang Dicapai Dengan Pelatihan
- ROI yang diperoleh dari training karyawan
- Lama rata-rata training yang dibutuhkan oleh karyawan
- Rata-rata biaya training per karyawan
- Rata-rata jumlah jam training per karyawan
- Rasio pelatihan internal vs eksternal
Demikian artikel mengenai KPI atau Key Performance Indicator dari standarku.com, jika ada masukan silahkan disampaikan melalui kolom komentar.
sumber referensi :
- https://id.wikipedia.org/wiki/Indikator_kinerja
- jadoobi.com/wp-content/uploads/2018/03/Parmenter-David-Key-performance-indicators-_-developing-implementing-and-using-winning-KPIs-Wiley-2015.pdf
baca artikel lain :
thank you