5 Why adalah standar metode dalam Toyota Production System yang digunakan untuk menyelidiki adanya hubungan sebab akibat yang menjadi akar penyebab dari suatu masalah.
Pengertian Analisa 5 Why
5 Why merupakan teknik tanya-jawab sederhana untuk menyelidiki adanya hubungan sebab akibat yang menjadi akar penyebab dari suatu permasalahan.
Dapat juga disebut sebagai teknik interogatif berulang yang digunakan untuk mengeksplorasi hubungan sebab-akibat yang menjadi dasar suatu masalah.
Istilah Bahasa
Dari segi bahasa, istilah “5 Why” berasal dari bahasa Jepang yaitu : なぜなぜ分析, yang dibaca : Naze naze bunseki.
Terjemahan dalam bahasa inggris disebut : 5 Whys (five why s) dan dalam bahasa Indoenesia menjadi : 5 Mengapa (lima mengapa).
Ada juga yang menyebutnya sebagai : Why-Why Analysis.
Sejarah Metode 5 Why
Pertama kali adanya teknik 5 Why ini adalah hasil pengembangan dari Sakichi Toyoda, sang pendiri Toyota Motor Corporation.
Kemudian teknik ini diterapkan di dalam perusahaan Toyota Motor Corporation tersebut, selama terjadi pergerakan dalam perbaikan proses manufaktur mereka.
Puncaknya pada tahun 1970-an, strategi 5 Why tersebut dipopulerkan oleh Sistem Produksi Toyota (Toyota Production System).
Hingga saat ini metode 5 Why telah menjadi bagian dari tools kaizen (perbaikan berkesinambungan) yang terintegrasi dalam Toyota Production System (TPS).
Toyota Production System adalah ……………………………………………
Lebih jelas mengenai Toyota Production System dapat dibaca pada artikel lain dalam standarku.com berikut :
…………………………………..
Dalam pengembangan berikutnya, metode ini juga dipakai sebagai salah satu metode yang sering digunakan dalam strategi Six Sigma.
Jadi karena merupakan teknik yang paling mudah dan cukup sederhana, maka metode ini juga digunakan dalam fase metodologi PDCA atau DMAIC didalam Six Sigma.
Six Sigma adalah ……………………………………………
Lebih jelas mengenai Six Sigma dapat dibaca pada artikel lain dalam standarku.com berikut :
…………………………………..
Didalam perusahaan Toyota, analisa 5 Why juga sering digunakan sebagai bagian dari proses 7 langkah Pemecahan Masalah Praktis (7 step).
7 step adalah ……………………………………………
Lebih jelas mengenai 7 step dapat dibaca pada artikel lain dalam standarku.com berikut :
…………………………………..
Konsep Dasar 5 Why
Teknik ini merupakan praktik bertanya, dengan mengajukan pertanyaan “mengapa” sebanyak banyaknya hingga tidak bisa dijawab lagi.
Dalam menggunakan metode 5 whys, pengguna dimisalkan seperti orang yang selalu ingin tahu tentang suatu kejadian.
Begitu seterusnya hingga tidak ditemukan lagi jawaban untuk pertanyaan lanjutan yang diajukan tersebut.
Kata tanya “mengapa” diajukan pada sebuah masalah teknis terjadi, dengan maksud untuk menentukan akar penyebab dari suatu masalah yang terjadi.
Teknik Pertanyaan “Mengapa” ini tidak memerlukan teknik-teknik analisis yang rumit seperti hipotesis, regresi ataupun korelasi.
Namun memerlukan pendekatan prinsip aliran “logika” yang tajam dalam menggali informasi sampai ke akar permasalahan.
Teknik ini dilakukan dengan mengulang-ulang pertanyaan Why atau Mengapa hingga akhirnya menemukan akar penyebab masalah.
Dengan berulang-ulang menanyakan “Why” atau “Mengapa” tersebut, maka dapat dibahas satu per satu lapisan permasalahan.
Pada umumnya, ketika suatu alasan yang dijadikan jawaban pada pertanyaan Mengapa yang pertama.
Maka akan menimbulkan pertanyaan Mengapa selanjutnya, sehingga akan banyak sekali timbul pertanyaan-pertanyaan “Mengapa” selanjutnya.
Mengapa harus berjumlah 5?
Sebenarnya tidak harus 5 kali Why, bahkan 2 atau 3 atau 4 juga boleh jika akar penyebab masalah sudah ditemukan.
Bahkan banyak masalah rumit yang membutuhkan 6 kali Why atau 7 kali atau 8 kali dan seterusnya.
Namun, pada umumnya masalah sudah dapat dipecahkan pada analisa dengan menggunakan 5 kali jumlah Why.
Konsep Metode 5 Why
Langkah-langkah Menemukan Akar Masalah dengan 5 Why :
Langkah 1 : Definisi Masalah
- Periksa dan identifikasi masalah apa yang sedang terjadi ?
- Amati masalah yang sedang terjadi serta diskusikan dengan tim dan tulis pernyataan masalah dengan singkat dan jelas yang di setujui oleh semua orang.
- Tentukan area masalahnya
- Jika dalam bentuk Tim : Kumpulkan orang-orang yang terlibat langsung dengan masalah tersebut, jika memungkinkan bisa melibatkan fasilitator agar dapat melakukan identifikasi masalah dengan efektif.
Langkah 2 : Pengumpulan Data
- Mengumpulkan tim untuk brainstorming sehingga bisa diperoleh berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah.
- Apakah ada bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar-benar ada?
- Sudah berapa lama masalah tersebut terjadi?
- Impact apa yang dirasakan dengan adanya permasalahan tersebut?
Langkah 3 : Identifikasi Penyebab
- Jabarkan urutan kejadian yang merujuk pada permasalahan!
- Pada kondisi seperti apa permasalahan tersebut terjadi?
- Lakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat area aktual, obyek aktual, dengan data aktual.
- Setelah mengindentifikasi suatu akar penyebab masalah, kita perlu mendiskusikan dan menyetujui tindakan solusi yang akan mencegah masalah itu terulang kembali.
- Gunakan Why Why
Langkah 4 : Identifikasi Akar Masalah (Root Cause)
- Alasan apa yang menjadi dasar kemunculan permasalahan?
- Gunakan Why Why
- Ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya.
- Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur.
Langkah 5 : Penerapan atau Implementasi
- Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera identifikasi dan implementasikan solusinya.
- Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah permasalahan tersebut kembali terjadi?
- Bagaimana solusi yang telah diberikan dapat dijalankan?
- Siapa yang bertanggung jawab dalam implementasi solusi?
- Monitor terus kinerjanya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.
Contoh Penerapan Metode 5 Why
Berikut adalah beberapa contoh Teknik Analisis 5 Why yang dapat dijadikan referensi sebelum menerapkan metode ini.
Taiichi Ohno menerapkan 5 Why
Sang perintis Sistem Produksi Toyota pada tahun 1950-an yaitu Taiichi Ohno, berkata :
“Tidak memiliki masalah adalah masalah terbesar dari segalanya.
Amati lantai produksi tanpa prasangka, dan bertanya ‘mengapa’ sebanyak lima kali mengenai setiap soal”.
Taiichi Ohno
Ohno memandang sebuah masalah bukan dari sudut pandang yang negatif, melainkan sebagai kesempatan tersembunyi untuk melakukan kaizen (perbaikan terus menerus).
Setiap kali sebuah masalah muncul, ia menganjurkan pada para staf untuk langsung menyelidiki permasalahannya sampai ditemukan akar penyebabnya.
Ohno menggunakan contoh sebuah mesin robot pengelas yang berhenti beroperasi untuk mendemonstrasikan fungsi metode ini.
Metode tersebut diterapkan sampai akhirnya akar penyebab masalah ditemuka,n lewat penyelidikan secara terus menerus.
Berikut adalah pengulangan pertanyaan “mengapa” dan apa jawaban nya hingga ditemukan akar penyebab masalah tersebut :
- “Mengapa robot itu berhenti?” karena : Muatan pada sirkuit melampaui batas sampai sekringnya putus.
- “Mengapa muatan pada sirkuit melampaui batas?” karena : Bantalan-bantalan macet karena kurang pelumas.
- “Mengapa bantalan kurang pelumas?” karena : Pompa oli pada robot itu tidak mengedarkan cukup oli.
- “Mengapa pompa oli tidak mengedarkan cukup oli?” karena : Pipa masuk tersumbat oleh serbuk logam.
- “Mengapa pipa masuk tersumbat oleh serbuk logam?” karena : Karena pompa itu tidak dilengkapi dengan filter.
Contoh kasus mesin rusak
Berikut adalah contoh kasus mengenai masalah Mesin Rusak :
- Mengapa? karena : Komponen automator tidak berfungsi.
- Mengapa tidak berfungsi? karena : Usia komponen sudah melebihi batas masa kerja (life time) komponen hingga 12 bulan.
- Mengapa tidak diganti saat mencapai batas tersebut? karena : Tidak ada yang tahu batas lifetime komponen tersebut.
- Mengapa tidak ada yang tahu? karena : Tidak ada pencatatan data penggantian komponen.
- Mengapa tidak ada pencatatan? Nah, sebenarnya kita telah tiba pada salah satu potensi akar masalah, yaitu tidak adanya pencatatan data penggantian komponen.
Tips dalam penerapan 5 Why
Berikut ini ada beberapa tips atau saran untuk melakukan analisis 5 Why dengan benar, yang bisa menjadi referensi sebelum memulai metode ini :
- Melibatkan manajemen dalam proses 5 Why di perusahaan, dengan memilih tim atau kelompok kerja yang tepat, disarankan adanya fasilitator untuk topik tertentu yang lebih rumit.
- Menggunakan alat tulis seperti kertas atau papan tulis leih mudah dalam diskusi berkelompok, daripada menggunakan komputer.
- Langsung tuliskan setiap masalah atau ide penanganan dan pastikan semua orang memahaminya.
- Perhatikan adanya logika hubungan sebab-akibat yang dapat mempercepat pengerucutan masalah.
- Kemukakan semua jawaban sekalipun sudah disampaikan anggota tim yang lain, untuk mencoba menemukan jawaban yang lebih tepat.
- Cari penyebab secara step by step atau selangkah demi selangkah, jangan terburu-buru untuk langsung mengambil kesimpulan.
- Pernyataan yang diajukan selalu berdasarkan atas fakta, logika dan ilmu pengetahuan.
- Melakukan penilaian pada proses dan obyektif, bukan secara subyektif pada orang tententu.
- Jangan cenderung menyalahkan seseorang.
- Menumbuhkan suasana saling percaya dan didasari rasa tulus.
- Pembentukan jawaban atas pertanyaan “Mengapa?” yang diajukan dari sudut pandang sebagai pelanggan.
Metode Standar lain
Jika pengguna metode 5 Why kurang yakin pada hasil yang diperoleh, dapat mempertimbangkan penggunaan metode standar pemecahan masalah lainnya.
Misalnya seperti : Root Cause Analysis, Pareto, Fishbone dan lainnya.
Hasil yang cukup maksimal bisa diperoleh dari melakukan kombinasi dari salah satu metode standar tersebut dengan 5 Why.
Berikut adalah beberapa contoh kombinasi metode standar lain dengan 5 Why.
Diagram Pareto
Berikut adalah penerapan kombinasi dari metode Pareto dan 5 Why dalam memecahkan masalah.
Analisa 5 Why dimulai dengan melakukan klarifikasi permasalahan atau menurut istilah di Toyota disebut : “memahami situasi dengan sungguh-sungguh”.
Maksud dari memahami situasi adalah :
- Dimulai dengan mengamati situasi yang terjadi dengan pikiran terbuka
- Kemudian membandingkan situasi sebenarnya berdasarkan standar yang berlaku.
Memahami situasi permasalahan tersebut dimulai dengan pergi ke lokasi tempat terjadinya masalah.
Kemudian melakukan pengurutan prioritas pada beberapa masalah berbeda yang terjadi dengan menggunakan analisa Pareto.
Diagram Pareto adalah diagram berbentuk grafik kotak-kotak sederhana yang digunakan untuk membuat urutan permasalahan berdasarkan tingkat :
- Keseriusan
- Frekuensi
- Penyebab
- Sumber
Lebih jelas mengenai Diagram Pareto dapat dibaca pada artikel lain dalam standarku.com berikut :
Root cause analysis dan 5 Why
Strategi 5 Whys ini sangat sederhana dan efektif dalam penanganan proses-proses kerja, baik troubleshooting, problem solving, atau quality improvement initiative.
Mulailah dengan pertanyaan “mengapa” dan pastikan jawaban Anda didasarkan pada kenyataan, kemudian lanjutkan bertanya “mengapa” lagi, sampai Anda yakin telah memperoleh akar penyebab masalah dan dapat mengidentifikasi solusi yang mencegah kejadian berulang.
Strategi 5 Whys ini sangat cocok dengan masalah sederhan atau medium, meski masalah kompleks pun dapat mengambil manfaat menggunakan metode 5 Whys.
Tujuan dari 5 Why adalah sebagai alat bantu atau tool pada analisa akar masalah (root cause analysis) untuk penyelesaian masalah (problem solving).
Tool ini membantu melakukan identifikasi akar masalah atau penyebab dari adanya ketidaksesuaian pada proses atau produk.
Metode lainnya seperti :
- Diagram tulang ikan atau fishbone diagram atau Ishikawa diagram
- Format tabel atau tabular format
Lebih jelas mengenai fishbone diagram dapat dibaca pada artikel lain dalam standarku.com berikut :
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Mengenal standar metode analisa 5 Why.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :