Mengenal Standar Metode Gemba

Gemba atau Genba adalah suatu Standar Metode didalam konsep Lean Manufacturing untuk mendorong manajemen memeriksa lokasi produk atau jasa layanan yang dibuat.

Pengertian

Secara bahasa, Gemba berasal dari bahasa Jepang 現場 atau Gemba, yang berarti “tempat sebenarnya” atau “lokasi kejadian” atau “lokasi sebenarnya”.

Dalam manajemen bisnis, istilah ini mengacu pada “lokasi produk atau jasa layanan dibuat”.

Dapat juga diartikan dengan “tempat dimana value ditingkatkan” atau “tempat dimana pekerjaan diselesaikan”.

Istilah ini di Jepang sendiri pun memiliki banyak makna seperti :

  • Detektif di Jepang menyebut sebagai TKP genba
  • Reporter TV Jepang menyebut diri mereka sebagai pelaporan dari genba.
  • Dalam dunia bisnis, genba mengacu pada tempat di mana suatu nilai diciptakan
  • Produksi manufaktur menyebut genba adalah lantai pabrik.

Jadi terantung dari sudut pandang, umumnya berupa lokasi kerja, seperti :

  • Lokasi konstruksi
  • Lantai penjualan
  • Tempat penyedia layanan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan

Genba atau Gemba?

Dalam bahasa Jepang, ‘n’ & ‘m’ terdengar kadang-kadang samar.

Oleh karena itu, konsep ‘genba’ maupun ‘gemba’ sebenarnya sama, seperti halnya konsep ‘kanban’ dan ‘kamban’.

Berikut pengertian  Gemba dalam berbagai konsep :

Lean Manufacturing

Didalam konsep lean manufacturing, gagasan genba adalah bahwa dengan pergi ke genba maka masalah akan terlihat dan ide perbaikan terbaik akan datang.

Lean Manufacturing adalah metode untuk :

  • menghilangkan pemborosan (waste) didalam produksi,
  • meningkatkan nilai tambah produk serta memberikan nilai kepada pelanggan
  • yang dilakukan secara terus menerus (continuously Improvement) oleh suatu Industri manufaktur (pabrik)

Lebih jelas mengenai lean manufacturing dapat dibaca pada artikel lain dari standarku.com berikut :

Gemba Walk

Istilah gemba walk atau pergi ke gemba adalah mirip seperti Management By Walking Around (MBWA) atau manajemen dengan berjalan berkeliling.

Yaitu suatu aktivitas yang dilakukan oleh manajemen dengan datang langsung ke lokasi kerja untuk menemukan adanya pemborosan atau perbaikan yang praktis.

Serta adanya kesempatan untuk mempraktikkan konsep genba kaizen.

Gemba walks adalah melakukan tindakan dengan cara :

  • Pergi melihat proses yang sebenarnya
  • Memahami pekerjaan, bertanya, dan belajar

Konsep ini juga dikenal sebagai salah satu bagian fundamental dari filosofi manajemen Lean Manufacturing.

Seorang eksekutif di Toyota yang bernama Taiichi Ohno, memimpin pengembangan konsep Gemba Walk.

Gemba Walk merupakan kesempatan bagi staf kantor untuk melakukan hal yang berbeda dari tugas sehari-hari mereka.

Yaitu dengan berjalan menuju lantai produksi untuk mengidentifikasi adanya aktivitas pemborosan yang perlu diperbaiki.

Tujuan dari Gemba Walk adalah untuk memahami aliran proses dan masalahnya dengan baik, daripada hanya meninjau hasilnya saja.

Gemba Walk serta Genchi Genbutsu atau ” Go, Look, See “, adalah salah satu dari 5 prinsip panduan Lean yang harus dipraktikkan oleh para pengguna konsep Lean setiap hari.

Gemba Kaizen

Gemba Kaizen adalah sebuah konsep continuous improvement asal Jepang (Kaizen) yang didesain untuk meningkatkan proses dan mengurangi waste.

Dalam hubungan antara genba dan manajemen, peran manajemen adalah memberikan dukungan terhadap genba melalui :

  • Penyediaan sumber daya dan kebijakan perusahaan yang kondusif
  • Mengelola genba sesuai dengan kebijakan tersebut.

Maka dapat disimpulkan bahwa peran manajemen dan genba saling berbagi.

Pengelolaan genba sering dikaitkan dengan penerapan kaizen yang terintegrasi.

Sehingga menghasilkan istilah Genba Kaizen yang berarti “perbaikan kondisi lokasi secara menyeluruh dan berkesinambungan”.

Salah satu perusahaan Jepang yang sukses menerapkan Genba Kaizen adalah Toyota.

Manfaat adanya Gemba Kaizen :

  • Kebutuhan di lokasi lebih mudah diidentifikasi.
  • Dapat mengurangi perubahan-perubahan yang tidak perlu.
  • Penyesuaian secara terus menerus dapat diterapkan sehingga mendukung efektivitas kaizen.
  • Manajemen dapat memperoleh solusi yang paling efektif dari pengamatan langsung terhadap masalah yang terjadi.
  • Praktis karena para pekerja dapat berpikir tentang kaizen sambil bekerja.
  • Pemahaman dan kesadaran akan kaizen serta efisiensi kerja dapat ditingkatkan secara serempak.

Quality Management

Dalam manajemen kualitas, genba berarti lantai produksi dan ketika terjadi masalah maka para insinyur harus pergi ke sana untuk :

  • Memahami dampak dari masalah tersebut
  • Mengumpulkan data dari semua sumber.

Kunjungan genba tidak dituliskan atau dibatasi oleh apa yang ingin ditanyakan, jadi seakan tanpa adanya batasan apapun.

QFD

Glenn Mazur memperkenalkan istilah genba ke dalam konsep Quality Function Deployment (QFD).

Konsep ini adalah suatu sistem kualitas untuk produk baru di mana proses manufaktur belum dimulai, yang berarti saat baru dalam tahap awal bisnis dengan pelanggan.

Idenya adalah untuk menumbuhkan dorongan dari pelanggan (customer-driven), maka seseorang harus pergi ke genba pelanggan.

Tujuannya adalah untuk memahami masalah dan peluangnya, serta mengumpulkan dan memproses data.

Penerapan Genba

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diterapkan untuk Genba di perusahaan :

1. Membiasakan Pergi ke Genba

Kondisi yang tercipta di genba dan segala kejadian yang terjadi di sana merupakan cerminan dari kebijakan yang telah diputuskan dan dijalankan oleh manajemen itu sendiri.

Manajer harus menjadi orang yang memahami keadaan di genba secara langsung agar mampu mengatasi berbagai masalah yang terjadi.

Serta memunculkan ide-ide perbaikan yang dapat mendorong efektivitas dan efisiensi kerja.

2. Periksa Genbutsu

Genbutsu dalam bahasa Jepang berarti sesuatu yang memiliki wujud fisik, sedangkan dalam konteks manajemen genba istilah ini dapat memiliki arti seperti :

  • Mesin yang rusak
  • Alat kerja yang gagal fungsi
  • Produk yang dikembalikan atau cacat atau reject
  • Keluhan konsumen

Dengan memperhatikan dan mempelajari genbutsu di genba, manajer dapat mengajukan pertanyaan secara berulang dengan pendekatan yang sehat dan berbiaya rendah guna menemukan akar penyebab masalah, tanpa perlu menerapkan teknologi mutakhir sekalipun.

3. Penanggulangan Langsung

Jika terjadi suatu masalah yang perlu dilakukan penanggulangan langsung dan bersifat sementara.

4. Menemukan Akar Permasalahan (root cause)

Sebagian besar masalah di genba dapat diselesaikan segera dan langsung di tempat kejadian.

Salah satu metode sederhana yang efektif dalam melakukan identifikasi akar permasalahan adalah dengan metode 5 Why.

Metode ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan “mengapa” berulang kali sampai akar penyebab masalah ditemukan.

Lebih jelas mengenai 5 Why dapat dibaca pada artikel lain dari standarku.com berikut :

5. Standardisasi

Standardisasi dilakukan dengan tujuan agar manajemen dapat menetapkan standar atau prosedur kerja atau metode penanggulangan masalah yang paling efektif dan efisien.

Dengan adanya standar, maka masalah yang sama dapat dicegah agar tidak terjadi lagi.

Dalam prinsip genba, standar ditetapkan dengan sasaran utama memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen.

Perbedaan Gemba dengan Genchi Genbutsu

Michael Balle

Seorang Lean Executive Coach di Lean Enterprise Institute bernama Michael Balle menjelaskan perbedaan dari Gemba dengan Genchi Genbutsu.

Sebagaimana artikel di laman lean.org, Balle menjelaskan bahwa secara istilah baik gemba dan genchi genbutsu memiliki konsep yang sama.

Keduanya merupakan pilar sentral dari Toyota Way.

Genchi genbutsu juga merujuk pada suatu aktivitas yang dilakukan untuk memeriksa fakta yang terjadi di ‘lapangan’.

Sehingga pengguna dapat memiliki informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan.

Namun menurut Balle hal yang membedakan dari kedua istilah tersebut adalah Spirit.

Menurutnya, gemba adalah istilah statis, dan cenderung diartikan sebagai aktivitas melihat masalah secara real di ‘lapangan’.

Artinya masalah yang harus diperbaiki agar proses yang telah berjalan dapat lebih efektif dan efisien.

Sedangkan genchi genbutsu adalah tentang mencari peluang perbaikan, baik dari proses yang terlihat ataupun proses yang belum ada tapi sebenarnya bisa dilakukan.

Sehingga dari pengertian tersebut, Balle menekankan poin penting dari perbedaan kedua istilah tersebut:

  • Gemba dalam lean manufacturing berarti melihat masalah, memperbaikinya, lalu melanjutkan proses yang sudah diperbaiki tersebut. Hal ini membuat lean di terapkan sebagai sebuah arsitektur melalui: value stream mapping, mendesain ulang proses, lalu menerapkan proses yang sudah didesain ulang tersebut.
  • Genchi genbutsu memiliki arti yang lebih historis, melalui genchi genbutsu Anda belajar membuat kesepakatan di antara semua orang yang terlibat dan mengajak mereka kepada tujuan bersama. Inilah yang menjadi fundamental dari penerapan lean.

Menurut Balle, perbedaan ini cukup kritikal yakni :

  • Gemba mengarah pada keunggulan operasional (operational excellence) artinya membuat setiap proses operasional berada pada level kinerja yang optimal.
  • Sedangkan genchi ganbutsu mendorong terciptanya budaya lean (kepuasan pelanggan, kualitas, fleksibelitas, produktivitas, dan energi yang mendorong Anda melakukan apapun yang Anda bisa).

Taiichi Ohno

Seorang eksekutif di Toyota yakni Mr. Taiichi Ohno menggunakan pendekatan Genba, Genbutsu serta Genjitsu sebagai inti pemecahan masalah.

Tujuannya untuk memudahkan mengidentifikasi permasalahan sesungguhnya pada praktek produksi ramping (lean) di perusahaan.

Yang mengacu pada 3 istilah bahasa Jepang untuk memandu pengambilan keputusan manajemen:

  • Gemba (tempat sebenarnya),
  • Gembutsu (hal atau produk sebenarnya),
  • Genji tsu (data atau fakta sebenarnya).

Demikian artikel dari standarku.com mengenai Mengenal Standar Metode Gemba.

Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

Sumber referensi :

1 thought on “Mengenal Standar Metode Gemba”

Leave a Comment