Standar ISO 19011 Panduan Audit Sistem Manajemen

Mengenal ISO 19001 Panduan Audit Sistem Manajemen

Standar ISO 19001 adalah Standar Internasional yang mengatur mengenai panduan atau tata cara melakukan audit terhadap sistem manajemen, dalam rangka membantu organisasi untuk mencapai tujuan mereka.

 

Versi Terbaru Standar ISO 9001

Sebagaimana standar ISO lainnya yang diperbarui secara berkala sesuai dengan kondisi terbaru di dunia internasional, maka ISO 19001 ini pun mengalami revisi.

Versi terbaru yang masih digunakan hingga saat ini adalah revisi yang dilakukan per tahun 2018, sebelum revisi ini digunakan revisi per tahun 2011.

Perubahan di versi 2018 ini terhadap versi 2011 adalah memberikan lebih banyak panduan daripada versi sebelumnya.

 

Sistem Manajemen

Sistem Manajemen atau lebih dikenal dengan istilah Management System adalah suatu kerangka Proses dan Prosedur yang fungsinya untuk memastikan bahwa suatu organisasi sudah memenuhi standar yang diikutinya.

Mengapa suatu organisasi harus menerapkan Sistem Manajemen? Tujuannya adalah sebagai perangkat atau tool yang bisa membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Secara umum, tujuan organisasi seperti perusahaan adalah untuk memenuhi persyaratan kualitas dari  pelanggan dan untuk memenuhi peraturan pemerintah.

 

Panduan Audit Sistem Manajemen berdasarkan ISO 19011

Pengertian Audit

Apakah yang dimaksud audit?

Arti secara bahasa dari kata”Audit” adalah pemeriksaan.

Dalam arti yang lebih luas berarti : evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses atau produk.

Kaitannya dengan proses di suatu organisasi atau perusahaan, audit adalah sebuah proses yang :

  • sistematis (ada audit plan, daftar periksa)
  • Independent (cross department)
  • Terdokumentasi (ada rekaman)

Audit dilaksanakan untuk mencari bukti samapai sejauh manakah kriteria-kriteria dari standar yang menjadi acuan saat audit tersebut telah dipenuhi.

 

Tujuan Audit

Mengapa perlu melakukan audit? ada berbagai alasan dari pentingnya audit, diantaranya adalah :

  • Saat audit dilaksanakan, kita bisa melihat sesuatu dari sudut pandang yang berbeda (new eye).
  • Dengan ditemukannya ide-ide baru saat audit, hal ini akan membuka peluang untuk bisa melakukan perbaikan pada organisasi.
  • Dengan evaluasi berkala saat audit akan membantu menjaga konsistensi kinerja dari staff.
  • Diskusi yang tercipta saat audit akan membantu memahami perusahaan dengan lebih baik.
  • Audit di internal yang dilakukan secara terjadwal akan menjadi sebuah persiapan yang matang saat menghadapi eksternal audit.
  • Sebagai alat manajemen untuk mendorong setiap individu memenuhi kebijakan dari manajemen.

 

Prinsip Audit

Ada 6 Prinsip Audit yaitu :

  1. Memiliki Integritas
  2. Melaporkan secara akurat dan terbuka
  3. Profesional dalam menilai
  4. Menjaga kerahasiaan
  5. Independen
  6. Berdasar fakta

 

Pelaksana Audit Sistem Manajemen

Dalam pelaksanaan audit, ada beberapa istilah baku untuk pihak-pihak terkait yaitu : Auditor, Lead Auditor, Observer, Auditee, Technical Support.

Berikut pembahasan untuk mengenal masing-masing pihak tersebut :

Auditor

Orang atau pihak yang diberi wewenang untuk melaksanakan audit disebut sebagai auditor.

Syarat menjadi auditor adalah harus kompeten, objektif dan tidak memihak.

Kompetensi Auditor

Persyaratan dasar atau kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang Auditor adalah :

  1. Tingkat Pendidikan yang sesuai dengan bidang audit.
  2. Pengalaman kerja yang relevan dengan ruang lingkup audit.
  3. Training yang sudah dilakukan memenuhi syarat-syarat audit.
  4. Pengalaman melakukan audit atau jam terbang sebagai auditor, jika masih minim maka disarankan ada pendampingan atau supervisi dari senior auditor.
Pengetahuan dan keahlian auditor

Auditor harus memiliki pengetahuan dan keahlian sesuai bidang audit, yang diwujudkan dengan adanya pemahaman mengenai :

  • prinsip, prosedur, dan teknik audit.
  • dokumen referensi terkait scope audit.
  • situasi organisasi yang akan di audit.
  • persyaratan perundangan eksternal yang relevan.
  • kompleksitas sistem manajemen yang diaudit.
  • industri yang diaudit.
  • risk management.
Karakter Personal Auditor

Beberapa karakter personal yang harus dimiliki oleh seorang Auditor adalah :

  • Etis & diplomatis
  • Berpikiran terbuka
  • Observant atau daya pengamatan yang baik
  • Perseptif atau cerdik
  • Fokus dan bersungguh-sungguh dalam mencapai tujuan
  • Mampu memutuskan
  • Terbuka untuk perbaikan
  • Kolaboratif atau mampu bekerja sama dengan pihak manapun.
Perilaku seorang Auditor

Syarat berikutnya adalah perilaku dari seorang Auditor, setidaknya harus memiliki karakter :

  • bersahabat dan tidak tegang
  • pendengar yang baik dan lancar berkomunikasi
  • menunjukkan minat yang tinggi
  • berpandangan positif terhadap segala hal
  • mudah bergaul dengan segala tingkatan di organisasi
  • selalu memotivasi dan memberikan gagasan
  • memahami teknologi dan hal-hal baru
  • hindari adu argumentasi
  • hanya mengaudit sesuai persyaratan yang disepakati
  • hindari mengaudit sendiri tanpa didampingi auditee
  • audit sistem dan bukan individu
  • melihat keterulangan audit sebelumnya

 

Lead Auditor

Ketika pelaksanaan audit, umumnya ada beberapa orang auditor dalam satu tim.

Supaya tim auditor ini terstruktur, maka ditentukan pemimpin dari tim yang disebut Lead Auditor.

 

Observer

Anggota Tim auditor boleh jadi terdiri dari : lead auditor, auditor, observer. Observer ini adalah anggota tim auditor yang fungsinya hanya memantau jalannya audit.

 

Auditee

Pihak yang di audit disebut dengan istilah Auditee, jika pihak perusahaan menunjuk beberapa orang wakilnya untuk menghadapi auditor maka disebut tim auditee.

 

Technical Support

Suatu bagian yang membantu auditee dalam hal-hal teknis ketika pelaksanaan audit disebut Technical Support.

 

Pengaturan Audit Sistem Manajemen

Hal-hal yang perlu diatur saat melakukan audit adalah :

  1. Lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan audit adalah tergantung kompleksitas atau tingkat maturity dari organisasi yang diaudit.
  2. Prioritaskan area yang berdampak besar terhadap kepuasan pelanggan dan yang pernah mendapatkan temuan (NC) di audit sebelumnya atau pernah terjadi complain dari pelanggan.
  3. Tetapkan tujuan audit, seperti : audit regular atau fokus
  4. Atur waktu pelaksanaan audit
  5. Definisikan kriteria audit
  6. Tentukan siapa yang akan menjadi Lead Auditor, bila perlu tentukan juga pihak Technical Support.

 

Persiapan Audit Sistem Manajemen

Untuk memulai audit, perlu dipersiapkan hal-hal penting dibawah ini :

  1. Melakukan kontak awal dengan auditee atau koordinasi, menyepakati jadwal.
  2. Mempersiapkan checklist audit dan Corrective Action Report.
  3. Meninjau dokumen yang relevan dengan audit: Manual mutu, SOP, perundangan
  4. Datang sesuai jadwal yang disepakati. Apabila berhalangan, reschedule by notice
  5. Opening meeting, yang berisi aktifitas :
  • Perkenalan anggota team, baik dari auditor maupun observer
  • Kesepakatan mengenai standard apa yang akan dipakai
  • Membuat kesepakatan waktu pelaksanaan audit

 

Metode Audit Sistem Manajemen

Tatacara pelaksanaan Audit adalah melakukan :

  1. Review Dokumen dan membandingkannya dengan persyaratan Standar yang digunakan, misalkan menggunakan standar ISO 9001 atau IATF.
  2. Question and Answer (Q&A), metode ini efektif untuk digunakan dalam menemukan ketidaksesuaian.
  3. Observasi atau pengamatan langsung
  4. Cek produk hasil

 

Closing Meeting Audit Sistem Manajemen

Hal-hal yang perlu disampaikan saat rapat penutupan audit atau closing meeting adalah :

  • Disclaimer, bahwa audit ini hanya berlaku secara sampling.
  • Presentasikan temuan audit atau audit finding dengan jelas. Minta konfirmasi kepada auditee apakah sudah jelas atau belum dan penandatanganan bukti persetujuan.
  • Informasikan mengenai tindak lanjut atau follow up dari audit tersebut.

 

Follow Up Audit Sistem Manajemen

Ada beberapa hal yang masih harus ditindaklanjuti oleh auditor pasca pelaksanaan audit, seperti :

  • Temuan atau finding dari audit harus di follow up oleh auditor pada saat due date yang disepakati sudah berakhir
  • Finding audit harus dicek ulang pada saat internal audit selanjutnya untuk melihat apakah tindakan koreksi tersebut sudah efektif atau belum.

 

Evaluasi Audit Sistem Manajemen

Setelah audit berakhir, perlu ada evaluasi terhadap :

  • Efektivitas sistem manajemen yang diterapkan auditee
  • Adanya perubahan sistem atau proses
  • Performa tim audit
  • Apabila ada masukan dari management atau pihak berkepentingan lainnya
  • Persyaratan pelanggan yang baru jika ada

 

Kaitan Standar ISO 19011 terhadap Standar lain pada Audit Sistem Manajemen

Standar ISO 19011 memberikan panduan mengenai tata cara audit, namun proses audit sendiri dilakukan berdasarkan acuan standar yang di implementasikan di pihak auditee.

Jadi standar ini sudah pasti berhubungan dengan standar sistem lainnya tersebut, standar lain yang dimaksud tergantung dari jenis organisasi atau perusahaan yang di audit seperti :

  • ISO 9001 diterapkan oleh banyak perusahaan seperti : manufaktur elektronik, garmen, konstruksi
  • ISO 22000 diterapkan oleh perusahaan makanan dan minuman.
  • ISO TS 29001 diterapkan oleh perusahaan migas
  • ISO IEC 17025 diterapkan oleh perusahaan yang memiliki fasilitas Laboratorium

Kesimpulannya, ISO 19011 menjadi pemandu saat audit standar lain sesuai scope bisnis perusahaan yang akan di audit.

Demikian berbagai hal terkait panduan audit berdasarkan standar ISO 19001, jika ada masukan atau saran mohon dituliskan di kolom komentar. Semoga bermanfaat.

 

Sumber Referensi :

wikipedia

 

Baca artikel lain :

Memahami ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Standar ISO 22000 Sistem Manajemen Pangan

8 thoughts on “Standar ISO 19011 Panduan Audit Sistem Manajemen”

  1. Ciao! standarku.com

    We suggesting

    Sending your commercial offer through the Contact us form which can be found on the sites in the Communication partition. Feedback forms are filled in by our program and the captcha is solved. The advantage of this method is that messages sent through feedback forms are whitelisted. This method increases the probability that your message will be read.

    Our database contains more than 25 million sites around the world to which we can send your message.

    The cost of one million messages 49 USD

    FREE TEST mailing of 50,000 messages to any country of your choice.

    This message is automatically generated to use our contacts for communication.

    Contact us.
    Telegram – @FeedbackFormEU
    Skype FeedbackForm2019
    Email – FeedbackForm@make-success.com

    Reply
  2. 226718 155141This design is incredible! You definitely know how to keep a reader amused. Between your wit and your videos, I was almost moved to start my own weblog (properly, almostHaHa!) Amazing job. I truly loved what you had to say, and a lot more than that, how you presented it. Too cool! 47210

    Reply
  3. 844691 297514Pretty section of content. I just stumbled upon your website and in accession capital to assert that I get in fact enjoyed account your weblog posts. Any way Ill be subscribing to your feeds and even I achievement you access consistently fast. 691087

    Reply
  4. I do not even know how I ended up here, but I thought this post was great. I do not know who you are but certainly you’re going to a famous blogger if you are not already 😉 Cheers!

    Reply
  5. I was curious if you ever considered changing the layout
    of your website? Its very well written; I love what youve
    got to say. But maybe you could a little more in the way of content so people could connect with it better.
    Youve got an awful lot of text for only having one or 2 pictures.

    Maybe you could space it out better?

    Reply

Leave a Comment