Gantt Charts adalah salah satu metode standar berupa representasi visual yang memberikan gambaran umum instan tentang status suatu proyek.
Pengertian Gantt Charts
Metode Gantt Charts sering digunakan untuk membantu mengelola proyek.
Apa pentingnya mengelola proyek? Berikut sedikit penjelasan mengenai proyek.
Dalam suatu organisasi seperti perusahaan, ada banyak proyek terkait pekerjaan yang didalamnya terdapat banyak aktivitas yang harus dikontrol dan diselesaikan secara tepat waktu.
Mengapa harus tepat waktu? Karena jika proyek yang dijalankan melewati batas atau tenggat waktu, akan banyak resiko yang dihadapi. Misalnya :
- Biaya proyek dapat meningkat.
- Proyek yang terlambat atau gagal dapat berdampak pada peluncuran produk, sehingga menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
- Ada konsekuensi sanksi dari perusahaan, biasanya hal ini terkait KPI.
Fungsi Gantt Chart
Gantt Chart adalah salah satu cara untuk mengelola jadwal proyek dengan sangat sederhana dan mudah.
Berbagai fungsi dari Gantt Chart untuk level proyek di perusahaan adalah :
- Untuk merencanakan, melacak, dan melaporkan kemajuan dari suatu proyek secara sekilas atau cepat.
- Pada tahap awal suatu proyek, Gantt Chart berguna untuk melakukan identifikasi dan merencanakan kegiatan berdasarkan durasi yang diharapkan.
- Untuk mengidentifikasi berbagai masalah yang timbul selama proyek berjalan yang berpotensi dapat menunda target selesainya suatu proyek.
- Sarana komunikasi antara tim pelaksana proyek dengan manajemen perusahaan yang selalu membaca laporan kemajuan proyek.
- Sebagai alat pemantau atau pelaporan bagi manajemen untuk monitoring kemajuan proyek yang tidak dapat dipantau langsung secara terus menerus.
- Membantu tim agar fokus pada upaya dan bereaksi cepat terhadap situasi yang tidak terduga, sehingga dengan cepat dapat mengembalikan proyek ke jalur yang tepat.
- Juga berguna pada saat menetapkan sumber daya proyek dan memperkirakan biaya yang diperlukan untuk setiap kegiatan atau aktifitas didalamnya.
Struktur Gantt Chart
Bagan Gantt adalah representasi visual yang memberikan gambaran umum instan tentang status suatu proyek.
Pada bagan tersebut ditampilkan semua aktivitas yang terlibat dalam sebuah proyek terhadap skala waktu.
Untuk Gantt Chart dasar atau yang paling sederhana, dapat dibuat dengan hanya mencantumkan apa yang perlu dilakukan dan kapan melakukan nya.
Metode Ini sering digunakan oleh berbagai industri yang membutuhkan manajemen proyek, seperti :
- Konstruksi
- Telekomunikasi
- Teknologi informasi
- Konsultasi manajemen
- Manufaktur
- dan banyak lagi lainnya
Gantt Chart berbentuk diagram batang yang menunjukkan tanggal dimulai dan diakhiri dari aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Didalam Gantt Chart, kita dapat melihat komponen utama berupa :
- Aktivitas dan durasinya
- Urutan penyelesaian setiap aktifitas
- Orang atau tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masing-masing aktifitas
Kemudian, informasi lain juga dapat ditampilkan didalamnya seperti :
- Sumber daya (resources) yang dibutuhkan dan perkiraan biaya (cost estimation)
- Alur proyek utama (key project milestones)
- Ketergantungan antar aktifitas (dependencies between activities)
- Bagian-bagian yang kritis (critical paths)
- Kemajuan dan status kegiatan dan proyek secara keseluruhan
Manfaat dari Gantt Chart untuk level personal atau individu adalah :
- Selain berguna untuk level perusahaan, Gantt Chart juga dapat digunakan untuk merencanakan proyek pribadi atau personal dan melacak target yang ditetapkan.
- Gantt Chart adalah sebuah metode sederhana yang bisa digunakan untuk menjadwalkan aktivitas personal.
Sebuah Gantt Chart yang terperinci, dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul dalam sebuah proyek seperti berikut :
- Kegiatan apa yang harus diselesaikan?
- Dalam urutan apa?
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
- Kegiatan mana yang tepat waktu dan mana yang terlambat?
- Siapa yang harus melakukannya?
- Apa saja sumber daya yang dibutuhkan?
- Apa tahapan dan pencapaiannya?
- Apa hubungan antara berbagai aktivitas (sekuensial atau simultan)?
- Berapa persentase penyelesaiannya?
Pembuatan Gantt Chart
Bagan ini dibuat dengan cara menggambar batang horizontal (horizontal bars ) untuk mewakili durasi waktu dari setiap aktivitas.
Dengan melihat bagan tersebut, setiap orang dapat dengan mudah memahami :
- Urutan kegiatan atau aktifitas didalamnya.
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan di setiap kegiatan.
- Dapat membandingkan durasi kegiatan yang direncanakan terhadap aktual pelaksanaan kegiatan tersebut.
Bagan ini dapat digambar secara manual dengan tangan atau bisa juga dengan menggunakan aplikasi spreadsheet seperti microsoft excel.
Ada juga beberapa perusahaan yang menggunakan software aplikasi yang lebih canggih yaitu software manajemen proyek (project management software).
Contohnya adalah penggunaan microsoft project di perusahaan besar untuk memantau proyek raksasa yang mereka lakukan.
Berikut adalah contoh penggunaan spreadsheet microsoft excel untuk membuat bagan Gantt :
Kolom paling kiri adalah daftar aktifitas apa saja yang akan dilakukan pada sebuah proyek, sedangkan baris paling atas menunjukkan durasi pelaksanaan setiap aktifitas tersebut.
Kolom warna kuning adalah sel dalam ms excel yang menunjukkan rencana dan warna hijau menunjukkan aktual pelaksanaan.
Contoh Gantt Chart
Berikut ini adalah contoh bagan Gantt yang menjabarkan detail aktivitas yang akan dilakukan dalam sebuah proyek.
Simbol berlian (diamond shapes) biasanya digunakan sebagai representasi milestone dari suatu proyek.
Sedangkan garis vertikal putus-putus digunakan untuk menunjukkan posisi terakhir saat kita elihat proyek atau tanggal hari saat memantau proyek.
Work Breakdown Structure (WBS)
Ada satu alat atau tool yang sering digunakan sebelum pembuatan Gantt Chart pada suatu proyek, tool ini bernama Work Breakdown Structure (WBS).
WBS adalah alat bantu bagi manajemen proyek yang menampilkan perincian pekerjaan yang akan dilakukan, yang disampaikan secara hierarkis.
Biasanya,WBS dibuat sebagai pendahuluan untuk perencanaan aktivitas yang lebih terperinci, sebagai persiapan pembuatan Gantt Chart.
Metode ini dapat menggambarkan keseluruhan lingkup proyek dan akan membantu dalam pembagian setiap proyek kedalam kategori pekerjaan yang lebih kecil sehingga lebih mudah untuk dikelola.
Penggunaan metode ini dapat membantu untuk :
- Mengurangi ruang lingkup dan kompleksitas proyek
- Memberikan visi terstruktur tentang apa yang akan disampaikan
- Memberikan dasar untuk pengembangan dan kontrol jadwal
- Menyediakan kerangka kerja untuk perencanaan sumber daya dan perkiraan biaya.
Penemu Gantt Chart
Penemu standar metode ini adalah Henry Laurence Gantt, yang hidup pada tahun 1861 hingga 1919.
Henry tinggal di Calvert Country, Amerika. Dia adalah seorang konsultan manajemen yang memiliki gelar akademis insinyur mekanik.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar Metode Gantt Charts.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Standar Metode SWOT Analysis
- Standar Metode Decision Balance Sheet
- Standar Metode Raid Log
- Standar Metode PDPC
- Metode SIPOC
- Fault Tree Analysis
Sumber referensi :