PPAP (Production Part Approval Process) adalah suatu metode yang digunakan sebagai standar untuk mengatur proses persetujuan penggunaan part-part Produksi (Production Part) dari pemasok (supplier)
Pengertian Standar Metode PPAP
Dasar
Suatu pabrikan otomotif tidak ada yang membuat sendiri seluruh bagian (part) untuk produk otomotif yang dibuatnya, sebagian part tersebut dibuat oleh perusahaan pemasok (suplier) lain.
Sebelum melakukan produksi massal untuk part otomotif tersebut, perusahaan suplier akan mengirimkan sampel part ke pabrikan otomotif untuk disetujui sehingga ketika produksi massal dapat menghasilkan produk yang sesuai.
Namun pada kenyataannya, banyak masalah di pabrikan otomotif saat melakukan produksi massal yang disebabkan oleh proses persetujuan terhadap Part-Part Produksi tidak dilakukan dengan baik.
Masalah juga timbul tidak hanya saat membuat part baru, namun juga ada ketika ada perubahan desain part lama.
Core Tools
Untuk itu, standar sistem mutu otomotif terkemuka yaitu IATF 16949:2016 memperkenalkan salah satu alat bantu (Core Tools) yang digunakan di dalamnya yaitu PPAP.
Production Part Approval Process (PPAP) atau Proses Persetujuan terhadap Part–part Produksi (Production Part) bisa dijadikan suatu solusi untuk masalah tersebut.
Secara umum, PPAP bertujuan untuk menjamin bahwa supplier telah memahami persyaratan pelanggan dan menjamin proses produksi akan mampu memenuhi persyaratan pelanggan pada saat penerapan produksi.
Penerapan PPAP ini juga merupakan salah satu tools didalam AIAG yaitu 5 Core Tools yang terdiri dari :
- APQP : advanced product quality planning
- PPAP : Production Part Approval Process
- FMEA : failure mode on effect analysis
- SPC : statistical process control
- MSA : measurement system analysis
Kelima alat bantu tersebut adalah suatu prasyarat bagi perusahaan di bidang otomotif untuk mendapatkan sertifikasi standar IATF 16949:2016.
Pabrikan Otomotif
Sebuah perusahaan yang menggunakan part-part produksi dari pihak ketiga atau supplier, tidak boleh secara sepihak atau semaunya sendiri menggunakan part tersebut dalam proses produksinya.
Semua penggunaan part yang memiliki andil dalam pembuatan suatu produk harus melalui persetujuan dari pelanggan (customer).
Persetujuan tersebut diwujudkan dalam standar internasional yang disebut dengan PPAP (Production Part Approval Process).
Pada umumnya, pabrikan otomotif menetapkan syarat bagi setiap pemasok atau suplier untuk membuat dokumen PPAP ini ketika membuat spesifikasi desain (design specification).
Contoh perusahaan pabrikan otomotif besar di dunia seperti :
- Astra Daihatsu Motor (ADM)
- Toyota Astra Motor (TAM)
- Volkswagen (VW)
- Daimler Chrysler – Mercedes Benz
- Hyundai Motor
Sedangkan pemasok atau supplier adalah pabrikan pembuat komponen atau part pendukungnya seperti pabrikan pembuat Ban (seperti : Bridgestone, Dunlop, Michelin, IRC), Spion, Kaca mobil, radiator, dan lainnya.
Pengertian Umum
Artikel ini akan membahas berbagai hal mengenai PPAP sebagai salah satu standar di dunia industri seperti perusahaan manufaktur.
Jadi di dalam pengertian yang lebih luas, PPAP adalah :
- Bagian penting dari proses pengembangan produk
- Alat bantu yang memungkinkan produsen untuk melakukan evaluasi komponen dan sub-sistem yang mereka terima dari pemasok
- Berfungsi untuk membangun kepercayaan dalam sistem manajemen pemasok (supplier management system).
- Suatu cara untuk melaporkan hasil dari proses pengujian, sehingga pihak yang berkepentingan mengetahui bahwa pemasok memiliki kemampuan untuk memenuhi produksi sesuai tingkat kualitas yang dibutuhkan oleh pelanggan.
- Mempermudah dalam menemukan teknik perbaikan yang akan digunakan pada saat ditemukan ketidaksesuaian bahan (material) selama proses produksi.
- Membantu pemasok untuk mendekati pencapaian tingkat kualitas terbaik menuju produk tanpa cacat (zero defect).
Tujuan Standar Metode PPAP
Metode PPAP ini digunakan dengan tujuan antara lain :
- Sebagai standar untuk memastikan bahwa pemasok komponen telah memahami kebutuhan part produksi (Production Part) yang diminta dari pelanggan (customer).
- Bukti bahwa Production Part yang dibuat tersebut sudah memenuhi persyaratan pelanggan.
- Dan juga sebagai bukti bahwa proses produksi telah secara konsisten mampu menghasilkan produk-produk yang sesuai (conforming products).
- PPAP adalah salah satu pemenuhan persyaratan bagi standar otomotif ISO/TS 16949 atau IATF 16949.
- PPAP bukan hanya terkait dokumen saja, namun juga sebagai alat bantu bagi pemasok untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah yang akan timbul dalam proses produksi, sekaligus membantu pemasok untuk secara formal memikirkan bagaimana mereka dapat menangani masalah yang mungkin timbul dalam proses produksi tersebut.
- Memastikan pemasok atau supplier memenuhi karakteristik komponen dan persyaratan dari pabrikan otomotif.
- Menyediakan bukti bahwa catatan customer engineering design dan persyaratan spec secara jelas dipenuhi dan dimengerti oleh supplier.
- Menunjukan proses produksi otomotif sesuai dengan pengukuran supplier dengan aktual produksi.
Tahapan Standar Metode PPAP
PPAP terdiri atas tahapan berikut :
1. Tahap perencanaan kualitas produksi
Dimulai dengan diagram alir Proses (Process Flow Diagram) yang menjelaskan setiap langkah dalam proses dari mulai sejak kedatangan bahan baku hingga pengiriman produk ke pelanggan.
Melakukan identifikasi pada setiap tahap dan langkah-langkah yang ada dalam diagram alir Proses secara berurutan, termasuk setiap prosedur atau instruksi kerja yang ada di setiap proses.
Dari Diagram Alir Proses tersebut dapat diketahui dimana saja potensi sumber kegagalan atau masalah atau resiko lain, metode yang bisa membantu di bagian ini adalah PFMEA.
PFMEA digunakan untuk melihat kemungkinan kesalahan dan seberapa parah dampak jika terjadi kesalahan, kemudian merencanakan apa saja yang dapat dilakukan untuk meminimalkan risiko-risiko tersebut.
Penggunaan Diagram Alir Proses dan PFMEA adalah sebagai suatu bentuk tindakan pengendalian, khususnya pada bagian-bagian didalam proses produksi atau production part.
2. Tahap Uji Sampel
Tahap berikutnya dari PPAP adalah melakukan pengujian pada sejumlah sampel dari production part dengan menggunakan prosedur yang terkait dengan PPAP.
Uji sampel ini dilakukan pada fasilitas produksi dan semua aspek yang terkait didalam rangkaian proses produksi tersebut.
Tahapan didalam Uji sampel ini terdiri dari :
Uji tata letak
Yaitu melakukan identifikasi dan pemeriksaan pada masing-masing karakteristik production part.
Disebut juga dengan istilah inspeksi tata letak dan umumnya disertai dengan gambar beranotasi (annotation drawing) yang mengidentifikasikan karakteristik production part yang diperiksa.
Studi potensi proses
Pengujian ini dilakukan di mana karakteristik utama pada sejumlah production part dipilih dan diperiksa.
Biasanya pengujian dilakukan terhadap karakteristik fungsi dari production part tersebut.
Persyaratan Dokumen PPAP
PPAP digunakan dalam rantai pasokan otomotif untuk membangun kepercayaan pada pemasok dan proses produksinya.
Lembar uji PPAP (checksheet) dapat digunakan sebagai panduan dalam melakukan pengukuran atau pengujian terhadap bagian-bagian yang diproduksi (production parts).
Pada prinsipnya, ada 19 hal yang harus dipenuhi oleh supplier dan pabrikan otomotif dalam menyediakan PPAP document sebagaimana berikut :
- Design Records, yang menjelaskan kerangka design terhadap proses produksi dan output process otomotif.
- Authorised Engineering Changes, adalah berbagai perubahan di dalam design engineering atau disebut sebagai ECN (Engineering Changes Notice).
- Engineering Approval, adalah persetujuan terhadap design engineering dengan komponennya.
- DFMEA (Design Failure Mode Effect Analysis), merupakan pengukuran risiko terhadap proses design, dokumen ini dimiliki oleh pabrikan otomotif, isi dokumen yang dibagikan ke pemasok hanya khusus yang terkait dengan dampak dan risiko di proses manufacturing.
- Process Flow Diagram, digunakan untuk menjawab bagaimana menggambarkan alur proses produksi otomotif dengan komponennya.
- PFMEA (Process Failure Mode Effect Analysis), adalah risiko terhadap proses produksi, prediksi dan antisipasi terhadap kesalahan proses.
- Control Plan, digunakan sebagai panduan untuk memenuhi standar kualitas disetiap tahapan terkecil didalam proses produksi.
- MSA (Measurement System Analysis), yaitu metode pengukuran dan kalibrasi terhadap instrument yang ada di produksi.
- Dimension Result, adalah daftar análisa dari gambar yang dapat menunjukan kesesuaian terhadap standar atau persyaratan yang diminta.
- Record Material dan Performance Test, adalah dokumen yang berisi hasil dari serangkaian aktivitas atau catatan pemenuhan karakteristik material dan kesesuaian hasil pemeriksaan.
- Initial Sample Inspection Report, adalah laporan hasil inspeksi sebelum prototype produksi dibuat.
- Initial Process Studies adalah suatu pendekatan statistik yang menunjukan bagaimana konsistensi pengukuran proses dan simulasi produksi terhadap pencapaian standar.
- Qualified Laboratory Documentation, adalah dokumen hasil pengukuran dari laboratorium seperti : A2LA, TS, NABL.
- Appearance Approval Report, yaitu dokumen aplikasi terhadap penampilan otomotif.
- Sample Production Parts, adalah data dari sampel komponen yang akan digunakan untuk proses produksi.
- Master Sample, adalah suatu sampel yang fungsinya untuk melatih personil terkait dalam memahami produk yang akan dibuat.
- Checking Aids, adalah daftar berupa checklist yang dapat berisi : komponen, tools, instrument kalibrasi.
- Customer-Specific Requirements, adalah dokumen persyaratan spesifik dari pelanggan (customer) yaitu pabrikan otomotif sebagai standar utama dan secara dokumentasi digunakan untuk melengkapi dokumen PPAP.
- PSW (Part Submission Warrant), adalah jaminan (warranty) bahwa produk berupa part tersebut sudah sesuai dengan standar yang diminta.
Jika hal-hal diatas sudah dipenuhi, kemudian pabrikan otomotif bersama dengan suppliernya harus berkomitmen untuk menjalankan proses produksi otomotif yang sesuai dengan persyaratan PPAP.
Lembaga Standar Metode Resmi PPAP
Sebenarnya masing-masing produsen otomotif persyaratan khusus masing-masing, namun AIAG juga telah mengembangkan standar PPAP umum sebagai bagian dari APQP.
Mengenai AIAG (Automotive Industry Action Group), dapat dibaca selengkapnya pada artikel berikut : Mengenal AIAG organisasi standardisasi dunia
Sedangkan mengenai APQP (Advanced Product Quality Planning), dapat dibaca selengkapnya pada artikel berikut : Standar APQP – Advanced Product Quality Planning
Sehingga mereka mendorong penggunaan terminologi umum dan formulir standar untuk mendokumentasikan status proyek.
Proses PPAP dirancang untuk menunjukkan bahwa pemasok telah mengembangkan desain dan proses produksinya untuk memenuhi persyaratan klien, meminimalkan risiko kegagalan dengan penggunaan APQP yang efektif.
Oleh karena itu, permintaan persetujuan bagian harus didukung dalam format resmi PPAP dan dengan hasil yang terdokumentasi bila diperlukan.
Tujuan dari Proses Persetujuan Bagian Produksi (PPAP) adalah untuk:
- Memastikan bahwa pemasok dapat memenuhi persyaratan produksi dan kualitas suku cadang yang dipasok ke pelanggan
- Memberikan bukti bahwa catatan desain teknik pelanggan dan persyaratan spesifikasi dipahami dengan jelas dan dipenuhi oleh pemasok
- Menunjukkan bahwa proses manufaktur yang ditetapkan memiliki potensi untuk menghasilkan suku cadang yang secara konsisten memenuhi semua persyaratan selama produksi aktual berjalan pada laju produksi yang dikutip dari proses pembuatan.
Persetujuan Standar Metode PPAP
PPAP adalah serangkaian dokumen yang dikumpulkan di satu lokasi tertentu baik berupa dokumen fisik atau elektronik.
PPAP memerlukan sertifikasi atau tanda tangan formal oleh pemasok dan persetujuan atau tanda tangan oleh pelanggan.
PSW
Formulir yang merangkum PPAP ini disebut PSW (Part Submission Warrant).
Tanda tangan di area sertifikasi pelanggan PSW menunjukkan bahwa pemasok telah melakukan review dan pelanggan menyetujuinya.
AIAG
Manual PPAP diterbitkan oleh AIAG yang menetapkan persyaratan umum untuk mendapatkan persetujuan PPAP.
Persyaratan khusus pelanggan tambahan dapat diberlakukan oleh klien tertentu (produsen kendaraan) dan dimasukkan dalam kontrak pembelian.
IATF
Rincian persyaratan ‘khusus pelanggan’ dapat ditemukan di situs web International Automotive Task Force (IATF) atau portal pemasok yang disediakan oleh produsen kendaraan.
Pemasok harus mendapatkan persetujuan PPAP dari produsen kendaraan setiap kali komponen baru atau yang dimodifikasi dimasukkan ke produksi, atau proses pembuatan diubah.
Untuk mendapatkan persetujuan, pemasok harus menyediakan suku cadang sampel dan bukti dokumenter yang menunjukkan bahwa:
- Persyaratan klien telah dipahami
- Produk yang disediakan memenuhi persyaratan tersebut
- Proses (termasuk sub pemasok) mampu menghasilkan produk yang sesuai
- Rencana pengendalian produksi dan sistem manajemen mutu akan mencegah produk yang tidak sesuai mencapai klien atau membahayakan keselamatan dan keandalan kendaraan jadi
ISIR
Istilah ISIR (initial sample inspection report) digunakan oleh perusahaan Jerman seperti VW dan BMW.
Bentuk ISIR distandarisasi oleh VDA (Verband der Automobilindustrie), suatu badan resmi standar dari industri otomotif Jerman, baik produsen mobil maupun pemasok komponen mobil.
Istilah tersebut juga digunakan oleh beberapa perusahaan lain seperti Hyundai dan Kia.
Padahal, ISIR ibarat Surat Perintah dan Laporan Pemeriksaan paket dokumen PPAP.
Paket dokumen PPAP mencakup beberapa dokumen lain seperti PFMEA, rencana kontrol, gambar, MSA, data kemampuan dan lainnya.
Selain dokumen ISIR, dokumen lain seperti PPAP biasanya dibutuhkan oleh Volkswagen dan Hyundai untuk merilis produk dan proses.
PPAP seperti ISIR yang lebih lama dan lebih banyak lagi, kecuali pelanggan memiliki persyaratan khusus untuk menggunakan ISIR mereka dalam sistem mereka.
ISIR adalah ringkasan dari sampel awal yang disajikan pada keadaan apa pun, PSW didukung dan divalidasi oleh ISIR.
PPAP adalah konfirmasi bahwa produk memenuhi persyaratan pelanggan untuk produksi seri tertentu.
PPAP akan dianggap ditandatangani ketika PSW lengkap disetujui oleh pelanggan dan ditambahkan ke folder PPAP.
PSW akan selalu didukung dengan ISIR, tetapi PPAP hanya disetujui jika PSW lengkap didukung dengan ISIR.
Pada dasarnya PSW dan ISIR adalah bagian dari PPAP atau VDA namun dapat juga berada di luar PPAP dalam kasus-kasus tertentu.
Tingkat Persyaratan PPAP
Persyaratan dapat dibedakan berdasarkan level sebagai berikut:
- Level 1 – Part Submission Warrant (PSW) hanya diserahkan kepada pelanggan.
- Level 2 – PSW dengan sampel produk dan data pendukung terbatas.
- Level 3 – PSW dengan sample produk dan data pendukung yang lengkap.
- Level 4 – PSW dan persyaratan lain yang ditentukan oleh pelanggan.
- Level 5 – PSW dengan sampel produk dan data pendukung lengkap tersedia untuk ditinjau di lokasi manufaktur pemasok. Dokumentasi lengkap
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar PPAP (Production Part Approval Process).
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :