Standar Profesi Bagian Logistik

Profesi Bagian Logistik adalah suatu pekerjaan pendukung proses dengan kegiatan : manajemen pergudangan, distribusi barang, pengangkutan barang, pengelolaan pesanan.

Pengertian

Pada umumnya, bagian logistik selalu dikaitkan dengan masalah pergudangan. Namun sebenarnya ternyata logistik tidak hanya urusan gudang saja.

Bagian logistik juga bertugas untuk urusan penyaluran atau distribusi barang yang berisi aktivitas pengangkutan dan penyimpanan.

Bagian operasional logistik juga berperan dalam penghitungan biaya yang dikeluarkan, seperti bagaimana pengeluaran biaya yang rendah namun dengan pelayanan yang maksimal.

Peralatan, konsumsi maupun transportasi juga merupakan bagian dari logistik.

Sedangkan menurut bahasa, logistic berasal dari bahasa perancis yaitu “Loger”, yang artinya untuk menginapkan atau menyediakan.

Oleh karena itu, logistik berkaitan dengan proses pengolahan barang yang strategis atau penting terkait pemindahan, penyimpanan, pengadaan dan pemeliharaan barang atau peralatan.

Kegunaan logistik sangat penting dalam operasional suatu organisasi, perusahaan, atau bahkan bisnis.

Kini, hampir semua kegiatan yang teorganisir dengan rapi pasti membutuhkan kegiatan logistik.

Bentuk ketersediaan barang pada jumlah dan waktu yang tepat merupakan hasil dari kegiatan logistik.

Proses dari logistik harus didesain sedemikan rupa agar prosesnya lancar sesuai tujuan yang direncanakan, salah satu desain sistem logistik adalah SCM.

SCM

Secara luas, bagian operasional logistik merupakan salah satu  bagian dari proses manajemen rantai suplai (supply chain management : SCM).

SCM memiliki fungsi penting dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian efektifitas dan efisiensi penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi untuk memenuhi keperluan konsumen.

Didalam konsep supply chain management (SCM), terdapat kegiatan utama berikut :

  • Manajemen pergudangan (warehouse management)
  • Distribusi barang (distribution)
  • Pengangkutan barang (freight transportation)
  • Pengelolaan pesanan (sales order processing)

Penerapan kegiatan manajemen logistik yang baik secara terus menerus, akan memberi dampak pada manfaat atau keuntungan yang besar bagi perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab

Bagian logistik memiliki berbagai Tugas dan Tanggung Jawab, secara umum yaitu:

  • Menentukan sistem manajemen logistic (logistics management) yang dipakai perusahaan.
  • Menentukan jenis transportasi yang akan dipakai untuk proses pengiriman.
  • Membuat rancangan organisasi logistik.
  • Menentukan lokasi pergudangan sesuai dengan lokasi terbaik.
  • Menentukan kegiatan operasional gudang.

Pengetahuan dan Keahlian

Apa saja yang perlu diketahui dan kemampuan apa saja yang perlu dimiliki oleh personil bagian logistic? Berikut diantaranya :

  • Pengetahuan manajemen logistik
  • Pengetahuan manajemen retail
  • Pengetahuan manajemen pemasaran
  • Komunikasi organisasi
  • Hubungan internasional
  • Penguasaan bahasa asing

Standar Profesi di bagian Logistik

Bagian logistik pada setiap perusahaan umumnya memiliki berbagai posisi kerja didalam suatu -perusahaan, hal ini membuka peluang kerja bagi profesi-profesi terkait.

Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa profesi di bidang logistik tersebut.

Admin Logistik (Logistic Administrative)

Pengertian admin logistik

Adalah seseorang atau sekelompok orang (tim) yang bertanggung jawab dalam melakukan proses pengolahan dan pencatatan yang bersifat administratif terhadap barang strategis terkait proses logistik.

Proses logistik yang dimaksud mencakup proses : pemindahan, penyimpanan, pengadaan dan pemeliharaan barang atau peralatan.

Fungsi Administrasi Logistik

Administrasi logistik merupakan bentuk tata usaha atau urusan pencatatan yang menekankan pada segala proses pengelolaan barang.

Proses tersebut dimulai dari pemindahan, penyimpanan, pengadaan dan pemeliharaan bahkan sampai dengan pada penghapusan barang-barang agar tercapai tujuan bersama secara lebih efektif dan efisien.

Adapun fungsi dari administrasi logistik, yaitu segala proses yang bersifat administratif pada :

  • Pengadaan logistik
  • Penyimpanan
  • Distribusi
  • Penggunaan
  • Penghapusan

Tanggung jawab Admin logistik :

  • Pengambilan data penerimaan barang (GRN) ke dalam Sistem ERP
  • Melakukan tugas administratif (termasuk pendistribusian dokumen atau collection atau filing).
  • Kompilasi laporan ketidaksesuaian dan ekspirmasikan penutupan dari perbedaan produk.
  • Memperbarui dan meng-kompilasi laporan bulanan terkait logistik.
  • Memelihara dan memperbarui catatan persediaan persediaan dan lokasi barang.
  • Membantu menjawab panggilan masuk dan pengambilan pesan.
  • Tugas logistik terkait lainnya, yang ditugaskan.

Tugas Admin Logistik

Secara umum berikut adalah tugas-tugas nya yaitu :

  • Lakukan proses untuk mengirimkan tagihan kode dan cek permintaan.
  • Log data yang berkaitan dengan administrasi logistik ke dalam sistem pengiriman.
  • Menyiapkan dokumentasi pengiriman dan mengembangkan hubungan yang baik dengan agen pengiriman (transportasi/ pengangkutan).
  • Terlibat secara umum dalam pengadaan, pemrosesan pesanan.
  • Berinteraksi dengan pelanggan sehubungan dengan jadwal bagian dan pengiriman yang mempertahankan basis data klien.
  • Mempertahankan faktur database kinerja vendor.
  • Menyiapkan catatan pengiriman untuk agen di lapangan untuk memastikan pengiriman dan korespondensi yang tepat waktu.
  • Berinteraksi dengan pemasok eksternal yang terkait dengan pengiriman sampel untuk rekan departemen organisasi saat cuti atau tidak hadir.
  • Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan departemen teknik untuk pergerakan barang atau barang perbaikan.
  • Berinteraksi dengan pemasok eksternal dan internal sehubungan dengan penyampaian catatan umum bersamaan dengan tugas kantor.
  • Berpartisipasi dalam administrasi catatan penjualan internal dan prosedur.
  • Menerima pengiriman dan memastikan kualitas dan kuantitas
  • Melacak dan memperlancar proses pembelian
  • Membuat dan memelihara kontak dengan vendor dan pelanggan untuk memastikan pengiriman barang secara tepat waktu
  • Berinteraksi dengan penyedia layanan logistik pihak ketiga
  • Mengaudit biaya dan dokumentasi audit
  • Memastikan keakuratan semua persediaan
  • Menjaga komunikasi dengan staf gudang untuk memastikan tatanan kerja yang benar
  • Meninjau ulang tagihan, faktur dan pesanan pembelian
  • Pastikan semua pembayaran diproses tepat waktu
  • Membantu pelanggan dengan menanggapi pertanyaan
  • Memperbarui informasi pengiriman dalam database
  • Atur file secara manual dan elektronik
  • Memantau dan fasilitasi perintah perbaikan
  • Mengkoordinasikan pengiriman untuk item yang diperbaiki atau dikembalikan
  • Memastikan gudang memiliki ruang yang cukup untuk pengiriman masuk
  • Memastikan semua item diberi nomor dan tag dengan benar
  • Bertanggung jawab dalam pembuangan barang yang tidak berguna atau rusak
  • Melakukan prosedur keselamatan untuk kendaraan transportast atau pengangkutan pengiriman
  • Melakukan Rekonsiliasi penerimaan pengiriman

Persyaratan atau Pengalaman yang dibutuhkan admin logistik :

  • Berpengalaman dalam tugas administrasi dan pemasukan data (data entry).
  • Mampu mengoperasikan komputer (MS Office dan MS Outlook).
  • Kemampuan komunikasi yang baik.
  • Mampu bekerja mandiri atau secara tim.
  • Mampu bekerja di bawah tekanan.
  • Menjaga sikap (attitude) yang baik.

Staf Logistik

Staf yang mengatur satu bagian tugas dalam divisi operasional dan logistik, misalnya staf yang hanya mengurus perihal penyimpanan barang.

Supervisor Logistik

mengatur kerja staf dan melakukan cek kelengkapan tiap pekerjaan staf operasional dan logistik.

Manajer Logistik

Pengertian

Seseorang yang berperang dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan logistik adalah seorang manajer logistik yang mengatur proses logistik.

Menurut ahli bernama Parker, manajemen merupakan seni dalam melaksanakan pekerjaan melalui banyak orang.

Jadi seorang Manajer Logistik memiliki tugas utama sebagai pengatur semua orang yang bekerja di dalam tim logistik, atau pihak lain yang terlibat dengan tim tersebut.

Tugas Manajer Logistik adalah :

Melakukan manajemen logistik di seluruh proses logistik, yaitu : penyimpanan dan pengiriman material, bahan-bahan atau suku cadang, barang jadi atau produk akhir didalam proses operasional perusahaan.

Tanggung jawab manajer logistik :

Mengelola dan merencanakan sistem operasi logistik untuk perusahaan agar mampu mencapai tujuan dan memberi manfaat maksimal bagi perusahaan dengan biaya operasi seminimal mungkin.

Karakteristik utama dari logistik adalah sangat berhubungan erat dengan proses pemindahan atau penyimpanan barang atau material di tempat yang strategis.

Logistik sistem terpadu

Kemudian dalam distribusi fisik dari suatu barang atau integrasi pemindahan, dan juga manajemen operasi material, manajer logistik harus bisa melakukan manajemen logistik secara terpadu.

Ada beberapa alasan mengapa harus melakukan manajemen logistik secara terpadu yaitu :

  • Adanya ketergantungan besar antara distribusi barang secara fisik dan juga operasi dari manajemen aliran barang untuk kemanfaatan organisasi.
  • Konsep manajemen material dan distribusi fisik yang kurang tepat dapat menyebabkan gangguan selama proses distribusi.

Untuk mengintegrasikan aktivitas dari distribusi fisik dan juga manajemen dari material, pengawasan merupakan hal yang penting dan harus dilakukan oleh manajer logistik.

Pada dasarnya, logistik berkaitan erat dengan manajemen penyimpanan dan pemindahan material, barang, dan produk jadi dari organisasi seperti misalnya perusahaan produksi (manufaktur).

Logistik merupakan komponen penting dari perusahaan produksi yang secara umum terdiri dari proses berikut :

  • Pengiriman bahan mentah atau material
  • Penyimpanan bahan atau produk jadi
  • Pengiriman barang ke tempat penjualan atau ke konsumen langsung

Seorang manajer logistik memegang peranan penting dari seluruh proses tersebut diatas.

Walaupun ada juga beberapa jenis proses logistik dengan bentuk dan fungsi lain, namun secara umum manajemen logistik adalah pengiriman dan penyimpanan barang, material atau produk jadi.

Warehouse Worker

Tugasnya antara lain adalah :

  • Menyiapkan barang di gudang
  • Proses pembongkaran (unloading) barang
  • Proses bagging
  • Muat (Loading) barang
  • Koordinasi dengan koordinator dan bagian kualitas jika menemukan paket barang yang bermasalah

Kurir dan Driver

Pada umumnya, Kurir adalah sebutan untuk pengirim barang dengan kendaraan roda 2 (motor).

Sedangkan Driver merupakan sebutan untuk yang menggunakan kendaraan roda 4 (mobil pickup, box, truck).

Tugasnya antara lain adalah :

  • Mengambil paket dan mengirimkan paket barang ke customer
  • Memastikan customer menerima pesanan tepat waktu
  • Melakukan pengecekan dan pencocokan data dengan dokumen yang disediakan terhadap paket yang diambil
  • Mematuhi SOP sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan

Picker atau Packer

Seorang picker bertugas dengan hal-hal yang terkait proses picking (pengambilan) dan packing (pengemasan), seperti :

  • Pengambilan (picking) dan pengemasan (packing) produk sesuai dengan pesanan
  • Memastikan setiap pengambilan produk dengan FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out)
  • Pengemasan produk dilakukan dalam keadaan rapih, baik serta aman untuk dikirim ke tujuan
  • Menyelesaikan setiap Pengambilan (picking) dan pengemasan (packing) produk sesuai dengan pesanan

Helper

Bagian ini mirip dengan profesi cleaning service, jadi seorang Helper Logistik bertugas untuk :

  • Melakukan pembersihan pada area Logistik.
  • Memeriksa kondisi racking dan shelving di Logistik.
  • Membantu atau support staf Logistik
  • Membantu pesiapan Logistik

Quality Control

QC atau Quality Control merupakan bagian kualitas bagi logistik, yang bertugas untuk melakukan pengecekan barang masuk dan keluar logistik menurut :

  • Aturan standar atau spesifikasi barang atau ketentuan pelanggan
  • Kondisi fisik barang
  • Waktu expired barang

Serta bertugas membuat laporan atas seluruh pengecekan barang masuk dan keluar, menginformasikan nya, serta melakukan perawatan pada mesin atau bantu kualitas yang digunakan secara periodik.

Operator Forklift

Logistik di perusahaan umumnya memiliki mesin Forklift yang berfungsi untuk membantu memindahkan barang-barang di logistik.

Pengemudi mesin Forklift tersebut disebut dengan Operator Forklift, yang memiliki tugas untuk :

  • Membawa hasil Produksi menggunakan pallet (kayu atau plastik) kedalam gudang untuk dimasukkan dan disusun kedalam Racking.
  • Menaikkan dan menurunkan produk dari racking gudang.
  • Mengirim Pallet sesuai standar.
  • Membuat laporan harian pada buku operator forklift.
  • Menjaga dan Merawat forklift.

Demikian artikel dari standarku.com mengenai …
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

Sumber referensi :

3 thoughts on “Standar Profesi Bagian Logistik”

  1. Howdy I am so happy I found your webpage, I actually found you by chance, though I used to be hunting on Digg for something else, Irrespective I’m below now and would the same as to state many thanks a whole lot for your great write-up in addition to a all spherical interesting blog site (I also love the concept/structure), I don’t have time to go through it all at this time but I have e book-marked it and likewise additional within your RSS feeds, so when I have enough time I are going to be again to go through a whole lot far more, Make sure you do sustain the exceptional job

    Reply

Leave a Comment