Standar Profesi HR Personalia di Perusahaan

Anda pasti sering mendengar atau membaca mengenai profesi seorang HR Personalia di sebuah Perusahaan, nah apakah itu?

Akan kita bahas apakah standar untuk profesi tersebut, yang mana hal ini sering menjadi pertanyaan rekan-rekan pekerja yang baru mulai bergabung untuk bekerja di perusahaan atau fresh graduate.

Bagan berikut akan memberikan gambaran visual sederhana mengenai dimana posisi seorang HR Personalia di perusahaan dan merupakan ringkasan sebelum anda membaca seluruh artikel lengkap dibawah.

Mengenal dan Memahami Profesi Personalia

Mengenal dan Memahami Profesi Personalia

 

Pengertian HR Personalia di Perusahaan

Personalia adalah suatu bagian kerja di perusahaan yang tergabung didalam bagian Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resource (HR) yang tugas utamanya untuk urusan administratif dari seluruh pekerja.

 

Tugas dari Profesi HR Personalia di Perusahaan

Secara umum, personalia memiliki tugas dan tanggung jawab untuk :

  • Mengelola Basis data atau database karyawan, seperti data identitas karyawan (nama, alamat, jenis kelamin, foto), tempat tinggal, dan anggota keluarga.
  • Urusan Payroll atau pembayaran gaji bulanan karyawan dan pembayaran benefit lain, seperti : mengelola list gaji karyawan, tunjangan transportasi dan bonus. Pada beberapa perusahaan terdapat bagian khusus Payroll, yang juga bernaung dibawah bagian HR.
  • Mengatur pinjaman karyawan, perusahaan ada yang memberikan pinjaman lunak untuk karyawan baik dari keuangan perusahaan sendiri ataupun hasil kerjasama dengan bank tertentu.
  • Mengurusi absensi dan kedisiplinan jam kerja karyawan, seperti : ketertiban jam masuk atau kepulangan. Jika anda sering terlambat masuk kerja maka bagian personalia akan memanggil anda.
  • Melakukan pencatatan cuti tahunan karyawan. Kisaran rata-rata perusahaan memberikan cuti sebanyak 12 hari per tahun untuk karyawannya, beberapa perusahaan otomotif memberikan tambahan cuti untuk pekerja yang sudah melampaui beberapa tahun kerja.
  • Administrasi dokumen, dilakukan berdasarkan panduan dari Sistem Manajemen Kualitas yang diadopsi perusahaan seperti : ISO 9001, ISO TS atau IATF.

 

Level Kerja dan Karir profesi HR Personalia di Perusahaan

Berdasarkan tingkat pekerjaan atau grade, ada beberapa tingkatan kerja seorang personalia. Dimulai dari level terbawah yaitu Staff Personalia, kemudian level Supervisor, Asisten Manager hingga Manager Personalia.

Karir seorang personalia bisa dimulai dari posisi Staff atau Supervisor, ada juga perusahaan yang langsung memberikan posisi Manager karena kandidat berasal dari background pendidikan seorang master atau magister ilmu terkait HR.

Walaupun di beberapa perusahaan ada profesi Direktur Personalia, namun sebenarnya jenis pekerjaan dan lingkup tanggung jawab mirip dengan level Manager.

Umumnya posisi Direktur lebih banyak di posisi yang lebih luas yaitu Direktur HR, yang membawahi para manager bagian HRD, Personalia, Rekrutmen, Learning & Development dan profesi sejenis terkait HR lainnya.

Berikut ini penjelasan untuk beberapa level di lingkup personalia :

  • Staff : umumnya lebih banyak melakukan pekerjaan rutin seperti menginput data administratif seperti administrasi karyawan, payrol, benefit.
  • Supervisor : setingkat lebih tinggi levelnya, bertugas untuk mengkoordinir dan melakukan improvement kerja Staff.
  • Asisten Manager : bertugas membantu kerja seorang Manager.
  • Manager : bertugas memimpin seluruh anggota tim Personalia, melaporkan kinerja ke Pimpinan HR.

 

Kualifikasi seorang HR personalia di Perusahaan

Apa kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi seorang personalia?

  • Staff Personalia biasanya diminta dari latar belakang pendidikan S1 jurusan : Psikologi, manajemen atau teknik industri
  • Manager personalia umumnya diambil dari seorang yang berpengalaman lebih dari 10 tahun atau tergantung standar perusahaan yang merekrut. Pendidikan dalam beberapa kasus bisa menutupi kekurangan pengalaman, yaitu dari magister sumber daya manusia atau magister management.
  • Seorang personalia bisa juga dari pengalaman mengelola Serikat Pekerja, karena sudah terbiasa berhubungan dan menghadapi permasalahan pekerja di perusahaan.

 

Perbedaan HR personalia dengan profesi HR yang lain

Perbedaan profesi HR personalia dibandingkan dengan posisi lain seperti HR Development dan HR Human Capital adalah sebagaimana penjelasan berikut :

  • Personalia memiliki ciri khas pekerjaan administratif dan reaktif, serta hanya menjalankan pekerjaan rutinitas dan manual.
  • Development  lebih melakukan proses development dan aktif, sedangkan administratif hanya sebagai support dan lebih pasif.
  • Human Capital adalah HR sebagai strategic partner dan administratif, sudah di kelola dengan bagian khusus atau dikomputerisasi yang berbasis online.

 

Referensi :

forum hrd

 

Artikel lain :

Mengenal Perusahaan Manufaktur

Tags:

1 thought on “Standar Profesi HR Personalia di Perusahaan”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *