Mengenal Planner PPC PPIC
Ada suatu bagian didalam perusahaan manufaktur yang berfungsi sebagai perencana dan pengawas jalannya produksi, bagian ini disebut dengan PPC atau PPIC.
Pengertian PPC
PPC adalah suatu bagian didalam proses perusahaan manufaktur yang bertanggung jawab dalam pengendalian dan perencanaan produksi.
Istilah tersebut sesuai dengan kepanjangan dari PPC yaitu “Production Planning and Control”, yang berarti : pengendalian dan perencanaan produksi.
Pengertian PPIC
PPIC adalah bagian didalam proses perusahaan manufaktur yang bertanggung jawab dalam perencanaan produksi dan pengendalian inventory.
Kepanjangan PPIC adalah “Production Planning and Inventory Control”, yang berarti : perencanaan produksi dan pengendalian inventory.
Jadi, perbedaan dari PPC dan PPIC adalah pada bagian Inventory Control.
Pengertian Inventory
Berdasarkan bahasa Inventory adalah barang persediaan.
Inventory adalah aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku atau raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual.
Umumnya perusahaan memiliki gudang untuk penyimpanan inventory, sehingga dibutuhkan manajemen inventory untuk mengatur pergudangan perusahaan.
Gudang tersebut berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang sebelum digunakan didalam proses produksi, fungsi penyimpanan ini sering disebut sebagai ruang persediaan atau gudang bahan baku atau istilah lainnya.
Tujuan Planner PPC PPIC
Tujuan dari adanya bagian PPC maupun PPIC adalah untuk tercapainya operasional produksi manufaktur yang efektif dan efisien.
Fungsi pokok dari bagian PPC atau PPIC adalah menerima order dari bagian penjualan (sales atau marketing), kemudian memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati.
Jadi, fungsi PPIC berkaitan erat dengan bagian lain di perusahaan yaitu :
- Marketing atau sales : bagian yang berhubungan langsung dengan customer dan yang memberi perintah banyaknya produksi barang kepada PPC.
- Purchasing : bagian yang berhubungan langsung dengan vendor material yang diperlukan untuk input produksi
- Produksi : bagian yang mengolah bahan baku dan material menjadi barang jadi atau finished goods
- Engineering : bagian yang mengelola fasilitas pendukung produksi
- Kualitas : bagian yang mengatur dan memeriksa kualitas produk agar sesuai dengan permintaan customer dan memenuhi persyaratan standar produksi manufaktur.
Tugas bagian Planner PPC PPIC
Penjadwalan produksi (Production Planning)
Membuat jadwal produksi sesuai dengan kebutuhan order dari customer berdasarkan informasi marketing atau sales dan kemampuan produksi perusahaan atau production capability.
Pengiriman barang dari setiap proses ke proses berikutnya, hingga akhir proses yaitu barang jadi atau finish product, berkoordinasi dengan bagian produksi dan warehouse atau gudang.
Manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management)
Mengatur mengenai pasokan raw material yang dibutuhkan oleh produksi, berkoordinasi dengan bagian procurement atau purchasing.
Manajemen Fasilitas (Facility Management)
Mengontrol kesiapan mesin produksi dan peralatan kerja yang bisa digunakan, berkoordinasi dengan bagian Engineering dan produksi.
Pengendalian Produksi (Production Control)
Memastikan bahwa tim produksi dapat mencapai target produksi yang dibutuhkan, dengan memenuhi batas waktu pencapaian produksi dan deadline pengiriman barang ke customer.
Menjaga pemanfaatan sumber daya atau man power produksi secara optimal, memastikannya di seluruh line produksi perusahaan.
Menjaga stok barang tidak berlebih, dikenal dengan istilah Work In Process (WIP). Sekaligus tidak boleh kurang untuk kebutuhan pengiriman ke customer.
Pengendalian Persediaan Barang (Inventory Control)
Menjaga persediaan barang atau Inventory dan persediaan stok produk, berkoordinasi dengan bagian warehouse finished goods atau gudang barang jadi.
Mendukung Pengendalian Kualitas Produk
Ikut menjaga Manajemen Mutu Produk melalui koordinasi dengan bagian Kualitas seperti : QA (Quality Assurance) atau QC (Quality Control).
Menjaga Aset Perusahaan
Secara berkala, PPC mengadakan Stock Opname seluruh aset produksi yang meliputi : material, barang WIP dan barang jadi.
Manfaat PPC atau PPIC
- Pemanfaatan sumber daya perusahaan yang efektif.
- Mencapai tujuan produksi yang berhubungan dengan kualitas, kuantitas, ketepatan waktu pengiriman dan biaya.
- Menjaga aliran produksi tidak terputus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan baik dari segi kualitas dan jadwal pengiriman yang sesuai.
Aktifitas Planner PPC PPIC
Perencanaan Produksi (Production Planning)
Perencanaan Produksi merupakan salah satu bagian dari aktifitas PPC atau PPIC, yang berhubungan dengan konsep dasar tentang :
- Apa yang harus diproduksi
- Kapan harus diproduksi
- Berapa banyak yang harus diproduksi
- Sumber daya apa saja yang harus dipergunakan untuk melakukan produksi.
Perencanaan Produksi adalah kegiatan yang dilakukan sebelum produksi dijalankan (pra-produksi), yaitu kegiatan untuk menentukan persyaratan manufaktur seperti :
- Tenaga kerja
- Material
- Mesin
- Proses manufaktur
Perencanaan produksi adalah kegiatan untuk menentukan dan mengatur semua fasilitas yang diperlukan untuk membuat produk.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara memperkirakan permintaan dan kemudian menetapkan jadwal dan semua kebutuhan produksi agar dapat memenuhi target yang ditentukan.
Tujuan perencanaan produksi
Jadi, tujuan dari Perencanaan Produksi adalah :
- Memastikan kuantitas dan kualitas yang sesuai dari bahan baku dan peralatan pendukungnya tersedia selama masa produksi.
- Pemanfaatan kapasitas sesuai dengan perkiraan permintaan (demand forecast).
Manfaat perencanaan produksi
Perencanaan Produksi yang baik dapat memastikan proses produksi berjalan lancar sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi seperti :
- Organisasi atau perusahaan dapat mengirimkan produk secara teratur dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
- Pemasok mendapatkan informasi lebih awal tentang kebutuhan bahan baku dan bahan penolong sehingga mengurangi investasi dalam persediaan.
- Dapat meningkatkan efisiensi dalam produksi sehingga mengurangi biaya produksi secara keseluruhan.
Strategi Perencanaan Produksi dibagi 2 yaitu :
- Perencanaan Produk yang akan dihasilkan (Product Planning)
- Perencanaan Proses Produksi (Process Planning)
Perencanaan Produksi dilakukan berdasarkan tiga tingkat waktu yang berbeda yaitu :
- Perencanaan Jangka Panjang yang berhubungan dengan perencanaan fasilitas produksi, investasi modal, perencanaan lokasi dan lain sebagainya.
- Perencanaan Produksi Jangka Menengah berkaitan dengan peramalan permintaan dan perencanaan kapasitas produksi.
- Perencanaan Produksi Jangka Pendek adalah perencanaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional sehari-hari.
Pengawasan Produksi (Production Control)
Pengawasan atau Pengendalian Produksi adalah kegiatan untuk memastikan semua sumber daya yang direncanakan digunakan sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan, produksi berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan.
Hambatan Pengawasan Produksi
Beberapa hal yang menyebabkan terjadi penyimpangan pada perencanaan produksi :
- Bahan baku tidak tersedia, umumnya karena produktivitas atau kualitas barang dari pemasok kurang.
- Terjadi kerusakan mesin, peralatan kerja atau fasilitas produksi lainnya.
- Adanya perubahan permintaan, seperti : pembatalan atau penambahan pesanan, perubahan waktu pengiriman.
- Kurang man power, seperti : pekerja tidak hadir atau sakit.
- Kesalahan koordinasi atau komunikasi antar bagian didalam perusahaan atau dengan pihak luar seperti pemasok atau pelanggan.
Manfaat Pengawasan Produksi
- Meminimalisir atau mengurangi terjadinya penyimpangan dari perencanaan.
- Memastikan kelancaran semua aliran proses produksi.
- Memperoleh penghematan biaya produksi sehingga dapat meningkatkan laba perusahan.
- Mengendalikan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
- Mempertahankan standar kualitas produksi.
Cara melakukan pengawasan produksi di setiap organisasi atau perusahan adalah tidak sama, namun bergantung pada berbagai hal seperti :
- Sifat Produksi, apakah berorientasi ke pekerjaan atau berorientasi ke layanan.
- Sifat Operasi
- Ukuran Operasi
Pengendalian inventory (barang persediaan)
Salah satu fungsi PPC adalah sebagai manajemen Inventory, inventory atau barang persediaan adalah aset perusahaan yang berupa :
- Persediaan bahan baku atau raw material
- Barang-barang yang sedang dalam proses produksi
- Barang-barang yang dimiliki untuk dijual
Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.
Pergudangan adalah bagian dari rantai pasokan atau supply chain yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang yang belum digunakan didalam proses produksi.
Hubungan antara Planner PPC PPIC dengan bagian Gudang
PPC atau PPIC bertanggung jawab untuk memonitoring persediaan, seperti :
- Safety Stock
- Mengeluarkan Bill of Material
- akurasi data inventory
- efektivitas sistem informasi.
Sedangkan, bagian Gudang (WareHouse) bertanggung jawab pada :
- Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing
- Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer
- Mengoperasikan Sistem informasi
Tantangan bagi Planner PPC PPIC
Seiring perkembangan zaman, cusomer saat ini banyak yang menuntut produsen untuk berimprovisasi dan melakukan perbaikan prosesnya.
Misalnya adalah untuk menekan biaya penyimpanan material, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item product yang banyak dan pemesanan dalam quantity kecil.
Hal ini sangat mempengaruhi model sistem planning yang diterapkan oleh PPC atau PPIC di perusahaan tersebut.
Software Planner PPC PPIC
Pada era milenial ini, sebagian perusahaan sudah menerapkan Sistem Informasi dalam aktivitas production planning.
Efek penggunaannya sangat besar, karena tanpa bantuan software maka aktivitas planning tidak akan optimal.
Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, akan tetapi terkait dengan manajemen inventory.
Dalam scope inventory, planning harus memiliki jaringan dengan sistem purchasing dan warehouse secara real time dan up date.
Sedangkan scope perencanaan, dikoneksikan juga dengan sistem pengawasan proses produksi yang terkait dengan Kualitas, RND maupun engineering.
Software ini akan melingkupi setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan :
- Penjadwalan ulang (reschedulling)
- Pembuatan ulang (Remake)
- Permintaan tambahan material
Untuk planning zaman dahulu atau di scope perusahaan kecil dan hanya memiliki proses yang sederhana biasanya hanya menggunakan bantuan software microsoft excel.
Namun untuk perusahaan skala menengah atau besar maka diperlukan software tangguh seperti : Oracle, SAP, ABAP dan yang sejenis lainnya.
Karena ms excel hanya bisa mengerjakan perencanaan secara terpisah masing-masing bagian dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update, sedangkan perusahaan yang kompleks membutuhkan sistem yang real time.
Penerapan Software di Proses Produksi
Registrasi Item dan Material Baru
Setiap produk dan material yang ada di perusahaan diberikan kode yang spesifik yang disebut item code, untuk material biasanya dibagi menjadi 2 jenis :
- Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk
- Supporting material, yaitu material pembantu yang digunakan untuk melengkapi unit Final product. Seperti contoh : plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label dan lainnya.
Kode tersebut biasanya berupa urutan numerik atau angka, untuk input data biasanya menggunakan scanner barcode.
Penggunaan barcode bermanfaat untuk : mempercepat waktu input dan untuk menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error yang sangat rendah.
Item-item baru biasanya diperoleh dari bagian R&D, produk baru tersebut harus diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per unit produk, disebut dengan istilah MRP (Material Requirement Planning).
Pengelolaan Inventory atau barang persediaan
Jenis-jenis Barang persediaan terdiri dari :
- Material dan Supporting Material
- Work In Process (WIP)
- Final Product.
Work In Process ( WIP )
Pada kondisi ideal, tahapan process dari satu proses ke proses berikutnya didalam produksi berlangsung secara kontinyu.
Namun karena banyak permasalahan di proses seperti cacat produksi atau masalah fasilitas produksi, maka proses berjalan dengan kurang lancar sehingga menyebabkan produk yang dihasilkan di proses sebelumnya lebih banyak dibandingkan yang dibutuhkan oleh proses berikutnya.
Karenanya ada penumpukan di beberapa sub proses, inilah yang disebut dengan WIP. Bagian PPIC adalah yang bertanggung jawab dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini.
Dengan adanya software yang sesuai maka dapat menjamin pengendalian WIP, sehingga PPC akan dapat memantau perkembangan produksi di semua tahapan proses dengan detil.
Informasi stock material (database)
Dengan melihat sistem software, PPIC dapat memperkirakan seberapa supply material yang diperlukan dengan tepat.
Persyaratan Skill atau Kemampuan untuk menjadi Planner PPC PPIC
Mempunyai Pengetahuan mengenai Bisnis Proses Perusahaan
Ruang lingkup pekerjaan yang berkaitan dengan banyak bagian membuat seorang Planner harus mengetahui bisnis proses pada suatu perusahaan, sehingga harus memiliki pola pikir yang menyeluruh dan sudut pandang yang luas.
Problem Solver
Dalam prakteknya seorang planner harus bisa memprediksi dampak yang akan terjadi jika ada suatu permasalahan atau kasus dan dapat mencari solusi terhadap permasalahan tersebut.
Kemampuan Analisa Forecast
Kinerja planner diuji dalam merencanakan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat dalam suatu periode, dengan memperhitungkan keadaan stok produk di customer sehingga tidak terjadi shortage.
Tahan Banting dan Tekanan
Dengan lingkup kerja yang banyak berkaitan dengan bagian lain dan ditambah dengan tanggung jawab yang cukup besar dalam menjalankan bisnis perusahaan dalam hal ini yaitu pemenuhan kebutuhan customer.
Maka seorang planner akan dihadapkan pada berbagai tantangan, tuntutan, dan situasi yang terkadang membutuhkan tingkat kesabaran dan kematangan yang cukup dalam melewati kondisi seperti itu.
Bersifat Dinamis
Planner juga harus bersifat dinamis karena banyak sekali variabel yang dapat berubah-ubah seperti : perubahan permintaan, keterlambatan kedatangan raw material, permasalahan pada produksi.
Memiliki Skill Komunikasi dan Persuasi
Karena berhubungan dengan banyak pihak maka kemampuan berkomunikasi sangatlah penting baik secara verbal maupun non-verbal.
Kemampuan persuasi juga dibutuhkan dalam mendorong bagian terkait dalam memenuhi tujuan dari planner seperti perintah produksi, kedatangan barang, proses pemesanan dan lainnya.
Kemampuan Planner
Kemampuan membuat Master Production Schedule (MPS), Production Plan, Material Requirement Planning (MRP), dan Shipment Plan, kemampuan teknis ini dimiliki oleh seorang planner berpengalaman.
Biasanya bagi planner lulusan Teknik Industri akan lebih mudah dalam melakukan beberapa hal ini, namun tidak menutup kemungkinan bagi planner yang berasal dari jurusan lain untuk melakukannya karena ini merupakan suatu konsep yang umum.
Kemampuan mengoperasikan ERP System
Kompleksitas dunia bisnis membuat perusahaan skala menengah hingga besar menggunakan ERP (Enterprise Resources Planning) System seperti : Oracle, SAP, BPCS dan lainnya. Kemampuan teknis ini dimiliki oleh seorang planner berpengalaman.
Demikian ulasan satndarku.com mengenai serba serbi dari profesi seorang Planner atau PPC atau PPIC di perusahaan manufaktur, silahkan sampaikan saran pada kolom komentar.
Referensi :
wikipedia.org/wiki/Production_planning
Baca artikel lain :
Standar Profesi Bagian Kualitas di perusahaan
Standar Profesi Sales Executive
Standar Profesi HR Personalia di Perusahaan
Kualifikasi profesi kerja IT Programmer