Proses Bisnis
Proses Bisnis atau Business Process adalah inti dari seluruh aktivitas yang ada didalam perusahaan atau organisasi.
Pengertian Proses bisnis
Didalam suatu perusahaan atau organisasi, pasti ada tujuan utamanya seperti misalnya bisnis pembuatan dan penjualan kendaraan sesuai target tertentu .
Untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan strategi bisnis dan proses untuk menjalankannya. Strategi bisnis untuk mengatur proses inilah yang disebut Proses Bisnis.
Proses Bisnis inilah yang akan memberdayakan seluruh sumber daya dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya.
Namun apakah Proses Bisnis itu sama di setiap perusahaan? Jawabannya tidak. Setiap bisnis memiliki proses dan alur masing-masing yang unik, sesuai dengan karakteristik dari bisnis atau budaya perusahaan dan apa bidang usahanya.
menurut definisi secara bahasa, dapat diartikan sebagai :
“Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terstruktur dan saling terkait untuk menghasilkan produk atau layanan atau juga untuk melakukan penyelesaian dari suatu masalah.”
Didalam dunia industri atau dunia kerja, bisa disesuaikan menjadi :
“Bisnis Proses adalah kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.”
Didalam penggunaannya di dunia kerja, suatu proses bisnis dapat dibagi lagi kedalam beberapa sub-proses yang masing-masing darinya memiliki atribut tersendiri.
Tetapi dalam pelaksanaannya, berbagai sub-proses tersebut juga memiliki kontribusi untuk mencapai tujuan dari proses utamanya atau ada yang menyebutnya super-proses.
Analisis proses bisnis umumnya dilakukan dengan cara membuat pemetaan proses dan subproses didalamnya sampai detail, hal ini dilakukan untuk bisa mendefinisikan tingkatan aktivitas atau kegiatan yang ada didalamnya.
Bagian Proses Bisnis
Didalam perusahaan, proses bisnis tersusun dari berbagai proses-proses yang ada didalamnya. Berikut ini beberapa proses pokok yang umumnya ada di mayoritas perusahaan yang perlu kita ketahui :
- Proses manajemen, merupakan sebuah proses yang mengendalikan operasional sebuah sistem yang ada diperusahaan, biasanya diberi nama bagian Manajemen Strategis atau Strategic Management.
- Proses pendukung, merupakan proses yang mendukung proses inti seperti : akunting, rekruitmen dan pusat bantuan.
- Sistem Informasi (SI), merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari manusia, piranti lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mentransformasi, mengumpulkan serta mendistribusikan informasi di dalam organisasi.
Cara Menganalisis Proses Bisnis atau Business Process
1. Menentukan Bagaimana Proses Bisnis Diciptakan
Proses bisnis adalah pemetaan dari aktifitas sehari-hari dari setiap karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Pelajari apa yang menjadi ruang lingkup dari proses yang dianalisa, misalnya pada proses pembelian. Maka pelajari alur proses pembelian terkait apa saja barang yang harus dibeli, siapa suplier-nya, bagaimana distribusinya dan lain sebagainya.
Apa saja subproses yang ada didalam proses tersebut, misalkan didalam proses pembelian terdapat beberapa sub-proses yaitu :
- Analisa kebutuhan barang tahunan
- Persetujuan atau approval budget
- Seleksi vendor atau suplier
- Proses pembelian
- Proses pembayaran
- Proses penerimaan barang
Sebisa mungkin untuk membuat subproses yang spesifik dan detil, sehingga akan memudahkan dalam analisa atau perbaikan proses kedepannya.
2. Dokumentasikan proses bisnis
Cara mendokumentasikan langkah-langkah didalam suatu proses salah satunya dengan menggunakan diagram alir atau flowchart.
Didalam flowchart ini akan mudah ditelusuri alur proses, siapa penanggung jawabnya dan bagian mana saja yang berkaitan dengan proses tersebut.
Misalnya pada proses pembelian diatas akan berhubungan dengan pihak vendor, bagian keuangan perusahaan maupun bagian gudang atau logistik.
Proses bisnis terdiri dari 2 bagian :
- masukan (input), adalah aset yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan dan laba, misalnya : Tenaga kerja, energi, material, dan perlengkapan modal.
- keluaran (output), berupa produk fisik atau jasa
Dalam prakteknya, proses merubah masukan dan keluaran ini harus dilakukan secara efisien. Berikut adalah contoh kasus untuk menggambarkannya :
- Proses bisnis pada toko roti
- Masukan adalah : tenaga kerja, peralatan, bahan kue, keluarannya : roti yang enak dan murah.
- Proses yang efisien adalah ketika toko dibuka dan pelanggan datang memesan roti, didapatkan : roti yang enak, harga murah, waktu tunggu yang cukup singkat.
- Proses yang tidak efisien : adanya pemborosan bahan kue sehingga tidak sesuai dengan harga murah, kurang tepat takaran sehingga kue tidak enak, pelayanan lambat sehingga pelanggan kecewa.
- Penyebab masalah tersebut bisa terjadi karena : pekerja yang tidak ahli, metode penanganan pelanggan tidak tepat.
Proses bisnis yang baik memiliki skala prioritas mengenai proses yang mana saja perlu diperbaiki dengan segera atau urgent, mana yang tidak urgent.
Karakteristik proses bisnis
Proses bisnis memiliki ciri khas atau karakteristik sesuai dengan lingkup bisnis nya, namun secara umum ada beberapa karakteristik yang biasanya dimilikinya seperti :
- Definitif : memiliki batasan, masukan dan keluaran yang jelas.
- Urutan : terdiri dari aktivitas yang berurutan sesuai dengan waktu dan ruang.
- Pelanggan : mempunyai penerima hasil proses.
- Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
- Keterkaitan : harus terkait dalam suatu struktur organisasi atau tidak boleh berdiri sendiri.
- Fungsi silang : mencakup beberapa fungsi.
Manfaat Proses Bisnis atau Business Process :
- Solusi bagi perusahaan agar dapat membantu mereka melihat gambaran bisnis secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time.
- Menyediakan laporan yang menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya pada saat ini.
- Memberikan nilai kompetitif bagi persaingan bisnis yang semakin kompleks didalam perkembangan pasar yang bergerak dengan cepat.
- Mempercepat proses evaluasi informasi untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat.
- Mempercepat respon perusahaan terhadap tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga.
- Meningkatkan daya deteksi perusahaan terhadap peluang-peluang bisnis baru dan pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor.
- Mengutamakan deteksi masalah secara dini sehingga menghindarkan dari sifat reaktif dari umumnya perusahaan yang menyebabkan mereka menjadi kontraproduktif.
Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM)
Pengertian BPM
Manajemen Proses Bisnis adalah metode untuk membuat dan mengatur Proses Bisnis untuk perusahaan atau organisasi dengan sebuah pendekatan yang mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan didalam mengelola perubahan.
Fungsi BPM :
- Membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh elemen pada proses bisnis seperti : karyawan, pelanggan, pemasok, dan aliran kerja.
- Meningkatkan kualitas proses bisnis melalui mekanisme umpan balik atau feedback yang lebih baik.
- Melakukan review yang berkesinambungan dan real-time untuk membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah, sehingga dapat mengatasinya secara lebih cepat sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar.
Sumber referensi :
- id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis
- ipqi.org/bisnis-proses-manajemen
- gurupendidikan.co.id/pengertian-proses-bisnis
- id.wikihow.com/Menganalisis-Proses-Bisnis
- retgoo.id/apa-itu-proses-bisnis/
Baca artikel lain :