Turtle Diagram adalah metode untuk menggambarkan garis besar suatu proses dengan cara identifikasi input, output, sumber daya, objective dan pengukuran efektifitasnya.
Metode ini sering digunakan sebagai alat bantu (tools) dalam perwujudan proses atau aktifitas organisasi dan sesuai dengan prinsip process approach pada standar ISO/TS 16949 atau IATF 16949.
Mengenai ISO TS dan IATF dapat dibaca selengkapnya pada artikel lain standarku.com berikut :
Fungsi Turtle Diagram
Diagram ini berfungsi untuk :
- Memberi gambaran umum suatu proses dengan cepat dan mudah, terutama bagi orang baru dan pihak lain yang berkepentingan. Misalnya bagi karyawan baru, pihak auditor dari luar perusahaan, pemasok atau suplier, pelanggan atau customer dan lainnya.
- Sebagai panduan dalam melakukan audit terhadap suatu proses atau aktifitas, terutama untuk audit yang dilakukan oleh auditor yang belum mengenal jenis proses didalam perusahaan atau belum familiar.
Struktur Turtle Diagram
Diagram ini dinamakan kura-kura ( turtle) karena memiliki bentuk yang menyerupai bentuk kura-kura, lebih jelasnya perhatikan gambar berikut :
Dari gambar diatas bisa dilihat dan di analogikan bahwa :
Kepala kura-kura menjadi input proses dan ekor kura-kura menjadi output dari proses tersebut.
Sedangkan kaki depan dan belakang kura-kura dapat dianalogikan sebagai kebutuhan pendukung bagi proses seperti : sumber daya (resource), metode kerja (method) atau pengukuran (measure).
Jika ingin lebih detil dalam melakukan identifikasi bagian tubuh kura-kura seperti kepala, 4 kaki dan ekor kura-kura, dapat didefinisikan lagi sebagai berikut :
- Proses (process) adalah suatu proses didalam organisasi yang akan dilakukan identifikasi menggunakan Turtle Diagram ini.
- Masukan (input) adalah apa saja yang di terima oleh proses tersebut yang berasal dari proses sebelumnya. Contoh : bahan baku (material), bahan setengah jadi, dokumen, informasi, persyaratan.
- Keluaran (output) adalah hasil dari pengelolaan atau aktiftas dari proses, contoh : produk, dokumen.
- Proses Pendukung (Support Processes) adalah berbagai proses yang mendukung proses utama yang akan dilakukan identifikasi tersebut. Contoh : prosedur, instruksi, metode khusus.
Metode Analisa Proses
Kemudian untuk melakukan analisa dan identifikasi proses tersebut dapat menggunakan metode “who, what, how, result” seperti berikut :
- Who : siapa saja yang memiliki peran dan tanggung jawab didalam organisasi untuk memberikan nilai tambah didalam proses.
- What : menentukan apa saja kebutuhan yang diperlukan oleh proses, seperti : sumber daya (resource), bahan baku (material) dan peralatan (equipment).
- How : bagaimana cara identifikasi masalah, langkah-langkah nya, cara menyelesaikan atau mendukung suatu proses agar tercapai target dari proses tersebut. Contoh : support process, procedure dan method.
- Hasil (result) : memantau seberapa baik pengendalian dari suatu proses tersebut, biasanya berupa Indikator Performa (Performance indicators).
Jika hasil (result) sesuai dengan rencana, kebijakan, dan sasaran organisasi, maka dapat dilakukan review untuk melihat hasil dari perubahan atau peningkatan kinerja.
Pada banyak perusahaan, umumnya penerapan Indikator Performa ini menggunakan metode KPI (Key Performance Indicator.
Penerapan Turtle Diagram
Sebenarnya, diagram ini tidak menjadi sebuah dokumen yang wajib dibuat oleh organisasi yang akan melakukan sertifikasi ISO/TS 16949 atau IATF.
Akan tetapi lebih ditujukan untuk membantu organisasi pada saat melakukan identifikasi proses didalamnya.
Penerapan pada Proses Bisnis
Misalnya digunakan pada saat membuat : Business Process Mapping (BPM), Context Diagram atau pada saat melakukan perbaikan bagi proses (Process Improvement).
BPM atau pemetaan proses bisnis ini digunakan untuk melakukan pemetaan seluruh proses atau aktivitas yang dilakukan sebuah organisasi serta hubungannya dari setiap proses dengan yang lain.
Berikut contoh BPM :
Pada umumnya didalam penerapan standar QMS (quality management system), BPM dibuat terlebih dahulu sebagai referensi dasar dan bukti penerapan prinsip pendekatan proses (process approach).
Proses bisnis selengkapnya dapat dibaca pada artikel standarku.com berikut : Mengenal Proses Bisnis atau Business Process.
Kemudian, supaya hubungan setiap proses didalam BPM lebih jelas, maka selanjutnya dibuat context diagram.
Context diagram tersebut berfungsi untuk menjelaskan hubungan antara input dan output dari suatu proses dengan berbagai proses lainnya.
Nah, jika dibutuhkan penjelasan lebih detail mengenai definisi suatu proses tersebut, maka dibuat alat bantu yaitu turtle diagram.
Yang perlu diingat bahwa tidak semua organisasi membutuhkan context diagram, jika BPM sudah dibuat dengan lengkap dan jelas maka tidak perlu lagi ada context diagram.
Hal ini bergantung dari besar kecilnya atau kerumitan dari setiap organisasi yang berbeda-beda, seperti pabrik manufaktur dibandingkan dengan perusahaan trading maka kebutuhannya akan jauh berbeda.
Sejarah Turtle Diagram
Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Philip Crosby, seorang pakar di bidang ilmu QMS (Quality Management System).
Awalnya dinamakan Lembar Kerja Proses Crosby (Crosby Process Worksheet) yang pada awalnya dibuat dari Diagram SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) tradisional.
Pada diagram ini ditambahkan persyaratan kinerja untuk input dan output serta pelatihan, peralatan, dan prosedur (dokumentasi).
Pada sekitar tahun 2000 ketika standar QS 9000 bagi otomotif digantikan oleh standar baru yaitu TS 16949, auditor yang disertifikasi diajari penggunaan Turtle Diagram sebagai alat audit.
Tujuannya adalah untuk menyediakan alat untuk audit proses, sehingga tidak hanya menggunakan konsep audit berdasarkan “Klausul”.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Turtle Diagram.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :