Kearsipan sesuai Standar

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media (arsip).

Pengertian Kearsipan diatas mengacu pada referensi standar dari Undang Undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009.

Artikel ini berisi pedoman dasar-dasar mengenai standar kearsipan, dengan topik antara lain sebagai berikut :

• Pengertian Pokok
• Media  Arsip
• Kategori  Arsip
• Fungsi Arsip
• Pentingnya Arsip
• Karakteristik Arsip
• Nilaiguna Arsip
• Organisasi  Kearsipan
• Sdm  Kearsipan
• Sarana dan Prasarana

Pengertian Kearsipan

Pengertian Dasar Kearsipan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Yang dibuat dan diterima oleh :

• lembaga negara,
• pemerintahan daerah,
• lembaga pendidikan,
• perusahaan,
• organisasi politik,
• organisasi kemasyarakatan, dan
• perseorangan.

Dan digunakan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Kepanjangan kata “Arsip”

Dari suatu sumber, kata Arsip memiliki makna per huruf inisial yaitu :

• A = amankan informasi yg terekam
• R = rahasiakan yg penting
• S = simpan sesuai aturan
• I = informasi bagi pimpinan
• P = pusat ingatan organisasi

Referensi Definisi

Berikut adalah beberapa pengertian Arsip menurut beberapa referensi :

• Menurut UU No.43/2009, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
• ICA (1998) menjelaskan Arsip Aktif adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan perusahaan /organisasi.
• ARMA (1984) menerangkan bahwa Arsip Aktif adalah arsip yang secara tetap (regularly) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi saat ini.

Prosentase Arsip

Menurut Betty R.Ricks (1992), rincian jumlah arsip adalah :

• aktif berjumlah sekitar 25 % dari seluruh arsip yang tercipta,
• simpan permanen sejumlah sekitar 10 % yang tidak boleh dimusnahkan,
• inaktif ada sekitar 30 % yang harus disimpan di record center,
• tak bernilai guna lagi terdapat sekitar 35 % yang harus dimusnahkan.

Prosentase pengelompokan arsip Menurut Rick, Swafford and Gow yakni :

• 10 % arsip organisasi mempunyai nilai guna dan jangka simpan yang panjang
• 25 % dikelompokkan arsip aktif
• 30 % arsip inaktif
• 35 % arsip yang tidak berguna dan dapat dimusnahkan

Kategori Arsip

Menurut fungsinya, arsip terbagi menjadi beberapa jenis yaitu antara lain Arsip :

• dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
• aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
• inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya menurun.
• statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

Beberapa kategori arsip lainnya adalah :

Arsip vital

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip (Organisasi/Perusahaan), tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Jenis arsip ini jika hilang maka tidak akan tergantikan, karena merupakan bukti hukum dan bukti kepemilikan.

Contohnya adalah :

• Personal File,
• Dokumen Keuangan, Dokumen Asset,
• Hak Paten,
• Naskah Perjanjian (MOU) yang masih berlaku,
• Produk Hukum (Kebijakan Pimpinan Perusahaan) yang masih berlaku,
• Dokumen/arsip pendukung operasional  perusahaan (Dokumen Teknik, Dokumen Perencanaan, dsb).

Arsip penting

Arsip penting adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan hidup pencipta arsip (Organisasi/Perusahaan) namun apabila terjadi rusak atau hilang masih bisa di reproduksi.

Jenis arsip ini jika hilang dapat diganti namun memerlukan waktu dan biaya.

Contohnya adalah :

• SK Spesimen Pejabat,
• Daftar Gaji,
• Daftar Pembayaran tunjangan pegawai lainnya,
• Arsip keuangan lainnya.

Arsip berguna

Arsip berguna adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan operasional suatu Organisasi/Perusahaan namun apabila hilang atau rusak data/ informasi bisa diperoleh dari sumber lainnya.

Contohnya adalah :

• Daftar Rekanan, Peserta Diklat, Penjualan/Pembelian,
• Arsip Korespondensi,
• Lamaran Kerja

Arsip tak berguna

Arsip tak berguna adalah arsip yang tidak memiliki nilai informasi esensial untuk kelangsungan operasional organisasi/perusahaan, nantinya dapat dimusnahkan.

Contohnya adalah :

• Undangan,
• Brosur,
• Katalog,
• Undangan rapat rutin

Media Kearsipan

Terdapat berbagai macam media yang bisa digunakan untuk pengarsipan, antara lain adalah :

Arsip tekstual terdiri dari :

• Paper Records/Paper Based Records
• Conventional Records,
• Human Readable Records
• Eye Readable Records : Hard Copy

Kemudan ada Arsip audio visual, yang terdiri dari :

• Gambar Statik (Still Images);
• Citra bergerak (Moving Images)
• Rekaman Suara (Sound Recording)

Selanjutnya, Arsip kartografik dan kearsitekturan terdiri dari :

• Cartographic Records,
• Architectural Records.

Lalu, Arsip berbentuk Micro terdiri dari :

• Micro Film, Micro fiche,
• Computer Output Microfilm.

Dan yang terakhir, Arsip elektronik terdiri dari :

• Elektronik Records,
• Computer Records,
• Machine Readable Records.

Fungsi Kearsipan

Berikut adalah beberapa fungsi dari adanya Arsip :

• Mendukung efektifitas dan effisiensi pelaksanaan pengambilan keputusan yang tepat dan transparan.
• Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi/perusahaan dan bukti otentik dan terpercaya dalam pertanggungjawaban.
• Menjamin keberlanjutan kegiatan yang konsisten dan terintegrasi
• Sebagai bahan pendukung operasional kegiatan perusahaan
• bukti otentik kepemilikan asset perusahaan, prestasi perusahaan, kepemilikan hak paten suatu produk perusahaan
• Sebagai memori kolektif bangsa yang dapat memberikan bukti-bukti prestasi dan perkembangan politik, ekonomi , sosial, budaya.

Pentingnya Arsip

Seorang  penulis berkata : “ mempelajari sejarah adalah omong kosong, History is bunk “ katanya. Penulis ini tidak benar.

Sejarah adalah berguna sekali, karena dari mempelajari sejarah orang bisa menemukan hukum-hukum yang menguasai kehidupan manusia.

Berikut adalah beberapa pendapat dari tokoh-tokoh kelas dunia :

Bahwa tidak ada bangsa bisa menjadi besar dan makmur tanpa kerja. Terbukti dalam sejarah segala zaman, bahwa kebesaran bangsa dan kemakmuran tidak pernah jatuh gratis dari langit. Kebesaran bangsa dan kemakmuran selalu “kristalisasi“ keringat. Ini adalah hukum, yang kita temukan dari mempelajari sejarah. Bangsa Indonesia, tariklah moral dari hukum ini !.

Presiden Pertama Republik Indonesia, Soekarno, pada HUT RI ke VI

Pemerintah tanpa arsip, ibarat Tentara tanpa senjata , Dokter tanpa obat, Petani tanpa benih, Tukang tanpa alat. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”.

R.J. Alfaro, Presiden Panama 1937

Dunia tanpa arsip akan menjadi dinua tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa Hak-hak yang syah, tanpa penfgertian akan akar sejarah dan Ilmu serta tanpa identitas kolektif”.

Liv  Mykland, 1920

“Apabila Dokumen-dokumen Negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanya suatu mekanisme yang wajar, yang dapat menunjukkan adanya dokumen-dokumen tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan semata-mata karena tidak disadari nilai-nilai dokumken-dokujmken tersebut oleh sementara pejabat, maka Pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnya informasi, yang dapat menyulitkan Pemerintah dalam usaha-usahanya memberi pelajaran kepada rakyat”   (

Soeharto, Presiden Republik Indonesia kedua, 1969

Kelemahan organisasi yang tidak menerapkan kearsipan yang benar juga disampaikan oleh tokoh berikut :

Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip/dokumen, 45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat, 85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan (Managing your organization’s records)

Elizabeth Parker

Karakteristik Arsip

Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip dan karakteristik arsip tersebut.

Karakteristik tersebut antara lain adalah :

• Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.
• Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
• Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
• Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Nilai Guna Arsip

Adapun Nilai Guna dari Arsip adalah meliputi :

1. primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik organisasi/perusahaan/ perorangan.  Nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan organisasi/perusahaan /perorangan.  Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
2. sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan perusahaan/perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.

Standar Organisasi Kearsipan

Pengertian

Organisasi kearsipan adalah suatu tatanan wadah dan kerangka struktur kegiatan yang mengatur tentang aktivitas sumber daya manusia dan metode yang dipergunakan dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan secara efektif dan effisien.

Dalam sistem kearsipan dikenal adanya :

• Sistem sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat pada  suatu tempat yang  ditentukan . (organisasi kecil).
• Sistem  desentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip aktif di tempatkan pada masing-2 unit kerja. (org. Besar ).
• Sistem gabungan adalah sistem penyimpanan arsip aktif dilaksanakan oleh  masing-2 unit  kerja, sedangkan arsip inaktif didilaksanakan secara terpusat  dengan sistem yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

Organisasi Kearsipan Internasional

ICA ( International Council  on  Archives)  adalah  suatu organisasi  internasional non governmental dibawah UNESCO yang berpusat di kota Paris.

Organisasi ICA ini didirikan dengan tujuan untuk :

• mendukung pengembangan kearsipan di seluruh negara di dunia bekerjasama dengan organisasi internasional lainnya untuk memelihara warisan arsip manusia.
• mempromosikan, mengorganisasikan & mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang manajemen arsip di tingkat internasional.
• Mewujudkan, memelihara  dan memperkuat hubungan antara arsiparis dan organisasi kearsipan di seluruh  dunia, organisasi profesi kearsipan dengan organisasi  lainnya, pemerintah dan swasta, dimanapun mereka berada, yang menaruh perhatian pada administrasi  dan pemeliharaan arsip atau dengan pelatihan  profesional arsiparis.
• Mengakomodasikan interpretasi dan  penggunaan dokumen arsip  dengan  mempermudah pengaksesan informasinya.
• ICA  membagi  wilayah  pekerjaannya  sesuai area geografis dunia yang memungkinkan arsiparis  dan  organisasi  kearsipan  dalam  area tsb memperkuat kerjasamanya dalam bidang kearsipan.
• ICA membagi wilayah pekerjaannya sesuai area geografis dunia yang  memungkinkan arsiparis dan organisasi kearsipan dalam area tersebut  memperkuat  kerjasamanya dalam bidang  karsipan.

Wilayah area geografis tersebut meliputi :

1. ALA ( Asociacion latino americana de archivos)
2. ARBICA ( Arab Regional Branch)
3. CARBICA ( Caribbean Regional Branch )
4. CENARBICA( Regional Branch for Central Africa )
5. EASTICA( East Asian Regional Branch )
6. ESARBICA( Eastern and Southern Africa Regional Branch )
7. PARBICA ( Pacific Regional Branch )
8. SARBICA ( Southeast Asian Regional Branch ) / (LKP Asia Tenggara)
9. SWARBICA(South and West Asian Regional Branch)
10. WARBICA  ( West African Regional Branch )

Sumber Daya Manusia (SDM) untuk Kearsipan

SDM pada Unit Kearsipan terdiri dari :

Pejabat Struktural Bidang Kearsipan (Kepala Unit Kearsipan )

Sarjana bidang ilmu kearsipan atau bidang lain dan telah memiliki sertifikasi keahlian bidang kearsipan dan memenuhi syarat jabatan struktural sebagai Kepala Unit Kearsipan.

Pejabat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli

Sarjana bidang ilmu kearsipan atau bidang lain dan telah memiliki sertifikasi keahlian bidang kearsipan yang telah ditetapkan sebagai pejabat fungsional arsiparis tingkat ahli setelah memenuhi persyaratan jabatan arsiparis tingkat ahli.

Pejabat Fungsional Tingkat Keterampilan

D3 bidang ilmu kearsipan atau bidang lain dan telah memiliki sertifikasi keterampilan bidang kearsipan dan telah ditetapkan sebagai pejabat fungsional arsiparis tingkat terampil setelah memenuhi persyaratan jabatan arsiparis tingkat terampil.

Petugas Pelaksana Pengelola Dokumen/Arsip.

SLA  dan telah mengikuti diklat dan atau bimbingan teknis kearsipan dasar dan teknis pengelolaan dokumen/arsip dinamis.

Sarana dan Prasarana Kearsipan

1. Gedung/Ruang penyimpanan arsip
2. Peralatan Arsip

Peralatan arsip meliputi :

• Rak Konvensional
• Roll O’Pact
• Lemari Arsip
• Filling Kabinet
• Boks
• Sekat/Tab
• Folder
• Kartu Tunjuk Silang
• Kartu/lembar Deskripsi
• Formulir Layanan Peminjaman Arsip.
• Out Indikator

Penutup

Demikian artikel dari standarku.com mengenai Pengantar Pedoman Standar Kearsipan.

Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

• Standar Sistem Manajemen
• standar dokumen kearsipan sesuai Undang Undang

Sumber referensi :

• https://ica.org