Pedoman Standar Kearsipan
Artikel ini berisi pedoman dasar-dasar mengenai standar kearsipan, dengan topik sebagai berikut :
- Pengertian Pokok
- Media Arsip
- Kategori Arsip
- Fungsi Arsip
- Pentingnya Arsip
- Karakteristik Arsip
- Nilaiguna Arsip
- Organisasi Kearsipan
- Sdm Kearsipan
- Sarana dan Prasarana
PENGERTIAN
Pengertian Dasar
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Menurut fungsinya, arsip terbagi menjadi beberapa jenis yaitu antara lain Arsip :
- dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
- aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya menurun.
- statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pengertian Arsip menurut beberapa referensi
- Menurut UU No.43/2009, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- ICA (1998) menjelaskan Arsip Aktif adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan perusahaan /organisasi.
- ARMA (1984) menerangkan bahwa Arsip Aktif adalah arsip yang secara tetap (regularly) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi saat ini.
Prosentase Arsip
Menurut Betty R.Ricks (1992), rincian jumlah arsip adalah :
- aktif berjumlah sekitar 25 % dari seluruh arsip yang tercipta,
- simpan permanen sejumlah sekitar 10 % yang tidak boleh dimusnahkan,
- inaktif ada sekitar 30 % yang harus disimpan di record center,
- tak bernilai guna lagi terdapat sekitar 35 % yang harus dimusnahkan.
Kepanjangan kata “Arsip” :
Dari suatu sumber, kata Arsip memiliki makna per huruf inisial yaitu :
- A = amankan informasi yg terekam
- R = rahasiakan yg penting
- S = simpan sesuai aturan
- I = informasi bagi pimpinan
- P = pusat ingatan organisasi
MEDIA ARSIP
Terdapat berbagai macam media yang bisa digunakan untuk pengarsipan, antara lain adalah :
Arsip tekstual terdiri dari :
- Paper Records/Paper Based Records
- Conventional Records,
- Human Readable Records
- Eye Readable Records : Hard Copy
Arsip audio visual terdiri dari :
- Gambar Statik (Still Images);
- Citra bergerak (Moving Images)
- Rekaman Suara (Sound Recording)
Arsip kartografik dan kearsitekturan terdiri dari :
– Cartographic & Architectural Records
Arsip berbentuk Micro terdiri dari :
- Micro Film, Micro fiche
- Computer Output Microfilm
Arsip elektronik terdiri dari :
- Elektronik Records; – Computer Records;
- Machine Readable Records
KATEGORI ARSIP
Beberapa kategori arsip antara lain adalah :
Arsip vital
yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip (Organisasi/Perusahaan), tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip ini jika hilang tidak tergantikan karena merupakan bukti hukum dan bukti kepemilikan.
Contohnya adalah :
- Personal File,
- Dokumen Keuangan, Dokumen Asset,
- Hak Paten,
- Naskah Perjanjian (MOU) yang masih berlaku,
- Produk Hukum (Kebijakan Pimpinan Perusahaan) yang masih berlaku,
- Dokumen/arsip pendukung operasional perusahaan (Dokumen Teknik, Dokumen Perencanaan, dsb).
Arsip penting
yaitu arsip yang diperlukan untuk kelangsungan hidup pencipta arsip (Organisasi/Perusahaan) namun apabila terjadi rusak atau hilang masih bisa di reproduksi.
Arsip penting jika hilang dapat diganti namun memerlukan waktu dan biaya.
Contohnya adalah :
- SK Spesimen Pejabat,
- Daftar Gaji,
- Daftar Pembayaran tunjangan pegawai lainnya,
- Arsip keuangan lainnya.
Arsip berguna
yaitu arsip yang diperlukan untuk kelangsungan operasional suatu Organisasi/Perusahaan namun apabila hilang atau rusak data/ informasi bisa diperoleh dari sumber lainnya.
Contohnya adalah :
- Daftar Rekanan, Peserta Diklat, Penjualan/Pembelian,
- Arsip Korespondensi,
- Lamaran Kerja
Arsip tak berguna
yaitu arsip yang tidak memiliki nilai informasi esensial untuk kelangsungan operasional organisasi/perusahaan, nantinya dapat dimusnahkan.
Contohnya adalah :
- Undangan,
- Brosur,
- Katalog,
- Undangan rapat rutin
FUNGSI ARSIP
Fungsi Arsip antara lain adalah :
- Mendukung efektifitas dan effisiensi pelaksanaan pengambilan keputusan yang tepat dan transparan.
- Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi/perusahaan dan bukti otentik dan terpercaya dalam pertanggungjawaban.
- Menjamin keberlanjutan kegiatan yang konsisten dan terintegrasi
- Sebagai bahan pendukung operasional kegiatan perusahaan
- bukti otentik kepemilikan asset perusahaan, prestasi perusahaan, kepemilikan hak paten suatu produk perusahaan
- Sebagai memori kolektif bangsa yang dapat memberikan bukti-bukti prestasi dan perkembangan politik, ekonomi , sosial, budaya.
Pentingnya Arsip
Seorang penulis berkata : “ mempelajari sejarah adalah omong kosong, History is bunk “ katanya. Penulis ini tidak benar.
Sejarah adalah berguna sekali, dari mempelajari sejarah orang bisa menemukan hukum-hukum yang menguasai kehidupan manusia.
Pendapat tokoh dunia :
- bahwa tidak ada bangsa bisa menjadi besar dan makmur tanpa kerja. Terbukti dalam sejarah segala zaman, bahwa kebesaran bangsa dan kemakmuran tidak pernah jatuh gratis dari langit. Kebesaran bangsa dan kemakmuran selalu “kristalisasi“ keringat. Ini adalah hukum, yang kita temukan dari mempelajari sejarah. Bangsa Indonesia, tariklah moral dari hukum ini !. (Presiden Soekarno, pada HUT RI ke VI ).
- Pemerintah tanpa arsip, ibarat Tentara tanpa senjata , Dokter tanpa obat, Petani tanpa benih, Tukang tanpa alat. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”. (R.J. Alfaro, Presiden Panama 1937).
- Dunia tanpa arsip akan menjadi dinua tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa Hak-hak yang syah, tanpa penfgertian akan akar sejarah dan Ilmu serta tanpa identitas kolektif”. (Liv Mykland, 1920).
- “Apabila Dokumen-dokumen Negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanya suatu mekanisme yang wajar, yang dapat menunjukkan adanya dokumen-dokumen tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan semata-mata karena tidak disadari nilai-nilai dokumken-dokujmken tersebut oleh sementara pejabat, maka Pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnya informasi, yang dapat menyulitkan Pemerintah dalam usaha-usahanya memberi pelajaran kepada rakyat” (Soeharto, Presiden RI, 1969 )
Kelemahan organisasi yang tidak menerapkan kearsipan yang benar :
- Elizabeth Parker berpendapat : Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip/dokumen, 45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat, 85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan (Managing your organization’s records)
Prosentase pengelompokan arsip Menurut Rick, Swafford and Gow :
- 10 % arsip organisasi mempunyai nilai guna dan jangka simpan yang panjang
- 25 % dikelompokkan arsip aktif
- 30 % arsip inaktif
- 35 % arsip yang tidak berguna dan dapat dimusnahkan
Pedoman Standar Karakteristik Arsip
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip dan karakteristik arsip tersebut.
Karakteristik tersebut antara lain adalah :
- Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.
- Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
- Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
NILAI GUNA ARSIP
Nilai Guna Arsip meliputi :
- primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik organisasi/perusahaan/ perorangan. Nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan organisasi/perusahaan /perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
- sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan perusahaan/perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.
Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.
Pedoman Standar Organisasi Kearsipan
PENGERTIAN
Organisasi kearsipan adalah suatu tatanan wadah dan kerangka struktur kegiatan yang mengatur tentang aktivitas sumber daya manusia dan metode yang dipergunakan dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan secara efektif dan effisien.
Dalam sistem kearsipan dikenal adanya :
- Sistem sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat pada suatu tempat yang ditentukan . (organisasi kecil).
- Sistem desentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip aktif di tempatkan pada masing-2 unit kerja. (org. Besar ).
- Sistem gabungan adalah sistem penyimpanan arsip aktif dilaksanakan oleh masing-2 unit kerja, sedangkan arsip inaktif didilaksanakan secara terpusat dengan sistem yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
ORGANISASI KEARSIPAN INTERNASIONAL
ICA ( International Council on Archives) adalah suatu organisasi internasional non governmental dibawah UNESCO yang berpusat di kota Paris.
Organisasi ICA ini didirikan dengan tujuan untuk :
- mendukung pengembangan kearsipan di seluruh negara di dunia bekerjasama dengan organisasi internasional lainnya untuk memelihara warisan arsip manusia.
- mempromosikan, mengorganisasikan & mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang manajemen arsip di tingkat internasional.
- Mewujudkan, memelihara dan memperkuat hubungan antara arsiparis dan organisasi kearsipan di seluruh dunia, organisasi profesi kearsipan dengan organisasi lainnya, pemerintah dan swasta, dimanapun mereka berada, yang menaruh perhatian pada administrasi dan pemeliharaan arsip atau dengan pelatihan profesional arsiparis.
- Mengakomodasikan interpretasi dan penggunaan dokumen arsip dengan mempermudah pengaksesan informasinya.
- ICA membagi wilayah pekerjaannya sesuai area geografis dunia yang memungkinkan arsiparis dan organisasi kearsipan dalam area tsb memperkuat kerjasamanya dalam bidang kearsipan.
- ICA membagi wilayah pekerjaannya sesuai area geografis dunia yang memungkinkan arsiparis dan organisasi kearsipan dalam area tersebut memperkuat kerjasamanya dalam bidang karsipan.
Wilayah area geografis tersebut meliputi :
- ALA ( Asociacion latino americana de archivos)
- ARBICA ( Arab Regional Branch)
- CARBICA ( Caribbean Regional Branch )
- CENARBICA( Regional Branch for Central Africa )
- EASTICA( East Asian Regional Branch )
- ESARBICA( Eastern and Southern Africa Regional Branch )
- PARBICA ( Pacific Regional Branch )
- SARBICA ( Southeast Asian Regional Branch ) / (LKP Asia Tenggara)
- SWARBICA(South and West Asian Regional Branch)
- WARBICA ( West African Regional Branch )
SDM Kearsipan
Sumber Daya Manusia pada Unit Kearsipan terdiri dari :
Pejabat Struktural Bidang Kearsipan (Kepala Unit Kearsipan )
Sarjana bidang ilmu kearsipan atau bidang lain dan telah memiliki sertifikasi keahlian bidang kearsipan dan memenuhi syarat jabatan struktural sebagai Kepala Unit Kearsipan.
Pejabat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli
Sarjana bidang ilmu kearsipan atau bidang lain dan telah memiliki sertifikasi keahlian bidang kearsipan yang telah ditetapkan sebagai pejabat fungsional arsiparis tingkat ahli setelah memenuhi persyaratan jabatan arsiparis tingkat ahli.
Pejabat Fungsional Tingkat Keterampilan
D3 bidang ilmu kearsipan atau bidang lain dan telah memiliki sertifikasi keterampilan bidang kearsipan dan telah ditetapkan sebagai pejabat fungsional arsiparis tingkat terampil setelah memenuhi persyaratan jabatan arsiparis tingkat terampil.
Petugas Pelaksana Pengelola Dokumen/Arsip.
SLA dan telah mengikuti diklat dan atau bimbingan teknis kearsipan dasar dan teknis pengelolaan dokumen/arsip dinamis.
Sarana dan Prasarana Kearsipan
- Gedung/Ruang penyimpanan arsip
- Peralatan Arsip
Peralatan arsip meliputi :
- Rak Konvensional
- Roll O’Pact
- Lemari Arsip
- Filling Kabinet
- Boks
- Sekat/Tab
- Folder
- Kartu Tunjuk Silang
- Kartu/lembar Deskripsi
- Formulir Layanan Peminjaman Arsip.
- Out Indikator
Artikel selanjutnya :
standar dokumen kearsipan sesuai Undang Undang
461603 665348The truth is and see if the Hcg diet protocol and as a consequence HCG Drops definitely are a in fact quick method to be able to shed pounds; although the healthy diet has a strong will most likely moreover sizable focus to undertake positive. hcg diet drops 813135
699020 459854Aw, this was a genuinely nice post. In concept I wish to put in writing like this moreover – taking time and actual effort to make an exceptional article however what can I say I procrastinate alot and not at all appear to get something done. 10601