Standar ISO 19011 adalah Standar Internasional yang mengatur mengenai panduan atau tata cara melakukan audit terhadap sistem manajemen, dalam rangka membantu organisasi untuk mencapai tujuan mereka.
Mengenal ISO 19011 Panduan Audit Sistem Manajemen
Versi Terbaru Standar ISO 19011
Sebagaimana standar ISO lainnya yang diperbarui secara berkala sesuai dengan kondisi terbaru di dunia internasional, maka ISO 19011 ini pun mengalami revisi.
Versi terbaru yang masih digunakan hingga saat ini adalah revisi yang dilakukan per tahun 2018, sedangkan revisi per tahun 2011 telah lama digunakan sebelum adanya revisi baru ini.
Perubahan di versi 2018 ini terhadap versi 2011 adalah memberikan lebih banyak panduan daripada versi sebelumnya.
Sistem Manajemen
Sistem Manajemen atau lebih dikenal dengan istilah Management System adalah suatu kerangka Proses dan Prosedur yang fungsinya untuk memastikan bahwa suatu organisasi sudah memenuhi standar yang diikutinya.
Mengapa suatu organisasi harus menerapkan Sistem Manajemen?
Tujuannya adalah sebagai perangkat atau tools yang bisa membantu dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.
Secara umum, tujuan organisasi seperti perusahaan adalah untuk memenuhi persyaratan kualitas dari pelanggan dan untuk memenuhi peraturan pemerintah.
Panduan Audit Sistem Manajemen berdasarkan ISO 19011
Pengertian Audit
Apakah yang dimaksud dengan Audit?
Arti secara bahasa dari kata atau istilah “Audit” adalah “pemeriksaan”.
Sedangkan dalam arti yang lebih luas, dapat diartikan sebagai : evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses atau produk.
Kaitannya dengan proses di suatu organisasi atau perusahaan, audit adalah sebuah proses yang :
- sistematis (memiliki suatu rencana audit atau audit plan, serta menggunakan daftar periksa)
- Independent (dilakukan antar departemen atau cross department, bukan tertutup didalam departemen tertentu saja)
- Terdokumentasi (menyediakan bukti berupa adanya suatu rekaman baik tertulis maupun bentuk rekaman yang lain)
Audit dilaksanakan untuk mencari bukti, sampai sejauh manakah kriteria-kriteria dari standar yang menjadi acuan saat audit tersebut telah dipenuhi oleh bagian yang di-audit.
Tujuan Audit
Mengapa perlu melakukan audit? ada berbagai alasan dari penting adanya audit, diantaranya adalah :
- Saat audit dilaksanakan, kita bisa melihat sesuatu dari sudut pandang yang berbeda (new eye).
- Dengan ditemukannya ide-ide baru saat audit, maka akan dapat membuka peluang untuk bisa melakukan perbaikan pada organisasi.
- Dengan evaluasi berkala saat audit, hal ini akan membantu menjaga konsistensi kinerja dari karyawan yang terlibat.
- Diskusi yang tercipta saat audit akan membantu memahami kondisi aktual perusahaan secara lebih baik.
- Audit di internal perusahaan yang dilakukan secara terjadwal, akan menjadi sebuah persiapan yang matang ketika suatu saat mereka menghadapi eksternal audit.
- Sebagai alat manajemen untuk mendorong setiap individu dalam memenuhi kebijakan dari manajemen.
Prinsip Audit
Ada 6 Prinsip Audit yaitu :
- Memiliki Integritas,
- Melaporkan secara akurat dan terbuka,
- Profesional dalam menilai,
- Menjaga kerahasiaan,
- Independen, dan
- Berdasar fakta.
Pelaksana Audit Sistem Manajemen
Dalam pelaksanaan audit, ada beberapa istilah baku untuk pihak-pihak terkait, yaitu : Auditor, Lead Auditor, Observer, Auditee, Technical Support.
Berikut adalah penjelasan untuk mengenal masing-masing pihak tersebut :
Auditor
Auditor adalah orang atau pihak yang diberi wewenang untuk melaksanakan audit.
Syarat untuk menjadi seorang auditor adalah harus : kompeten, objektif dan tidak memihak.
Kompetensi Auditor
Berikut adalah beberapa persyaratan dasar atau kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang Auditor :
- Tingkat Pendidikan dan pengetahuan yang sesuai dengan bidang audit.
- Pengalaman kerja yang relevan dengan ruang lingkup audit.
- Telah mendapatkan Training yang sesuai dan memenuhi syarat-syarat atau kebutuhan audit.
- Pengalaman melakukan audit atau jam terbang sebagai auditor, jika masih minim maka disarankan ada pendampingan atau supervisi dari senior auditor, atau menjadi seorang observer terlebih dahulu.
Pengetahuan dan keahlian auditor
Auditor harus memiliki pengetahuan dan keahlian sesuai bidang audit, yang diwujudkan dengan adanya pemahaman mengenai :
- prinsip, prosedur, dan teknik audit.
- dokumen referensi terkait scope audit.
- situasi organisasi yang akan di audit.
- persyaratan perundangan eksternal yang relevan.
- kompleksitas sistem manajemen yang diaudit.
- industri yang diaudit.
- risk management.
Karakter Personal Auditor
Berikut ini adalah beberapa karakter personal yang harus dimiliki oleh seorang Auditor, yakni :
- Etis & diplomatis
- Berpikiran terbuka
- Observant atau daya pengamatan yang baik
- Perseptif atau cerdik
- Fokus dan bersungguh-sungguh dalam mencapai tujuan
- Mampu memutuskan
- Terbuka untuk perbaikan
- Kolaboratif atau mampu bekerja sama dengan pihak manapun.
Perilaku seorang Auditor
Syarat berikutnya adalah perilaku dari seorang Auditor, mereka setidaknya harus memiliki karakter seperti :
- bersahabat dan tidak tegang
- pendengar yang baik dan lancar berkomunikasi
- menunjukkan minat yang tinggi
- berpandangan positif terhadap segala hal
- mudah bergaul dengan segala tingkatan di organisasi
- selalu memotivasi dan memberikan gagasan
- memahami teknologi dan hal-hal baru
- hindari adu argumentasi
- hanya mengaudit sesuai persyaratan yang disepakati
- hindari mengaudit sendiri tanpa didampingi auditee
- audit sistem dan bukan individu
- melihat keterulangan audit sebelumnya
Lead Auditor
Ketika pelaksanaan audit, umumnya ada beberapa orang auditor yang membentuk suatu tim auditor.
Supaya tim auditor ini terstruktur, maka ditentukan pemimpin dari tim, pimpinan auditor inilah yang disebut sebagai Lead Auditor.
Observer
Anggota Tim auditor bisa jadi terdiri dari : lead auditor, auditor, observer.
Observer ini adalah anggota tim auditor yang fungsinya hanya memantau jalannya audit.
Auditee
Pihak yang di audit disebut dengan istilah Auditee.
Jika pihak perusahaan menunjuk beberapa orang wakilnya untuk menghadapi auditor, maka mereka disebut sebagai tim auditee.
Technical Support
Suatu bagian yang membantu auditee dalam hal-hal teknis ketika pelaksanaan audit disebut Technical Support.
Pengaturan Audit Sistem Manajemen ISO 19011
Hal-hal yang perlu diatur saat melakukan audit adalah :
- Lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan audit adalah tergantung kompleksitas atau tingkat maturity dari organisasi yang diaudit.
- Prioritaskan area yang berdampak besar terhadap kepuasan pelanggan dan yang pernah mendapatkan temuan (NC) di audit sebelumnya atau pernah terjadi complain dari pelanggan.
- Tetapkan tujuan audit, seperti : audit regular atau fokus
- Atur waktu pelaksanaan audit
- Definisikan kriteria audit
- Tentukan siapa yang akan menjadi Lead Auditor, bila perlu tentukan juga pihak Technical Support.
Persiapan Audit Sistem Manajemen
Untuk memulai audit, perlu dipersiapkan hal-hal penting dibawah ini :
- Melakukan kontak awal dengan auditee atau koordinasi, menyepakati jadwal.
- Mempersiapkan checklist audit dan Corrective Action Report.
- Meninjau dokumen yang relevan dengan audit, seperti : Manual mutu, SOP, perundangan.
- Datang sesuai jadwal yang disepakati. Apabila berhalangan, reschedule by notice
- Opening meeting, yang berisi aktifitas :
- Perkenalan anggota team, baik dari auditor maupun observer
- Kesepakatan mengenai standard apa yang akan dipakai
- Membuat kesepakatan waktu pelaksanaan audit
Metode Audit Sistem Manajemen
Tatacara pelaksanaan Audit adalah melakukan :
- Review Dokumen dan membandingkannya dengan persyaratan Standar yang digunakan, misalkan menggunakan standar ISO 9001 atau IATF.
- Question and Answer (Q&A), metode ini efektif untuk digunakan dalam menemukan ketidaksesuaian.
- Observasi atau pengamatan langsung
- Cek produk hasil
Closing Meeting Audit Sistem Manajemen
Hal-hal yang perlu disampaikan saat rapat penutupan audit atau closing meeting adalah :
- Disclaimer, bahwa audit ini hanya berlaku secara sampling.
- Presentasikan temuan audit atau audit finding dengan jelas. Minta konfirmasi kepada auditee apakah sudah jelas atau belum dan penandatanganan bukti persetujuan.
- Informasikan mengenai tindak lanjut atau follow up dari audit tersebut.
Follow Up Audit Sistem Manajemen
Ada beberapa hal yang masih harus ditindaklanjuti oleh auditor pasca pelaksanaan audit, seperti :
- Temuan atau finding dari audit harus di follow up oleh auditor pada saat due date yang disepakati sudah berakhir
- Finding audit harus dicek ulang pada saat internal audit selanjutnya untuk melihat apakah tindakan koreksi tersebut sudah efektif atau belum.
Evaluasi Audit Sistem Manajemen ISO 19011
Setelah audit berakhir, perlu ada evaluasi terhadap :
- Efektivitas sistem manajemen yang diterapkan auditee
- Adanya perubahan sistem atau proses
- Performa tim audit
- Apabila ada masukan dari management atau pihak berkepentingan lainnya
- Persyaratan pelanggan yang baru jika ada
Kaitan Standar ISO 19011 terhadap Standar lain pada Audit Sistem Manajemen
Standar ISO 19011 memberikan panduan mengenai tata cara audit, namun proses audit sendiri dilakukan berdasarkan acuan standar yang di implementasikan di pihak auditee.
Jadi standar ini sudah pasti berhubungan dengan standar sistem lainnya tersebut, standar lain yang dimaksud tergantung dari jenis organisasi atau perusahaan yang di audit seperti :
- ISO 9001 diterapkan oleh banyak perusahaan seperti : manufaktur elektronik, garmen, konstruksi.
- ISO 22000 diterapkan oleh perusahaan makanan dan minuman.
- ISO TS 29001 diterapkan oleh perusahaan migas.
- ISO IEC 17025 diterapkan oleh perusahaan yang memiliki fasilitas Laboratorium.
Kesimpulannya, ISO 19011 menjadi pemandu saat audit standar lain sesuai scope bisnis perusahaan yang akan di audit.
Demikian berbagai hal terkait panduan audit berdasarkan standar ISO 19001, jika ada masukan atau saran mohon dituliskan di kolom komentar. Semoga bermanfaat.
Sumber Referensi :
Baca artikel lain :