Sertifikasi ISO adalah bukti dari lembaga sertifikasi bahwa suatu organisasi sudah mematuhi standar ISO yang ditentukan.
Bukti ini diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang sudah diakui oleh badan ISO yang menerbitkan sertifikat standar ISO yang dipilih.
ISO (International Organization for Standardization) adalah organisasi independen tingkat dunia yang menerbitkan standar-standar ISO untuk berbagai bidang.
Apa saja bidangnya? Hampir semua aspek kehidupan manusia.
Berikut adalah beberapa contoh standar ISO yang diterbitkan oleh badan ISO :
- ISO 9001 – Quality Management System(QMS) : Sistem Manajemen Mutu
- ISO 14001 – Environmental Management System(EMS)
- ISO 45001 – Occupational Health & Safety Management system(OHSMS) : Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja
- ISO 22000:2018 – Food Safety Management System(FSMS)
- ISO 27001:2013 – Information Security Management System(ISMS)
- ISO 50001:2018 – Energy Management System(EnMS) : Sistem Manajemen Energi
- IATF 16949:2016 – Quality Management System for Automotive Sectors : Sistem Manajemen Mutu khusus sektor otomotif
- ISO 13485:2016 – Quality management System for Medical Devices/Equipment
Sebagai contoh, jika suatu perusahaan elektronik ingin mendapatkan sertifikasi terkait manajemen mutu atau kualitas, maka bisa mengajukan sertifikasi ke lembaga sertifikasi untuk ISO 9001.
Dengan adanya sertifikasi ini, perusahaan tersebut diakui bahwa mereka memenuhi persyaratan manajemen mutu sesuai standar ISO 9001.
Standar Manajemen ISO 9001 adalah seperangkat kerangka kerja yang membantu organisasi untuk menjalankan bisnis dengan cara yang sangat efektif.
Sehingga produk mereka dapat dijual ke konsumen di negara manapun yang menetapkan syarat sertifikasi ISO 9001 bagi pemasok mereka.
Manfaat Sertifikasi ISO :
- meningkatkan reputasi layanan atau produk dari suatu organisasi, sehingga memperbesar peluang kemenangan pasar.
- Terbuka kesempatan untuk pasar baru, karena akan menarik pelanggan yang mencari pemasok yang bersertifikat ISO.
- memberikan kredibilitas organisasi dan juga memberikan kepercayaan kepada klien potensial bahwa organisasi akan memenuhi policy yang dibuatnya.
- mempromosikan peningkatan berkelanjutan pada standar yang diterapkan organisasi.
- Operasional perusahaan atau organisasi dapat berjalan sesuai dengan sistem yang diberlakukan.
- Menjadi acuan kerja bagi karyawan sehingga meminimalkan kesalahan ketika bekerja
- Dipaksa untuk selalu meningkatkan kinerja dengan dukungan audit secara periodik dari lembaga sertifikasi ISO.
Badan Sertifikasi ISO
Badan ISO sendiri tidak pernah mengeluarkan serifikat ataupun surat resmi lainnya, jadi dalam pengurusan sertifikasi telah diberi wewenang kepada lembaga-lembaga tertentu.
Sertifikasi ISO tersebut hanya bisa diterbitkan oleh lembaga yang sudah terakreditasi dan terpercaya berhak untuk mengeluarkan sertifikat ISO tersebut kepada para pelaku usaha.
Ada beberapa badan atau Lembaga di masing-masing negara yang ditunjuk secara resmi untuk mengeluarkan sertifikat ISO, seperti :
- Komite Akreditasi Nasional (KAN), Indonesia
- International Acreditation Services (IAS), India
- UKAS (The United Kingdom Acreditatiom Services), Inggris Raya
- The Dubai Accreditation Department (DAC)
- Joint Accreditation System of Australia and New Zealand (JAS-ANZ)
- The ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB), Amerika Serikat
- dan yang lainnya.
Daftar Badan Sertifikasi ISO di Indonesia
Berikut adalah daftar badan atau lembaga sertifikasi ISO yang ada di wilayah negara Indonesia sebagai referensi :
- SGS Indonesia
- Sucofindo
- Asia Cipta Management
- TUV Rheinland
- Worldwide Quality Assurance
- United Registrar of Systems
- DAS Certification
- Mutu Certification International
- European Quality Assurance
- Bureau Veritas
- Quality International Certification Ltd
- TUV Nord Indonesia
- SAI Global
- PT Galaxi Sertifikasi Sistem
Sertifikasi ISO 9001
Sertifikasi ini merupakan standar bertaraf internasional di bidang sistem manajemen mutu.
Suatu perusahaan atau organisasi yang telah mendapatkan sertifikasi ini dapat dikatakan bahwa perusahaan atau organisasi tersebut telah sesuai dan memenuhi persyaratan internasional dalam hal sistem manajemen mutu.
Pada dasarnya, suatu sistem manajemen adalah panduan standar bagi perusahaan atau organisasi untuk melakukan proses atau aktivitas, sehingga produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan standar tersebut.
Sertifikasi ISO 9001ini menetapkan berbagai persyaratan, pedoman, dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu Serifikasi Manajemen Kualitas.
Namun sertifikasi ini bukan merupakan standar produk perusahaan, karena didalamnya tidak dinyatakannya syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh produk tersebut.
Tidak terdapat kriteria penerimaan produk dalam penjelasan Sertifikasi ISO 9001 2015, artinya bahwa tidak dapat dilakukan inspeksi suatu produk terhadap standar-standar produk.
Jadi sertifikat ISO 9001 adalah sebagai standar sertifikasi Sistem Manajemen Mutu.
Manajemen perusahaan hanya boleh memberikan pernyataan bahwa Sistem Manajemen mereka sudah bertaraf internasional, bukan produknya yang mencapai standar internasional.
Penyebabnya adalah dalam ISO 9001 tidak terdapat kriteria pengujian produk.
Prinsipnya bahwa produk perusahaan yang telah bersertifikasi Sistem Manajemen Kualitas Internasional diharapkan dapat memenuhi harapan konsumen.
Dalam ISO 9001 berbagai persyaratan, pedoman, dan rekomendasi diterapkan pada manajemen organisasi perusahaan.
Manajemen organisasi perusahaan merupakan bagian yang memasok produk, oleh karena itu juga akan mempengaruhi bagaimana produk perusahaan akan diproduksi hingga dipasarkan.
Tahapan Pengajuan Sertifikasi ISO 9001
Berikut adalah tahap-tahap dalam pengajuan Sertifikasi ISO 9001 secara umum :
1. Pilih salah satu badan sertifikasi ISO 9001, contoh beberapa badan sertifikasi yang populer di dunia industri di negara Indonesia adalah : Sucofindo, SGS, BVQI, TUV, Royal, dan sebagainya.
2. Penuhi syarat pengajuan Sertifikasi ISO 9001 yang diminta badan sertifikasi, seperti :
- Suatu perusahaan yang telah menerapkan sistem manajemen mutu minimal 3 bulan.
- Telah lulus proses audit sertifikasi oleh badan sertifikasi
Setiap badan sertifikasi bisa jadi agak berbeda syaratnya, namun secara umum dapat dibaca pada referensi berikut.
Syarat pengajuan Sertifikasi ISO 9001
Berikut adalah persyaratan umum yang biasanya perlu dipersiapkan dalam pengajuan Sertifikasi ISO 9001 :
Dokumen :
- Company Profile
- Struktur Organisasi Perusahaan
- Data Tenaga Kerja
- SIUP atau NIB
- Akta Pendirian
- Ruang Lingkup SMM (klausul 4.3)
- Kebijakan Mutu (klausul 5.2)
- Sasaran Mutu (klausul 6.2)
- Kriteria untuk Evaluasi dan Pemilihan Pemasok (klausul 8.4.1) Rekaman Wajib
- Karakteristik produk yang akan diproduksi dan jasa yang akan diberikan (klausul 8.5.1)
- Program audit internal (klausul 9.2)
- Hasil audit internal (klausul 9.2)
- Hasil dari tinjauan manajemen (klausul 9.3)
- Hasil tindakan korektif (klausul 10.1)
- Dokumen Non-Wajib Ada dokumen non-wajib yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 9001. Berikut adalah dokumen-dokumen non-wajib menjadi yang paling umum digunakan
Rekaman :
- Pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi* (klausul 7.1.5.1)
- pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7.2)
- tinjauan persyaratan produk / jasa (klausul 8.2.3.2
- tentang hasil tinjauan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.2)
- tentang masukan untuk desain dan pengembangan * (klausul 8.3.3)
- pengendalian desain dan pengembangan* (klausul 8.3.4)
- hasil desain dan pengembangan* (klausul 8.3.5)
- tentang properti pelanggan (klausul 8.5.3)
- perubahan ketentuan dalam produksi / jasa (klausul 8.5.6)
- kesesuaian produk / jasa dengan kriteria penerimaan (klausul 8.6)
- output/hasil yang tidak sesuai (klausul 8.7.2)
- Pemantauan dan pengukuran hasil (klausul 9.1.1)
Prosedur untuk :
- menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan (pasal 4.1 dan 4.2)
- menangani risiko dan peluang (klausul 6.1)
- kompetensi, pelatihan dan kesadaran terhadap SMM (klausul 7.1.2, 7.2 dan 7.3)
- pemeliharaan peralatan dan alat ukur (klausul 7.1.5)
- pengendalian dokumen (klausul 7.5)
- penjualan (klausul 8.2)
- desain dan pengembangan (klausul 8.3)
- produksi dan penyediaan jasa (klausul 8.5)
- pergudangan (klausul 8.5.4)
- pengelolaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif (klausul 8.7 dan 10.2)
- pemantauan kepuasan pelanggan (klausul 9.1.2)
- audit internal (klausul 9.2)
- tinjauan manajemen (klausul 9.3)
3. Setelah perusahaan atau organisasi menerapkan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan pasal-pasal yang ada dalam Persyaratan ISO 9001, dan telah di aplikasikan minimal 3 bulan maka baru dapat mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi.
Dokumen standar minimum yang perlu dipenuhi biasanya adalah sebagaimana berikut :
- Pedomanan mutu,
- Kebijakan mutu,
- Target mutu,
- Enam Pasal / Prosedur Wajib,
- Prosedur kerja masing-masing Departemen
- Bukti telah dilakukan Audit Mutu Internal & Manajemen Review.
4. Penentuan durasi atau lama audit biasanya ditentukan oleh pihak perusahaan atau organisasi kemudian diajukan ke badan sertifikasi, atau kesepakatan kedua pihak.
5. Pelaksanaan Audit Sertifikasi
Implementasinya biasanya dilakukan dalam 2 tahap audit yaitu :
- Tahap 1 : review dan pemeriksaan terhadap pemenuhan persyaratan dokumentasi.
- Tahap 2 : proses sertifikasi kelayakan implementasi persyaratan ISO 9001:2008.
6. Jika hasil proses Audit Sertifikasi diperoleh beberapa temuan, maka perusahaan diwajibkan memberikan bukti hasil perbaikan sebelum dinyatakan lulus.
Setelah lulus, maka dilanjutkan ke tahap proses pencetakan dan pendaftaran atau registrasi sertifikat.
Biasanya setiap badan sertifikasi berbeda dalam menentukan waktu penyerahan sertifikasi ke klien.
Jika sertifikasi menginduk ke badan sertifikasi dalam negeri, umumnya lama penyerahan sertifikasi membutuhkan waktu dari 1 (satu) hingga 2 (dua) minggu setelah perusahaan dinyatakan lulus.
Sedangkan untuk sertifikasi yang menginduk ke luar negeri, membutuhkan waktu antara 2 minggu hingga 1 bulan setelah dinyatakan lulus dari proses audit.
7. Masa berlaku Sertifikasi ISO 9001:2008 adalah 3 (tiga) tahun.
Dalam masa berlaku sertifikat tersebut, setiap 6 (enam) bulan sekali atau satu tahun sekali badan sertifikasi akan melakukan proses audit tahunan yang biasa disebut dengan istilah survailance audit.
Jika masa berlaku sertifikat hampir habis, maka audit dilakukan sama seperti di awal yaitu renewal audit atau sertifikasi ulang (re-sertifikasi).
Biaya Sertifikasi ISO 9001
Setiap badan sertifikasi ISO 9001, biasanya menetapkan biaya sertifikasi yang berbeda-beda.
Biaya yang dikeluarkan biasanya bila dibandingkan dengan suatu organisasi atau perusahaan yang tidak menggunakan konsultan dalam proses sertifikasinya akan relatif lebih murah.
Karena tidak ada biaya Konsultasi dalam proses progres sertifikasinya, berikut adalah referensi rincian biaya yang biasanya dikeluarkan dalam proses sertifikasi.
Biaya :
- Sertifikasi : biaya ini ditujukan untuk membeli lisensi registrasi dari badan sertifikasi.
- Proses Audit Sertifikasi : merupakan biaya yang diperuntukkan bagi auditor asessment yang dilakukan dalam 2 tahap.
- Surveillance Audit : Biaya yang dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu ( 6 Bulan sekali atau 1 Tahun Sekali ).
- Konsultasi : Biasanya biaya inilah yang digunakan bila menggunakan jasa konsultan yang melakukan proses develoment proses sertifikasi.
Apakah Sertifikasi ISO bisa dicabut ?
Sangat mungkin terjadi bila sertifikat ISO dicabut, hal ini dilakukan biasanya karena :
Dalam kegiatan audit, banyak terdapat temuan yang major
Sebelum mencabut, biasanya badan sertifikasi akan memberikan waktu kepada organisasi tersebut untuk melakukan perbaikan terhadap temuan yang bersifat major.
Apabila dalam rentang waktu yang diberikan organisasi tersebut tidak dapat melakukan perbaikan maka badan sertifikasi dapat mencabut status sertifikasi organisasi tersebut.
Manfaat ISO 9001 bagi Perusahaan
Berikut adalah daftar manfaat bagi perusahaan jika mereka memiliki sertifikasi ISO 9001 :
- Brand dari produk akan semakin kuat posisinya di mata konsumen karena adanya jaminan mutu yang terakui.
- Organisasi dan perusahaan akan lebih terarah karena adanya penerapan sistem yang rapi sesuai dengan standar ISO yang sudah ditetapkan.
- Adanya proses pengembangan dan perbaikan terhadap produk yang dihasilkan secara berkesinambungan karena termasuk bagian dari ketentuan ISO.
- Bisnis lebih mudah dimonitoring dan perkembangannya dapat diawasi dengan lebih mudah.
- Kinerja perusahaan dapat ditingkatkan karena adanya jaminan mutu yang harus dipenuhi.
- Sistem manajemen dalam perusahaan bisa lebih baku karena adanya ketentuan dari ISO 9001.
- Tingkat kepercayaan calon konsumen atau pengguna produk dijamin akan semakin meningkat dan menarik banyak konsumen baru bagi
- Memberikan jaminan pada mutu dan kualitas baik barang maupun jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.
- Reputasi perusahaan otomatis akan menjadi lebih baik. Tidak hanya di mata konsumen maupun calon konsumen. Namun juga, di mata rekan bisnis atau mitra strategis lainnya. Jadi, sertifikasi ini akan memudahkan pihak perusahaan untuk menjalin kerja sama.
Sertifikasi ISO 27001
Sertifikasi 27001 adalah sertifikasi ISO yang fokus pada sistem manajemen keamanan informasi (ISMS).
Dengan sertifikasi ini, diharapkan perusahaan maupun organisasi dapat menjaga setiap aset informasinya dengan aman.
Contoh lembaga sertifikasi ISO 27001 di Indonesia adalah PT. Integrated Assessment Services.
Berikut manfaat adanya sertifikasi ISO 27001 :
- Menjaga dan melindungi informasi organisasi atau perusahaan
- Dapat melindungi dan mengelola data berharga serta aset informasinya
- Menjaga kredibilitas informasi supaya tetap aman
- Memberikan jaminan kepada pelanggan tentang pengelolaan risiko
- Membantu anda dalam memenuhi persyaratan hukum, dan masih banyak manfaat lainnya
Sertifikasi ISO 14001
Sertifikasi ini dinamakan Environmental Management System (EMS) atau Sistem Manajemen Lingkungan (SML).
Berikut manfaat dari sertifikasi ini :
- Meningkatkan citra organisasi dan lingkungan sekitar termasuk anda didalamnya
- Mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dalam hal keunggulan yang kompetitif
- Reputasi perusahaan dan kepercayaannya meningkat
- Keterlibatan karyawan didalamnya menjadi meningkat
- Penyesuaian dengan hukum dan berbagai peraturan lainnya saat ini hingga kedepan
Penutup
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Sertifikasi ISO.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- International Organization for Standardization
- Memahami apa itu Standar ISO
- Memahami Standard atau Standar
Sumber referensi :