Spesifikasi Teknis adalah sekumpulan persyaratan terdokumentasi yang harus dipenuhi oleh bahan, desain, produk, atau layanan yang terkait standar teknis.
Pengertian Spesifikasi Teknis
Spesifikasi sering kali merupakan jenis standar teknis, namun ada beberapa arti lain yang juga populer terkait dengan istilah ini.
Supaya tidak menjadi ambigu maka ada pembatasan untuk spesifikasi yang dibahas disini.
Ruang lingkup pembahasan mengenai specification atau spesifikasi di artikel ini adalah yang terkait dengan standar teknis (technical standard).
Ada berbagai jenis spesifikasi teknis atau spesifikasi teknik (specs), dan istilah tersebut digunakan secara berbeda dalam konteks teknis yang berbeda.
Istilah tersebut sering mengacu pada dokumen tertentu atau informasi tertentu di dalamnya.
Kata spesifikasi secara luas didefinisikan sebagai “menyatakan secara eksplisit atau rinci” atau “menjadi spesifik”.
Spesifikasi persyaratan adalah persyaratan terdokumentasi, atau serangkaian persyaratan terdokumentasi, yang harus dipenuhi oleh bahan, desain, produk, layanan tertentu, dan lainnya.
Untuk istilah ini biasanya merupakan bagian awal yang umum dari desain teknik dan proses pengembangan produk di banyak bidang.
Spesifikasi fungsional adalah sejenis spesifikasi kebutuhan, dan biasanya menunjukkan diagram blok fungsional.
Spesifikasi desain atau produk menjelaskan fitur solusi untuk Spesifikasi Persyaratan, mengacu pada solusi yang dirancang atau solusi akhir yang dihasilkan.
Istilah ini sering digunakan untuk memandu fabrikasi atau produksi.
Terkadang istilah spesifikasi di sini digunakan sehubungan dengan lembar data (data sheet) atau lembar spesifikasi (spec sheet).
Lembar data menggambarkan karakteristik teknis suatu barang atau produk, sering kali diterbitkan oleh produsen untuk membantu orang memilih atau menggunakan produk.
Lembar data bukanlah spesifikasi teknis dalam arti menginformasikan cara produksi.
Spesifikasi yang ditulis sebagai “dalam perawatan”, menetapkan kondisi sistem atau objek setelah bertahun-tahun beroperasi, termasuk efek keausan dan pemeliharaan (perubahan konfigurasi).
Penggunaan Spesifikasi
Spesifikasi adalah jenis standar teknis yang dapat dikembangkan oleh berbagai jenis organisasi, baik di sektor publik maupun swasta.
Contoh jenis organisasi yang dimaksud adalah seperti :
- Korporasi
- Konsorsium (sekelompok kecil korporasi)
- Asosiasi perdagangan (kelompok korporasi industri)
- Pemerintah nasional (termasuk militer, badan pengatur, dan laboratorium dan institut nasional)
- Seorang profesional asosiasi (masyarakat)
- Organisasi standar yang dibuat khusus seperti ISO
- Persyaratan umum yang dikembangkan netral vendor
Merupakan hal yang umum bagi satu organisasi untuk mengacu pada (rujukan atau kutipan) standar dari organisasi lainnya.
Standar sukarela dapat menjadi wajib jika diadopsi oleh pemerintah atau jika tercantum didalam kontrak bisnis perusahaan.
Merupakan hal yang penting bagi pemasok, pembeli, dan pengguna bahan, produk, atau layanan untuk memahami dan menyetujui semua persyaratan didalam dunia teknik, manufaktur dan bisnis.
Spesifikasi dapat mengacu pada standar yang sering dirujuk oleh kontrak atau dokumen pengadaan, atau persyaratan lain yang disepakati.
Standar spesifikasi dapat dibuat oleh :
- Lembaga pemerintah
- Organisasi standar (SAE, AWS, NIST, ASTM, ISO, CEN, DoD, dan lainnya)
- Asosiasi perdagangan, perusahaan, dan lain-lain
Berikut adalah beberapa standar dari Inggris yang berlaku yang bisa digunakan untuk referensi terkait spesifikasi :
- BS 7373-1:2001 Guide to the preparation of specifications (Panduan persiapan spesifikasi)
- BS 7373-2:2001 Product specifications. Guide to identifying criteria for a product specification and to declaring product conformity (Spesifikasi produk. Panduan untuk mengidentifikasi kriteria untuk spesifikasi produk dan untuk menyatakan kesesuaian produk)
- BS 7373-3:2005, Product specifications. Guide to identifying criteria for specifying a service offering (Spesifikasi produk. Panduan untuk mengidentifikasi kriteria untuk menentukan tawaran layanan)
Sebuah desain atau spesifikasi produk tidak serta merta membuktikan suatu produk benar atau berguna dalam setiap konteks.
Jadi ketika sebuah produk sudah dilakukan verifikasi untuk memenuhi spesifikasi atau mendapat label dengan nomor spesifikasi tertentu.
Maka hal ini tidak bisa secara langsung dapat menunjukkan bahwa produk tersebut cocok untuk penggunaan lain yang sebelumnya tidak dilakukan validasi.
Ketika seseorang menggunakan suatu produk tertentu (misalnya : insinyur, serikat pekerja, dan lainnya) atau menentukan item tertentu (seperti : kode bangunan, pemerintah, industri, dan lainnya).
Mereka memiliki tanggung jawab untuk :
- Mempertimbangkan pilihan spesifikasi yang tersedia
- Menentukan mana yang benar
- Menegakkan kepatuhan
- Menggunakan item dengan benar
Jadi tetap diperlukan validasi terhadap kesesuaian.
Pembuatan Spesifikasi Teknis
Saat ini mudah kita temukan panduan atau prosedur operasi standar (standard operating procedure) yang tersedia untuk membantu dalam membuat spesifikasi yang baik.
Sebagai referensi, berikut adalah isi dari dokumen spesifikasi yaitu :
- Judul, nomor, identifikasi yang deskriptif (dijelaskan) dari spesifikasi.
- Tanggal : revisi terakhir, penetapan revisi, efektif berlaku suatu dokumen.
- Logo atau merek dagang untuk menunjukkan hak cipta dokumen, kepemilikan dan asal.
- Daftar Isi atau TOC (Table of Content), jika dokumen tersebut panjang.
- Orang, kantor, atau lembaga yang bertanggung jawab atas pertanyaan tentang spesifikasi tersebut, termasuk adanya pembaruan atau penyimpangan.
- Ruang lingkup, pentingnya spesifikasi tersebut dan tujuan penggunaannya.
- Istilah, definisi dan singkatan untuk memperjelas arti dari spesifikasi.
- Metode uji untuk mengukur semua karakteristik yang ditentukan.
- Persyaratan material: fisik, mekanik, kelistrikan, kimia, target dan toleransinya.
- Pengujian penerimaan (acceptance testing), seperti : persyaratan pengujian kinerja (performance testing requirements). Serta target dan toleransinya.
- Gambar, foto, atau ilustrasi teknis.
- Pengerjaan.
- Sertifikasi yang diperlukan.
- Pertimbangan dan persyaratan keselamatan dan lingkungan.
- Persyaratan kendali mutu (quality control requirements), pengambilan sampel penerimaan (acceptance sampling), pengecekan (inspection), kriteria penerimaan (acceptance criteria).
- Orang, kantor, atau lembaga yang bertanggung jawab untuk kewajiban penerapan spesifikasi.
- Penyelesaian dan pengiriman.
- Ketentuan untuk penolakan, inspeksi ulang, pemeriksaan ulang, tindakan korektif.
- Referensi dan kutipan yang setiap instruksi dalam konten mungkin diperlukan untuk memenuhi ketertelusuran dan kejelasan dokumen.
- Tanda tangan persetujuan, jika diperlukan.
- Ubah catatan untuk meringkas perkembangan kronologis, revisi dan penyelesaian jika dokumen akan diedarkan secara internal.
- Lampiran (annex dan appendix) yang memperluas rincian, menambahkan klarifikasi, atau menawarkan opsi.
Pembuatan Spesifikasi Teknis di seluruh dunia
Berikut adalah berbagai contoh langkah-langkah pembuatan spesifikasi resmi di berbagai belahan dunia, sebagai tambahan referesi untuk pembaca.
Spesifikasi Konstruksi
Spesifikasi konstruksi di Amerika Utara
Spesifikasi di Amerika Utara merupakan bagian dari dokumen kontrak yang menyertai dan mengatur konstruksi proyek bangunan dan infrastruktur.
Spesifikasi menggambarkan kualitas dan kinerja bahan bangunan, disertai kode kutipan dan standar yang diterbitkan, sedangkan gambar atau model informasi bangunan (BIM) menggambarkan kuantitas dan lokasi bahan.
Dokumen yang digunakan merupakan dokumen konsensus yang disponsori bersama oleh dua organisasi profesional :
- Construction Specifications Canada.
- Construction Specifications Institute, yang berbasis di US.
Dokumen tersebut diperbarui setiap dua tahun sekali.
Meskipun ada kecenderungan untuk percaya bahwa “spesifikasi mengesampingkan gambar” jika terjadi perbedaan antara dokumen teks dan gambar.
Maksud sebenarnya harus dibuat secara eksplisit dalam kontrak antara Pemilik dan Kontraktor.
Standar AIA (American Institute of Architects) dan EJCDC (Engineering Joint Contract Documents Committee) menyatakan bahwa gambar dan spesifikasinya saling melengkapi.
Keduanya akan memberikan informasi yang diperlukan untuk mendukung kelengkapan dokumen.
Banyak badan publik, seperti Naval Facilities Command (NAVFAC) menyatakan bahwa spesifikasi mengesampingkan gambar tersebut.
Ini didasarkan pada gagasan bahwa kata-kata lebih mudah diinterpretasikan oleh pihak berwajib (atau mediator) daripada gambar jika terjadi perselisihan.
Spesifikasi konstruksi di Mesir
Spesifikasi di Mesir merupakan bagian dari dokumen kontrak.
Pusat Penelitian Nasional Perumahan dan Bangunan atau HBRC (Housing and Building National Research Center) bertanggung jawab untuk mengembangkan spesifikasi dan kode konstruksi.
HBRC telah menerbitkan lebih dari 15 buku yang mencakup kegiatan pembangunan seperti pekerjaan tanah, plesteran, dan lainnya.
Spesifikasi konstruksi di Inggris
Spesifikasi di Inggris Raya adalah bagian dari dokumen kontrak yang menyertai dan mengatur pembangunan sebuah gedung.
Dokumen tersebut disiapkan oleh para profesional konstruksi seperti arsitek, ahli teknologi arsitektur, insinyur struktur, arsitek lansekap dan insinyur layanan bangunan.
Mereka dibuat dari spesifikasi proyek sebelumnya, dokumen internal atau spesifikasi induk seperti Spesifikasi Bangunan Nasional atau NBS (National Building Specification).
Spesifikasi Bangunan Nasional dimiliki oleh Royal Institute of British Architects (RIBA) melalui grup komersial RIBA Enterprises (RIBAe).
Spesifikasi master NBS menyediakan konten yang luas dan komprehensif, dan dikirimkan menggunakan fungsionalitas perangkat lunak yang memungkinkan penentu menyesuaikan konten agar sesuai dengan kebutuhan proyek dan tetap mutakhir.
Jenis spesifikasi proyek Inggris terbagi dalam dua kategori utama preskriptif dan kinerja.
Spesifikasi preskriptif menentukan persyaratan menggunakan deskripsi umum atau kepemilikan tentang apa yang dibutuhkan.
Sedangkan spesifikasi kinerja berfokus pada hasil daripada karakteristik komponen.
Spesifikasi merupakan bagian integral dari Pemodelan Informasi Bangunan (Building Information Modeling) dan mencakup persyaratan non-geometris.
Spesifikasi makanan dan obat
Produk farmasi biasanya dapat diuji dan dikualifikasi oleh berbagai farmakope (pharmacopoeia).
Farmakope adalah buku resmi yang dikeluarkan oleh sebuah negara yang berisi standardisasi, panduan dan pengujian sediaan obat.
Standar farmasi yang ada saat ini adalah seperti :
- British Pharmacopoeia (Farmakope Inggris)
- European Pharmacopoeia (Farmakope Eropa)
- Japanese Pharmacopoeia (Farmakope Jepang)
- The International Pharmacopoeia (Farmakope Internasional)
- United States Pharmacopeia (Farmakope Amerika Serikat)
Jika ada produk farmasi yang tidak tercakup dalam standar di atas, maka dapat dievaluasi dengan sumber tambahan :
- Farmakope dari negara lain
- Spesifikasi industri
- Formularium standar
Formularium adalah daftar obat yang digunakan oleh instansi kesehatan, seperti : rumah sakit.
Beberapa formularium yang direkomendasikan adalah seperti :
- British National Formulary for Children (Formularium Nasional Inggris untuk Anak)
- British National Formulary (Formularium Nasional Inggris)
- National Formulary (Formularium Nasional)
Pendekatan serupa diadopsi oleh pabrik makanan, di mana Codex Alimentarius memberi peringkat standar tertinggi, diikuti oleh standar regional dan nasional.
Codex Alimentarius Commission (CAC) adalah organisasi yang dibentuk oleh FAO dan WHO dengan tujuan untuk melindungi kesehatan konsumen dan menjamin perdagangan internasional yang jujur.
Spesifikasi dan standar lain dapat diberlakukan secara eksternal seperti yang dibahas di atas, tetapi juga spesifikasi manufaktur dan kualitas internal.
Hal ini tidak hanya untuk makanan atau produk farmasi, tetapi juga untuk : mesin pemrosesan, proses kualitas, pengemasan, logistik, dan lainnya.
Di indonesia, dalam pembuatan spesifikasi mengenai makanan dan obat dapat mengacu ke regulasi resmi pemerintah yaitu :
- Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 34 Tahun 2019 tentang Kategori Pangan
- Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 9 Tahun 2019 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik
Spesifikasi Teknologi informasi
Dalam banyak konteks khususnya dalam hal perangkat lunak, spesifikasi diperlukan untuk menghindari kesalahan akibat kurangnya kompatibilitas (penyesuaian).
Contohnya adalah ketika menyimpan file data penting ke dalam komputer dengan format microsoft excel versi tahun 2010, namun file tersebut dibuka di komputer lain dengan versi 2007.
Maka file tersebut tidak bisa dibuka di komputer dengan versi software (perangkat lunak) yang lebih lama.
Jadi spesifikasi seperti versi perangkat lunak sangat penting untuk pekerjaan yang berhubungan dengan dunia IT (Information Technology) atau Teknologi informasi.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Spesifikasi Teknis.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :