ISO 15489-1 adalah Standar Internasional mengenai informasi dan dokumentasi, khususnya tentang konsep dan prinsip untuk manajemen rekaman atau records management.
Versi terbaru yang masih berlaku dari standar ini adalah terbitan tahun 2016 dengan judul berikut :
- ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles
Standar ini terakhir ditinjau dan dikonfirmasi pada tahun 2021, oleh karena itu versi ini masih dinyatakan tetap berlaku hingga saat ini.
Standar ISO 15489-1: 2016
ISO 15489-1:2016 mendefinisikan konsep dan prinsip dari mana pendekatan untuk pembuatan, penangkapan, dan pengelolaan catatan (record) dikembangkan.
Bagian ISO 15489 ini menjelaskan konsep dan prinsip yang berkaitan dengan hal-hal berikut:
- catatan, metadata untuk catatan dan sistem catatan;
- kebijakan, tanggung jawab yang diberikan, pemantauan dan pelatihan yang mendukung pengelolaan catatan (record) yang efektif;
- analisis berulang dari konteks bisnis dan identifikasi persyaratan catatan;
- pengendalian catatan;
- proses untuk membuat, menangkap dan mengelola catatan.
ISO 15489-1:2016 berlaku untuk pembuatan, pengambilan, dan pengelolaan catatan (record) terlepas dari struktur atau bentuknya, di semua jenis lingkungan bisnis dan teknologi, dari waktu ke waktu.
Introduction : Pengenalan Standar
Sebagaimana tercantum dalam Klausa “0 Introduction”, bahwa :
Bagian dari ISO 15489 ini menetapkan konsep dan prinsip inti untuk pembuatan, pengambilan, dan pengelolaan catatan (record).
Itu berada di jantung dari sejumlah Standar Internasional dan Laporan Teknis yang memberikan panduan dan instruksi lebih lanjut tentang konsep, teknik, dan praktik untuk membuat, menangkap, dan mengelola catatan.
Tentang catatan (records) dan mengelola catatan
Catatan (records) adalah bukti aktivitas bisnis dan aset informasi.
Mereka dapat dibedakan dari aset informasi lainnya dengan perannya sebagai bukti dalam transaksi bisnis dan dengan ketergantungan mereka pada metadata.
Metadata untuk rekaman digunakan untuk menunjukkan dan mempertahankan konteks dan menerapkan aturan yang sesuai untuk mengelola rekaman.
Mengelola catatan (record) meliputi hal-hal berikut:
- a) membuat dan menangkap catatan untuk memenuhi persyaratan bukti aktivitas bisnis;
- b) mengambil tindakan yang tepat untuk melindungi keaslian, keandalan, integritas, dan kegunaannya karena konteks bisnis dan persyaratan manajemennya berubah seiring waktu.
Catatan 1 :
- Rujukan pada ” business activity (aktivitas bisnis)” atau ” business activities (aktivitas- aktivitas bisnis)” dalam bagian ISO 15489 ini ditafsirkan secara luas sebagai aktivitas yang mendukung tujuan keberadaan organisasi.
- Fungsi, aktivitas, transaksi, dan proses kerja merupakan representasi dari bentuk-bentuk tertentu “aktivitas bisnis” dan didefinisikan dalam Klausul 3.
Semakin banyak, catatan dibuat dan disimpan dalam lingkungan digital, menawarkan berbagai peluang untuk penggunaan dan penggunaan kembali jenis baru.
Lingkungan digital juga memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam penerapan kontrol catatan (record), di dalam dan di antara sistem yang mengelola catatan (record).
Mengubah model bisnis memperluas tanggung jawab untuk catatan di luar batas organisasi dan yurisdiksi tradisional.
Hal ini membutuhkan profesional catatan (record) untuk memahami dan memenuhi beragam kebutuhan pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Ini dapat mencakup peningkatan ekspektasi transparansi pengambilan keputusan dari bisnis dan pemerintah, masyarakat umum, pelanggan, pengguna layanan, subjek catatan (record), dan pihak lain yang berkepentingan dengan cara catatan (record) dibuat, ditangkap, dan dikelola.
Catatan 2 :
- Dalam Standar Internasional ini (semua bagian), frasa ” creation, capture and management (penciptaan, penangkapan dan pengelolaan)” digunakan untuk meringkas pengelolaan catatan (record) secara keseluruhan.
- Ini termasuk tindakan penerimaan catatan dan berbagai proses catatan yang dijelaskan dalam bagian ISO 15489 ini.
Pengembangan Standar
Dengan mempertimbangkan faktor lingkungan ini, bagian ISO 15489 ini telah dikembangkan dengan pengakuan sebagai berikut:
- a) peran catatan (records) sebagai pendukung aktivitas bisnis dan aset informasi;
- b) peningkatan peluang untuk penggunaan dan penggunaan kembali catatan dalam lingkungan digital;
- c) sistem dan aturan untuk pembuatan, penangkapan, dan pengelolaan catatan yang perlu melampaui batas-batas organisasi tradisional, seperti dalam lingkungan kerja kolaboratif dan multi-yurisdiksi;
- d) pengendalian rekaman yang dapat independen dari komponen lain dari sistem rekaman;
- e) pentingnya analisis berulang dari aktivitas dan konteks bisnis untuk mengidentifikasi catatan (record) apa yang perlu dibuat dan ditangkap, dan bagaimana catatan (record) tersebut harus dikelola dari waktu ke waktu;
- f) pentingnya manajemen risiko dalam menyusun strategi pengelolaan catatan (record) dan pengelolaan catatan (record) sebagai strategi manajemen risiko itu sendiri.
Sementara konsep dan prinsip bagian ISO 15489 ini berlaku di berbagai lingkungan bisnis dan teknologi, lingkungan ini dapat memerlukan pendekatan yang berbeda untuk penerapan kontrol, proses, dan sistem dari catatan (record) .
Bagian ISO 15489 ini tidak dimaksudkan untuk memberikan saran implementasi terperinci untuk lingkungan tertentu di mana catatan (record) dibuat, ditangkap, dan dikelola.
Sebaliknya, ini mendefinisikan konsep-konsep kunci dan menetapkan prinsip-prinsip tingkat tinggi dari mana kontrol catatan (record), proses dan sistem untuk mengelola catatan (record) di lingkungan apa pun dapat dikembangkan.
Nasihat tentang desain dan implementasi kontrol, proses dan sistem untuk mengelola catatan (record) di lingkungan yang berbeda ini dibahas di bagian selanjutnya dan di Standar Internasional dan Laporan Teknis lainnya.
Manfaat
Pendekatan pada pembuatan, penangkapan, dan pengelolaan catatan (record) berdasarkan konsep dan prinsip di bagian ISO 15489 ini memastikan bahwa bukti otoritatif bisnis dibuat, ditangkap, dikelola, dan dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya, selama diperlukan.
Ini memungkinkan hal berikut:
- a) peningkatan transparansi dan akuntabilitas;
- b) pembentukan kebijakan yang efektif;
- c) pengambilan keputusan yang terinformasi;
- d) pengelolaan risiko usaha;
- e) kesinambungan saat terjadi bencana;
- f) perlindungan hak dan kewajiban organisasi dan individu;
- g) perlindungan dan dukungan dalam litigasi;
- h) kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan;
- i) peningkatan kemampuan untuk menunjukkan tanggung jawab perusahaan, termasuk memenuhi tujuan keberlanjutan;
- j) pengurangan biaya melalui efisiensi bisnis yang lebih besar;
- k) perlindungan kekayaan intelektual;
- l) kegiatan penelitian dan pengembangan berbasis bukti;
- m) pembentukan identitas bisnis, pribadi dan budaya;
- n) perlindungan memori perusahaan, pribadi dan kolektif.
Kebijakan, tanggung jawab dan prosedur yang ditetapkan untuk pembuatan, pengambilan, dan pengelolaan catatan (record) mendukung program tata kelola informasi organisasi.
Hubungan dengan standar lain
Bagian dari ISO 15489 ini dirancang sebagai sumber daya mandiri.
Namun, itu juga merupakan bagian dari keluarga Standar Internasional dan Laporan Teknis pada berbagai aspek penciptaan, penangkapan dan pengelolaan catatan (record) .
Ini tercantum dalam Daftar Pustaka dan dapat dikonsultasikan untuk saran yang lebih rinci tentang aspek-aspek tertentu dari pengelolaan catatan (record) .
Pengelolaan catatan (record) yang sejalan dengan Standar Internasional ini (semua bagian) merupakan dasar dari Sistem Manajemen untuk Catatan atau Management System for Records (MSR) yang sukses, sistem manajemen yang ditentukan oleh seri Standar Internasional ISO 30300.
MSR menghubungkan pengelolaan catatan (record) dengan keberhasilan dan akuntabilitas organisasi dengan menetapkan kerangka kerja yang terdiri dari kebijakan, tujuan, dan arahan untuk catatan (record) .
Ini menetapkan persyaratan untuk hal-hal berikut:
- a) peran dan tanggung jawab yang ditentukan;
- b) proses yang sistematis;
- c) pemantauan dan evaluasi;
- d) peninjauan dan perbaikan.
Manajer dan pihak lain yang ingin menerapkan, mengoperasikan, dan meningkatkan MSR disarankan untuk menggunakan bagian ISO 15489 ini bersama dengan seri Standar Internasional ISO 30300.
Penerbitan Standar ISO 15489-1: 2016
Standar ini diterbitkan dan dipublikasikan pada April 2016, berupa dokumen edisi 2 dengan jumlah halaman sebanyak 20 lembar.
Disusun oleh :
- Technical Committee ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management, atau : Komite Teknis ISO/TC 46/SC 11 Manajemen catatan (record)/catatan (record).
ICS :
- 01.140.20 Information sciences, atau : 01.140.20 Ilmu informasi
Standar ini berkontribusi pada Tujuan Pembangunan Berkelanjutan atau Sustainable Development Goal berikut:
- Lembaga yang kuat, adil dan damai
- Industri, inovasi dan infrastruktur
Dengan terbitnya standar ini, maka standar sebelumnya dinyatakan tidak berlaku dan ditarik yakni ISO 15489-1:2001.
Sebagaimana standar ISO lainnya, ISO 15489-1:2016 ini juga ditinjau setiap 5 tahun dan peninjauan sudah mencapai tahap 90,93 (dikonfirmasi).
Isi Standar ISO 15489-1:2016
Berikut adalah kutipan isi Standar ISO 15489-1:2016 yang diambil dari Online Browsing Platform (OBP) dari situs resmi iso.org.
Yang ditambah dengan berbagai keterangan dan informasi untuk mempermudah pemahaman pembaca.
Hanya bagian standar yang informatif yang tersedia untuk umum, OBP hanya menampilkan hingga klausa 3 saja.
Oleh karena itu, untuk melihat konten lengkap dari standar ini, maka pembaca harus membeli standar dari ISO ini secara resmi.
Daftar Isi Standar ISO 15489-1:2016
- Foreword
- Introduction
- 1 Scope
- 2 Normative references
- 3 Terms and definitions
- 4 Principles for managing records
- 5 Records and records systems
- 5.1 General
- 5.2 Records
- 5.3 Records systems
- 6 Policies and responsibilities
- 6.1 General
- 6.2 Policies
- 6.3 Responsibilities
- 6.4 Monitoring and evaluation
- 6.5 Competence and training
- 7 Appraisal
- 7.1 General
- 7.2 Scope of appraisal
- 7.3 Understanding the business
- 7.4 Determining records requirements
- 7.5 Implementing records requirements
- 8 Records controls
- 8.1 General
- 8.2 Metadata schemas for records
- 8.3 Business classification schemes
- 8.4 Access and permissions rules
- 8.5 Disposition authorities
- 9 Processes for creating, capturing and managing records
- 9.1 General
- 9.2 Creating records
- 9.3 Capturing records
- 9.4 Records classification and indexing
- 9.5 Access control
- 9.6 Storing records
- 9.7 Use and reuse
- 9.8 Migrating and converting records
- 9.9 Disposition
- Bibliography
Kata pengantar
Sebagaimana tercantum dalam Klausa “0 Foreword”, bahwa :
ISO (Organisasi Internasional untuk Standardisasi) adalah federasi badan standar nasional (badan anggota ISO) di seluruh dunia.
Pekerjaan mempersiapkan Standar Internasional biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO.
Setiap badan anggota yang tertarik pada suatu topik yang untuknya komite teknis telah dibentuk berhak untuk diwakili dalam komite tersebut.
Organisasi internasional, pemerintah dan non-pemerintah, bekerja sama dengan ISO, juga ambil bagian dalam pekerjaan tersebut.
ISO bekerja sama erat dengan International Electrotechnical Commission (IEC) dalam semua masalah standardisasi elektroteknik.
Prosedur yang digunakan untuk mengembangkan dokumen ini dan yang dimaksudkan untuk pemeliharaan lebih lanjut dijelaskan dalam Arahan ISO/IEC, Bagian 1.
Secara khusus, kriteria persetujuan yang berbeda yang diperlukan untuk berbagai jenis dokumen ISO harus diperhatikan.
Dokumen ini disusun sesuai dengan aturan editorial Arahan ISO/IEC, Bagian 2 (lihat www.iso.org/directives).
Perhatian diberikan pada kemungkinan bahwa beberapa elemen dari dokumen ini dapat menjadi subyek hak paten.
ISO tidak bertanggung jawab untuk mengidentifikasi salah satu atau semua hak paten tersebut.
Rincian hak paten apa pun yang diidentifikasi selama pengembangan dokumen akan ada di Pendahuluan dan/atau pada daftar pernyataan paten ISO yang diterima (lihat www.iso.org/patents).
Setiap nama dagang yang digunakan dalam dokumen ini adalah informasi yang diberikan untuk kenyamanan pengguna dan bukan merupakan suatu dukungan.
Tersedia pula halaman Foreword – Supplementary information untuk :
- penjelasan tentang arti istilah dan ekspresi khusus ISO yang terkait dengan penilaian kesesuaian,
- informasi tentang kepatuhan ISO terhadap prinsip-prinsip WTO dalam Technical Barriers to Trade (TBT).
Penyusunan Standar
Komite yang bertanggung jawab untuk dokumen ini adalah :
- ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 11, Archives/records management
- atau : ISO/TC 46, Informasi dan dokumentasi, Sub-komite SC 11, Manajemen catatan (record)/catatan (record).
Edisi kedua ini membatalkan dan menggantikan edisi pertama (ISO 15489-1:2001), yang telah direvisi secara teknis.
ISO 15489 terdiri dari bagian-bagian berikut, dengan judul umum “Information and documentation — Records management (Informasi dan dokumentasi — Manajemen rekaman)” :
- — Part 1: Concepts and principles
- — Part 2: Guidelines [Technical Report]
Mengenal ISO, IEC, WTO dan TBT Agreement
ISO (International Organization for Standardization) adalah suatu organisasi atau lembaga nirlaba internasional,
Tujuan dari ISO adalah untuk membuat dan memperkenalkan standar dan standardisasi internasional untuk berbagai tujuan.
Sebagaimana ISO, IEC juga merupakan suatu organisasi standardisasi internasional yang menyusun dan menerbitkan standar-standar internasional.
Namun ruang lingkupnya adalah untuk seluruh bidang elektrik, elektronik dan teknologi yang terkait atau bidang teknologi elektro (electrotechnology).
TBT Agreement (Technical Barriers to Trade) adalah perjanjian internasional mengenai hambatan teknis perdagangan di bawah kerangka Organisasi WTO (World Trade Organization).
WTO (World Trade Organization) adalah sebuah organisasi resmi internasional yang mengatur standar sistem perdagangan bebas di dunia.
Lebih jelas mengenai ISO, IEC, WTO dan TBT Agreement dapat dibaca pada artikel lain dari standarku.com berikut :
- Mengenal organisasi ISO, standardisasi internasional
- Standar IEC
- TBT Agreement, Standar Teknis Perdagangan
- Standar World Trade Organization
ISO 15489-1: 2016 Klausa 1-3
1 Scope : Lingkup
Bagian dari ISO 15489 ini mendefinisikan konsep dan prinsip dari mana pendekatan untuk pembuatan, penangkapan, dan pengelolaan catatan (record) (record) dikembangkan.
Serta menjelaskan konsep dan prinsip yang berkaitan dengan hal-hal berikut:
- a) catatan, metadata untuk catatan dan sistem catatan (record) (record);
- b) kebijakan, tanggung jawab yang diberikan, pemantauan dan pelatihan yang mendukung pengelolaan catatan (record) yang efektif;
- c) analisis berulang dari konteks bisnis dan identifikasi persyaratan catatan;
- d) pengendalian catatan (record) (record);
- e) proses untuk membuat, menangkap dan mengelola catatan (record) (record).
Kemudian, bagian dari ISO 15489 ini juga berlaku untuk pembuatan, pengambilan, dan pengelolaan catatan (record) terlepas dari struktur atau bentuknya, di semua jenis lingkungan bisnis dan teknologi, dari waktu ke waktu.
2 Normative references : Referensi normatif
Tidak ada acuan normatif.
Catatan :
- Bagian ISO 15489 ini dirancang sebagai sumber daya mandiri, artinya tidak ada dokumen yang sangat diperlukan untuk penerapannya.
3 Terms and definitions : Istilah dan definisi
Untuk tujuan dokumen ini, istilah dan definisi berikut berlaku.
Klausa 3.1 – 3.12
3.1 access : mengakses
hak, kesempatan, sarana untuk menemukan, menggunakan, atau memperoleh kembali informasi
3.2 activity : aktivitas
tugas utama yang dilakukan oleh entitas bisnis sebagai bagian dari fungsi (3.11)
3.3 agent : agen
individu, kelompok kerja atau organisasi yang bertanggung jawab untuk, atau terlibat dalam, pembuatan rekaman, pengambilan dan/atau proses manajemen rekaman
[SUMBER: ISO 23081 1:2006, 3.1]
- Catatan 1 : Alat teknologi seperti aplikasi perangkat lunak dapat dianggap sebagai agen jika mereka secara rutin melakukan proses pencatatan.
3.4 business classification scheme : skema klasifikasi bisnis
alat untuk menghubungkan catatan dengan konteks pembuatannya
3.5 classification : klasifikasi
identifikasi sistematis dan/atau pengaturan kegiatan bisnis dan/atau catatan ke dalam kategori menurut konvensi, metode, dan aturan prosedural yang terstruktur secara logis
3.6 conversion : konversi
proses mengubah catatan dari satu format ke format lainnya
3.7 destruction : penghancuran
proses menghilangkan atau menghapus catatan, di luar kemungkinan rekonstruksi
3.8 disposition : watak
berbagai proses yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan rekaman, pemusnahan (3.7) atau keputusan transfer yang didokumentasikan dalam otoritas disposisi (3.9) atau instrumen lainnya
3.9 disposition authority : otoritas disposisi
instrumen yang mendefinisikan disposisi (3.8) tindakan yang diizinkan untuk rekaman tertentu
3.10 evidence : bukti
dokumentasi transaksi (3.18)
[SUMBER:ISO 30300:2011, 3.1.5]
- Catatan 1 : Ini adalah bukti transaksi bisnis yang dapat ditunjukkan telah dibuat dalam kegiatan bisnis normal dan yang tidak dapat diganggu gugat dan lengkap. Hal ini tidak terbatas pada pengertian hukum dari istilah tersebut.
3.11 function : fungsi
kelompok kegiatan yang memenuhi tanggung jawab utama untuk mencapai tujuan strategis entitas bisnis
3.12 metadata for records : metadata untuk catatan
informasi terstruktur atau semi-terstruktur, yang memungkinkan pembuatan, pengelolaan, dan penggunaan catatan melalui waktu dan di dalam dan di seluruh domain
[SUMBER: ISO 23081 2:2007, 3.7]
Klausa 3.13 – 3.19
3.13 migration : migrasi
proses pemindahan catatan dari satu konfigurasi perangkat keras atau perangkat lunak ke yang lain tanpa mengubah format
[SUMBER:ISO 30300:2011, 3.3.8]
3.14 record(s) : catatan
informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti (3.10) dan sebagai aset oleh organisasi atau orang, dalam mengejar kewajiban hukum atau dalam transaksi (3.18) bisnis
3.15 records management : manajemen catatan
bidang manajemen yang bertanggung jawab atas pengendalian yang efisien dan sistematis atas pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan (3.8) catatan (record), termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti (3.10) dari dan informasi tentang aktivitas bisnis dan transaksi (3.18) di bentuk catatan
3.16 records system : sistem pencatatan
sistem informasi yang menangkap, mengelola dan menyediakan akses (3.1) ke catatan dari waktu ke waktu
- Catatan 1 : Sistem catatan (record) dapat terdiri dari elemen teknis seperti perangkat lunak, yang dapat dirancang khusus untuk mengelola catatan (record) atau untuk beberapa tujuan bisnis lainnya, dan elemen non-teknis termasuk kebijakan, prosedur, orang, dan agen lain, serta tanggung jawab yang diberikan .
3.17 schema : skema
rencana logis yang menunjukkan hubungan antara elemen metadata, biasanya melalui penetapan aturan untuk penggunaan dan pengelolaan metadata secara khusus berkenaan dengan semantik, sintaksis, dan opsionalitas (tingkat kewajiban) nilai
[SUMBER: ISO 23081 1:2006, 3.3]
3.18 transaction : transaksi
unit terkecil dari proses kerja (3.19) yang terdiri dari pertukaran antara dua atau lebih peserta atau sistem
[SUMBER:ISO/TR 26122:2012, 3.5]
3.19 work process : proses kerja
satu atau lebih urutan tindakan yang diperlukan untuk menghasilkan hasil yang sesuai dengan aturan yang mengatur
[SUMBER:ISO/TR 26122:2012, 3.6]
Daftar Pustaka atau Bibliography :
- [1] ISO 13008, Information and documentation — Digital records conversion and migration process
- [2] ISO 16175 (all parts), Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments
- [3] ISO 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles
- [4] ISO 23081-2:2009, Information and documentation — Managing metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues
- [5] ISO 30300:2011, Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary
- [6] ISO 30301, Information and documentation — Management systems for records — Requirements
- [7] ISO/IEC 27001, Information technology — Security techniques — Information security management systems — Requirements
- [8] ISO/TR 18128, Information and documentation — Risk assessment for records processes and systems
- [9] ISO/TR 26122:2012, Information and documentation — Work process analysis for records
Penutup
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar ISO 15489-1:2016.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- ISO TR 14105 electronic document management system
- ISO 15226 life cycle dokumen
- ISO TR 13028 pedoman digitalisasi arsip
- ISO 11442 manajemen dokumen produk teknis
- ISO 11005 dokumentasi produk teknis
- International Organization for Standardization
- Memahami apa itu Standar ISO
- Memahami Standard atau Standar
Sumber referensi :