Contingency plan adalah suatu tindakan cadangan yang disiapkan untuk menghadapi kondisi ketika tindakan utama yang direncanakan untuk melakukan sesuatu gagal atau terhambat.
Setiap organisasi atau perusahaan pasti menghadapi hambatan atau kegagalan dalam menjalani proses bisnisnya.
Karena rencana yang paling sempurna pun masih memiliki kemungkinan ada hambatan atau kegagalan dalam pelaksanaan nya.
Apalagi jika hambatan atau kegagalan terjadi di proses bisnis perusahaan, hal ini dapat menyebabkan kerugian besar atau kemungkinan terburuk lainnya bagi perusahaan.
Mengenai proses bisnis selengkapnya dapat dibaca pada artikel : Mengenal Proses Bisnis atau Business Process.
Untuk itu, sebagai langkah antisipasi adalah dengan membuat rencana cadangan yang dapat menjadi back up bagi rencana utama yang ada.
Namun untuk membuat rencana cadangan dengan target dan sumber daya yang besar tersebut bukan sebuah perkara yang mudah.
Dibutuhkan teknik atau metode pembuatan rencana cadangan yang tepat dan efektif supaya rencana cadangan ini tidak memberi dampak yang merugikan bagi perusahaan.
Apakah ada standar mengenai rencana cadangan ini? Ada, yaitu dengan menggunakan metode standar yang banyak digunakan berbagai perusahaan yaitu Contingency plan.
Pengertian
Sejarah Contingency Plan
Cikal bakal pembuatan Contingency Plan adalah adanya situasi kritis di dunia selama masa perang dingin.
Pada masa itu, banyak pemerintah membuat rencana kontingensi untuk melindungi diri mereka sendiri dan warga negara mereka dari serangan nuklir.
Sebagaimana pemerintah Inggris dan Amerika yang menerbitkan buku tentang bagaimana untuk bertahan hidup serangan nuklir.
Buku tersebut memiliki judul asli : Survival Under Atomic Attack, Protect and Survive, and Fallout Protection.
Istilah Contingency Plan
Penggunaan istilah di masing-masing perusahaan bisa jadi berbeda-beda, berikut beberapa istilah lain yang sering digunakan dan memiliki arti sama :
- Rencana darurat
- Rencana kontingensi
- Rencana tanggap darurat
- Plan B
- Backup Plan
Tujuan
Apa tujuan utama dari contingency plan? Yang paling utama adalah :
Mengembalikan proses bisnis secara normal dengan biaya operasional yang minimal terhadap kejadian yang tidak terduga.
Tatacara pembuatan Contingency Plan
Setiap perusahaan memiliki tatacara yang berbeda-beda dalam membuat Contingency Plan dikarenakan kondisi, karakter atau faktor yang dialami masing-masing juga berbeda.
Berikut adalah langkah-langkah umum yang bisa dilakukan dalam membuat Contingency Plan yaitu :
1. Identifikasi sumber daya perusahaan
Bisa dilakukan dengan membuat list dan tabel prioritas seluruh sumber daya perusahaan yang ada, contoh sumber daya tersebut seperti : manusia (karyawan atau tim), peralatan, fasilitas.
2. Identifikasi risiko
Kemudian identifikasi juga untuk risiko bagi peristiwa kritis yang paling mungkin terjadi di perusahaan, seperti : laba atau revenue yang tidak tercapai sesuai target, kebijakan tertentu, bencana alam, krisis moneter.
Tentukan dampak dari setiap resiko diatas dan buat tabel prioritas untuk menemukan risiko utama, kemudian lakukan identifikasi pada risiko utama dari setiap peristiwa kritis tersebut.
Contoh risiko utama yang mungkin muncul di dalam berbagai proses bisnis perusahaan :
- Pemasok : kemungkinan perubahan atau kehilangan pemasok utama.
- Manusia (karyawan) : jika karyawan resign, sakit atau cuti jangka panjang.
- Sales : perubahan trend suatu produk di masyarakat.
- Fasilitas : listrik PLN yang digunakan perusahaan tiba-tiba padam
- Bencana alam : adanya banjir, gempa, atau kebakaran
Buat skenario bagi risiko utama yang sudah di identifikasi, secara detail dan relevan juga disesuaikan dengan sumber daya yang ada.
Untuk membuat skenario, maka ada hal-hal penting dalam menyusun contingency plan seperti :
- Apa yang mungkin terjadi?
- Bagaimana tanggapan atau tindakan reaksi yang bisa dilakukan?
- Selanjutnya apa persiapan sebelum kejadian buruk itu terjadi?
3. Pembuatan draft contingency plan
Sebaiknya pembuatan draft bagi skenario yang sudah ditentukan tersebut dengan seluruh pihak terkait
Sebelum membuat contingency plan, harus dipertimbangkan bagaimana cara menyusun sebuah contingency plan yang baik.
Sebaiknya bentuknya dibuat sederhana, dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh seluruh karyawan atau pihak lain yang akan terdampak.
4. Sosialisasi draft
Perlu adanya sosialisasi resmi kepada seluruh karyawan perusahaan mengenai pentingnya memiliki contingency plan, sehingga dapat membangun kesadaran bagi setiap orang.
Sebaik apapun rencana darurat yang dibuat, tidak akan efektif jika belum dikomunikasikan dengan baik.
Pastikan semua orang tahu akan peran mereka masing-masing, dan bila diperlukan berikan pelatihan untuk hal tersebut.
Hal ini akan mengurangi kemungkinan panik saat hal buruk terjadi pada perusahaan.
5. Uji coba
Jika memungkinkan, sebaiknya draft dilakukan uji coba untuk mengetahui sejauh mana efektifitasnya.
6. Implementasi
Jika Contingency Plan yang dibuat sudah disetujui seluruh pihak berwenang, maka bisa diterapkan atau implementasi sesuai ruang lingkupnya.
Lakukan distribusi resmi ke seluruh elemen perusahaan, disarankan persetujuan dari manajemen puncak di perusahaan supaya setiap karyawan lebih memperhatikan.
7. Review
Tatacara review atau peninjauan kembali bisa dilakukan menggunakan metode konsultasi atau brainstorming.
Peninjauan kembali atau review sebaiknya dijadwalkan secara reguler, misalnya setahun sekali untuk memastikan tetap update dengan konsisi perusahaan.
Hal ini penting bagi langkah penyesuaian terhadap perubahan kondisi perusahaan seperti organisasi, karyawan, teknologi, dan sumber dayanya.
Keuntungan Contingency Plan
Seorang pemimpin yang profesional pasti mengetahui bahwa akan selalu ada risiko yang bisa dialami setiap model bisnis apapun.
Jika organisasi tidak memiliki contingency plan, maka peluang untuk mencapai target akan turun drastis atau bahkan gagal total hanya karena mengabaikan adanya resiko.
Berikut beberapa keuntungan yang bisa diraih perusahaan :
- Memiliki strategi proaktif yang dibuat untuk antisipasi kondisi atau peristiwa yang mengganggu kegiatan usaha.
- Meminimalisir adanya kegagalan rencana utama.
- Memperbaiki hubungan dengan pelanggan
- Menjaga usaha tetap beroperasi atau keberlangsungan.
- Meningkatkan ketersediaan jaminan dan kredit
Hambatan Contingency Plan
Berikut adalah hal-hal yang sering dialami oleh perusahaan saat memulai penyusunan contingency plan :
1. Keinginan untuk fokus pada rencana utama
Dari sudut pandang psikologi, sifat manusia adalah untuk fokus pada satu solusi.
Hal ini menyebabkan rencana darurat kurang mendapatkan perhatian yang baik, sehingga tidak mau menghabiskan energi untuk menyusun rencana lain.
2. Peluang Kejadian Kecil
Rencana darurat pada prinsipnya adalah untuk mengatasi kemungkinan kejadian lain yang berpeluang kecil akan terjadi.
Oleh karena itu, umumnya banyak pihak yang menganggap hal ini tidak penting atau mendesak untuk dilakukan.
Sehingga banyak pihak yang mengabaikan rencana lain tersebut dan mengabaikan peluang kejadian yang sedikit itu.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Contingency Plan.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :