Pengertian Metode 8D Report
8D Report adalah suatu metode sistem penyelesaian masalah (problem solving) dengan 8 langkah perbaikan dan format laporan 8D.
Metode ini diperkenalkan oleh Perusahaan Ford Motor pada akhir tahun 80-an, biasanya digunakan oleh perusahaan dalam membuat report penanganan claim dari perusahaan pelanggannya
Metode format Laporan 8D ini umumnya dibuat oleh perusahaan pemasok material, untuk memenuhi permintaan perusahaan OEM customernya jika ada defect atau masalah yang ditemukannya.
Struktur format laporan 8D
Metode 8 langkah perbaikan ini terdiri dari :
D1 = Pembentukan Team
D2 = Mendefinisikan Permasalahan
D3 = Menerapkan Tindakan Kontainmen
D4 = Analisis Akar Penyebab Permasalahan
D5 = Menetapkan Tindakan Perbaikan
D6 =Menerapkan Tindakan Perbaikan
D7 = Tindakan Pencegahan
D8 = Pengakuan dan Penghargaan Team
Keuntungan penggunaan Metode 8D Report
- Metode yang mudah dan logis, dengan jelas dapat menunjukkan langkah selanjutnya dari suatu solusi masalah.
- Metode ini dikenal dan digunakan oleh semua perusahaan di industri otomotif.
- Seringkali ini adalah metode yang dipersyaratkan pelanggan untuk mendokumentasikan tindakan koreksi.
- Cara terbaik untuk melaporkan ketidaksesuaian & tindakan korektif kepada pemasok.
Penjelasan Metode 8D Report
Berikut adalah detil penjelasan penerapan Metode 8D :
D1 = Pembentukan Team
Langkah awal ini biasanya dipicu atau diinisiasi dari permintaan atau claim dari pelanggan. Setelah claim diterima, maka akan dibentuk cross functional team.
Cross functional team adalah tim yang anggotanya terdiri dari berbagai latar belakang (multi) keterampilan atau bagian atau divisi atau departemen di dalam perusahaan.
Misalnya adalah tim yang dibentuk dari bagian-bagian berikut :
- Kualitas / Quality
- Proses / Produksi
- Engineering / Maintenance / Utility
- Riset & Pengembangan / R&D
- Laboratorium
- Planning / Production Control
- Logistik / warehouse
- Dan bagian lainnya sesuai dengan topik masalah pada 8D yang akan dibuat
Kemudian dipilih seorang Ketua Tim dari anggota yang sudah terkumpul tersebut, kriteria dari Ketua atau Leader atau Pemimpin tim tersebut adalah :
- Pemimpin tim harus menentukan struktur tim sesuai dengan proyek 8D yang akan dibuat, sekaligus membuat daftar untuk menentukan fungsi atau peran dari setiap anggota tim dalam proyek 8D tersebut.
- Pemimpin tim harus membuat jadwal pertemuan rutin atau berkala untuk melakukan review mengenai perkembangan proyek 8D yang dijalankan serta mendiskusikan berbagai tindakan untuk memenuhi target 8D yang sudah ditentukan.
- Pemimpin tim harus membuat laporan meeting atau rapat yang sudah dilakukan dan juga mendokumentasikan segala hal yang didiskusikan pada setiap pertemuan tersebut.
- Pemimpin tim dapat mengubah peran anggota manapun dan Tanggung jawab saat pernyataan masalah disempurnakan lebih lanjut dan disepakati.
- Anggota tim harus menyelesaikan tindakan dan melaporkan ke pimpinan tim
Laporan meeting yang dibuat tersebut mencakup hal-hal berikut :
- Kemajuan tim
- Keputusan penting tercapai dalam rapat
- Rencana waktu penyelesaian aktual untuk semua tindakan, yang dilengkapi dengan penentuan siapa saja PIC yang perlu mengambil tindakan. Serta menentukan “Kapan, Dimana dan Bagaimana” aktifitas penyelesaian itu akan dilaksanakan.
D2 = Mendefinisikan Permasalahan
Berikut tips untuk mengisi bagian D2 :
- Lengkapi deskripsi permasalahan dengan gambar atau sketsa yang berkaitan
- Perbaiki part atau bagian yang rusak atau cacat sebanyak yang diperlukan
- Duplication test, mencoba untuk melakukan duplikasi atau reproduksi dari masalah ini
- Metode Red Rabbit, dengan cara memasukkan kedalam proses part atau bagian yang cacat tersebut
- Gunakan metode 5W2H untuk mendeskripsikan masalah
5W2H adalah suatu metode menguraikan masalah dengan menggunakan pertanyaan : Who, What, Why, Where, When, How dan How Many.
Contoh pertanyaan yang bisa dibuat untuk analisa berdasarkan metode 5W2H :
WHO (Siapa)
Siapa yang akan terdampak masalah tersebut dan siapa saja yang tidak?
Siapa yang menemukan masalah tersebut pertama kali dan siapa yang tidak menemukannya? (internal/external)
Kepada siapa masalah ini akan dilaporkan?
WHAT (Apa)
Apa jenis masalah atau problem yang terjadi?
Apa yang bermasalah dan apa yang tidak bermasalah?
Apa yang terjadi jika bermasalah dan apa yang terjadi jika tidak?
Apakah ada bukti nyata masalah tersebut?
Why (Kenapa)
Kenapa menjadi masalah dan kenapa tidak menjadi masalah?
Apakah proses dimana masalah terjadi tersebut kondisinya stabil?
Where (Dimana)
Dimana problem tersebut terjadi dan dimana saja kemungkinan problem terjadi?
Dimana problem sering terjadi?
When (Kapan)
Kapan pertama kali problem diperingatkan dan kapan ditetapkan?
How many (Berapa banyak)
Berapa jumlah masalah yang terjadi atau berapa jumlah produk yang bermasalah?
Berapa besar masalah yang terjadi dalam nilai uang, orang atau waktu?
How (Bagaimana)
Bagaimana kecenderungan atau trend masalah yang terjadi? Apakah kontinyu, acak atau berulang?
Apakah masalah tersebut pernah terjadi sebelumnya? Jika ya, sertakan analisa yang sudah dilakukan sebelumnya.
D3 = Menerapkan Tindakan Kontainmen
Kontainmen atau Containment adalah tindakan untuk mengkarantina atau mengurung produk atau proses yang bermasalah, dilakukan sebagai tindakan pertolongan pertama agar masalah tidak meluas atau terkirim ke proses selanjutnya.
Tindakan tersebut bisa diterapkan melalui metode-metode berikut :
- Pemilahan stok, dipisahkan antara produk yang problem dan yang OK supaya tidak tercampur.
- Rework atau recheck adalah aktifitas pengecekan ulang sekumpulan produk hasil karantina yang diindikasikan bermasalah.
- Enhanced end of line check (corrective action jangka pendek), adalah tindakan perbaikan darurat atau sementara untuk menangani masalah yang terjadi dengan segera.
Metode tersebut diterapkan pada setiap proses yang terhubung dengan perusahaan kita, tahapan atau step-step penerapannya adalah sebagai berikut :
Step 1, diterapkan di sisi Customer
Step 2. Diterapkan di Stok Customer
Step 3. Diterapkan di Stok Supplier
Step 4. Diterapkan di Tahap akhir proses perusahaan kita
Step 5. Sertakan containment dalam proses produksi
Berapa lama waktu melakukan tahap D3 (containment phase)? Sebaiknya 24 – 48 jam sejak ditemukannya masalah pertama kali sudah dilakukan tindakan kontainmen.
D4 = Analisa akar masalah
Lakukan analisa untuk menemukan akar masalah yang tepat, karena kebanyakan analisa umumnya tidak dapat menemukannya.
Sebagai contoh kasus adalah kasus mengenai masalah Oli Mesin, analisa dilakukan bukannya mencari letak Kebocoran Oli dibagian bawah kendaraan, namun malah hanya menambahkan Oli.
Jadi kasus tersebut menunjukkan bahwa analisa yang dilakukan tidak menemukan akar masalah melainkan hal lain.
Untuk menemukan akar masalah kita bisa menggunakan alat bantu berupa tool seperti berikut :
- Flow Chart
- Check Sheet
- Cause & Effect Diagram
- Pareto Chart
- Run Chart
- Control Chart
- Brainstorming
- Scatter Diagram
- Histogram
Selain tool tersebut, kita juga bisa menggunakan kombinasi metode 4M dan 5Why, tabel berikut menggambarkannya :
| 4M vs 5Why | Why-1 | Why-2 | Why-3 | Why-4 | Why-5 |
| Man | |||||
| Material | |||||
| Machine | |||||
| Method |
D5 & D6 = Tentukan Permanent Corrective Actions dan Verifikasi
Ketika Root Cause atau akar masalah sudah teridentifikasi, maka tim 8D bisa menentukan kesepakatan untuk melakukan “Permanent Corrective Actions”.
Setelah itu bisa dilakukan tambahan metode yaitu Pokayoke (Error Proofing), berikut pengertiannya.
Pokayoke adalah metode dari Jepang yang digunakan untuk melakukan perbaikan pada proses yang bisa mencegah kesalahan yang sama terjadi lagi.
Implementasinya bisa menggunakan metode “Project Management” dan selanjutnya kita wajib untuk melakukan proses Validasi.
Kita mencari solusi sekali dan untuk semuanya sehingga masalah yang sama tidak akan ditemukan lagi.
D7 = Prevent Recurrence
Tahapan ini adalah pencegahan masalah yang sama supaya tidak akan terulang lagi, maka dilakukan proses identifikasi apa saja hal penting untuk dipelajari dan dituangkan dalam bentuk dokumentasi.
Dokumentasi tersebut diterapkan dalam bentuk update Prosedur dan Dokumen, seperti : WI (Work Instruction), CP (Control Plan), DFMEA/PFMEA (Design/Process Failure Mode on Effect Analysis), dan lainnya.
D8 = Ucapkan Selamat pada Tim
Tahap terakhir ini juga tidak kalah penting, yaitu memberikan penghargaan pada tim yang terlibat dan sudah berusaha keras untuk memperbaiki proses.
Dengan penghargaan ini maka tim akan termotivasi untuk memelihara perbaikan yang sudah dibuat sekaligus meningkatkan semangat untuk memunculkan ide-ide baru perbaikan yang berkelanjutan.
Nasihat untuk setiap anggota tim 8D selama melakukan proses analisa :
- Selalu berbicara atau berpendapat dengan menunjukkan data aktual.
- Jangan Menghakimi, selalu bersikap win win solution.
- Jangan Menyalahkan, analisa yang baik dilakukan secara independen.
- Visualisasikan perbaikan yang sudah dibuat sebagai history dan pelajaran bagi proses di masa yang akan datang.
Berapa lamakah waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi dan menyelesaikan laporan 8D (8D report)?
Jawabannya adalah sesuai dengan permintaan pelanggan (customer requirement), selanjutnya biasanya customer akan memberikan waktu tambahan kapan merekan akan melakukan validasi perbaikan yang sudah dilakukan tersebut.
Demikian penjelasan kami mengenai metode 8D Report, jika ada masukan silahkan disampaikan pada kolom komentar.
Sumber Referensi :
Artikel lain :