RACI Matrix adalah alat atau tool yang digunakan sebagai metode untuk menjelaskan mengenai peran setiap anggota kelompok kerja atau tim proyek.
Pengertian
Didalam sebuah organisasi, pembentukan kelompok kerja atau tim proyek dimaksudkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang spesifik.
Tim tersebut memiliki beberapa anggota dengan berbagai peran dan tanggung jawab terhadap jalannya pekerjaan tersebut.
Namun pada pelaksanaan nya, dalam mengerjakan tugas atau proyek tersebut sering ditemukan masalah-masalah seperti :
- Ketidakjelasan tugas setiap anggota tim atau tugas yang tumpang tindih satu sama lain.
- Tanggung jawab yang tidak sesuai dengan peran setiap orang didalam kelompok kerja.
Oleh karena itu dibutuhkan suatu metode yang dapat membantu memperjelas peran dan tanggung jawab setiap anggota proyek, kelompok kerja atau proses bisnis.
Sebenarnya ada berbagai metode untuk menangani hal ini, namun secara garis besar ada 2 metode yakni :
- Struktur hierarki, seperti pembuatan Struktur Organisasi.
- Format matriks, seperti RACI Matrix yang akan dibahas pada artikel ini.
Metode ini dapat menggambarkan partisipasi berbagai peran setiap orang dalam tim dalam menyelesaikan setiap tugas dalam kegiatan yang saling berkaitan.
Sehingga, akan dapat dicegah kesalah pahaman (misunderstanding atau misinterpretation) sesama anggota tim seperti misalnya :
- Kecemburuan satu anggota terhadap tugas atau tanggung jawab anggota lain, yang dianggap lebih ringan atau tidak sesuai dengan peran yang diberikan.
- Pekerjaan yang tidak dilakukan karena adanya anggota yang tidak mengerti bahwa itu adalah tugasnya, dia pikir itu tugas orang lain didalam tim.
Karena hal ini akan menyebabkan kinerja tim menjadi tidak efisien, kompleksitas komunikasi yang meningkat, dan mendapatkan hasil akhir yang tidak sesuai rencana.
Fungsi Metode RACI matrix
Metode RACI matrix dapat menjelaskan peran dan tanggung jawab dan membantu mengidentifikasi siapa saja yang harus bertindak pada situasi tertentu.
Misalnya, ketika diperlukan seorang pengambil keputusan untuk suatu hal, seorang pemangku kepentingan yang bertanggung jawab harus melakukan tindakan.
Jadi tujuan utama penggunaan metode ini adalah untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memahami tentang peran dan tanggung jawab dengan jelas.
Serta untuk menghindari duplikasi dan kebingungan terhadap peran dan tanggung jawab setiap orang.
Penerapannya juga dapat mengungkapkan masalah-masalah teknis seperti kurangnya komunikasi, atau bahkan masalah struktural seperti terlalu banyak pemimpin dalam tim.
Kemudian akan memberi gambaran yang jelas mengenai apa saja harapan tim pada setiap pemangku kepentingan dan bagaimana tim akan berkomunikasi dengan mereka.
Pengertian Metode RACI Matrix
Istilah RACI adalah sebuah singkatan atau akronim yang mewakili empat peran yang mungkin dijalankan oleh para pemangku kepentingan dalam proyek atau pada situasi perubahan.
Penjelasan setiap huruf dalam akronim adalah :
R : Responsible (Bertanggung Jawab)
A : Accountable (
C : Consulted (Dikonsultasikan)
I : Informed (Diinformasikan)
Setiap aktivitas di dalam RACI Matrix harus dianalisis untuk menentukan peran yang dimainkan oleh setiap pemangku kepentingan dalam menyelesaikan aktivitas tim.
Bentuk tampilan RACI Matrix adalah matriks 2 dimensi dengan ketentuan :
- Bagian atas (horizontal / baris) matriks digunakan untuk menempatkan (plot) peran-peran setiap orang.
- Sedangkan kumpulan aktivitas diplot di sepanjang sisi kiri (vertikal / kolom) matriks.
Berikut adalah penjelasan detil mengenai R, A, C, I :
Responsible
Istilah ini mengacu pada orang yang harus berpartisipasi aktif untuk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu.
Maksudnya adalah orang yang memiliki aktivitas (owner) dan benar-benar melakukan pekerjaannya tersebut.
Ada bagian aktivitas yang dilakukan oleh lebih dari satu orang atau beberapa orang sekaligus.
Untuk aktivitas tersebut harus ada setidaknya satu orang yang bertanggung jawab.
Hal ini perlu untuk menghindari kebingungan dan kinerja yang kurang baik karena saling menggantungkan.
Sedangkan yang lain dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan yang diminta dengan satu orang yang bertanggung jawab langsung tersebut.
Accountable
Adalah orang yang harus memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan secara tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai dengan persyaratan standar kualitas.
Orang yang dimaksud tersebut bisa jadi seorang manajer atau atasan langsung dari orang yang bertanggung jawab.
Namun untuk tim kecil atau organisasi yang kecil dengan sumber daya manusia terbatas, orang yang bertanggung jawab tersebut bisa berperan dalam Accountable tersebut.
Harus ada satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap aktivitas.
Hanya sedikit pemangku kepentingan yang bertanggung jawab dalam RACI Matrix, untuk menghindari kebingungan tentang di mana otoritas berada.
Consulted
Maksudnya adalah orang yang dapat memberikan informasi penting dan memberi panduan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Yaitu orang yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Orang tersebut mampu memberikan opini atau pendapat yang berbobot dalam setiap keputusan yang dibuat oleh tim.
Namun, dia tidak memiliki wewenang untuk merubah cara kerja, kecuali diberi mandat secara khusus atau eksplisit.
Informed
Yaitu orang yang harus diberi laporan mengenai setiap keputusan atau hasil setiap aktivitas.
Hal ini karena pekerjaannya bergantung pada aktivitas tersebut atau setiap ada perubahan akan mempengaruhi lingkup kerjanya.
Namun dia tidak berwenang mengenai pelaksanaan kerja dan tidak memiliki hak pada proses pengambiln keputusan.
Sebaiknya secara teratur informasi yang terkait selalu disampaikan, agar aktifitas tim selalu mendapatkan perhatian dan dukungan dari mereka.
Tatacara pembuatan RACI Matrix
Berikut adalah langkah-langkah mengenai cara membuat RACI Matrix :
- Sampaikan dengan jelas mengenai tujuan pembuatan RACI Matrix pada tim yang terlibat.
- Identifikasi dan tentukan siapa saja pemangku kepentingan yang harus dilibatkan dan apa saja kegiatan utama yang perlu dilakukan.
- Buat tabel dua dimensi.
- Masukkan setiap kegiatan utama di kolom sebelah kiri dan masukkan peran pemangku kepentingan di baris sebelah atas dari tabel.
- Untuk setiap kegiatan, identifikasi pemangku kepentingan yang responsible, accountable, consulted dan informed dengan cara menempatkan simbol yang sesuai (R, A, C atau I) pada tabel (matriks).
- Pastikan ada accountable dan responsible untuk setiap aktivitas.
- Diskusikan matriks RACI dengan pemangku kepentingan utama untuk melakukan verifikasi keakuratan.
Contoh 1 – penugasan Orang kedalam sebuah Proyek
Contoh berikut ini menggambarkan aplikasi metode pada anggota tim sesuai dengan parameter : responsible, accountable, consulted and informed untuk suatu proyek perbaikan mesin.
Perhatikan bahwa sumber daya yang ditugaskan juga dapat ditampilkan sebagai peran atau sebagai tim.
Secara garis besar, proyek perbaikan mesin ini dilakukan dengan mengganti komponen mesin yang rusak.
Anggota tim proyek adalah : Adi, Ali, Acong, Amir, Asep dan Adan.
Istilah lain terkait Metode RACI matrix
RASCI Matrix
Selain RACI matrix, ada juga matriks lain yang sering digunakan yakni RASCI matrix.
Perbedaan nya adalah adanya tambahan karakter “S” disamping karakter “R, A, C, I”.
Artinya adalah orang yang mendukung yang dapat menyediakan sumber daya dan atau bentuk dukungan lain selama proyek atau inisiatif perubahan (change initiative).
OBS
Istilah ini adalah akronim dari Organizational Breakdown Structure.
OBS adalah suatu cara untuk membantu memperjelas peran dan tanggung jawab yang diperlukan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Metode ini berbentuk hierarki yang membantu melakukan identifikasi orang atau departemen terkait yang bertanggung jawab.
Terkait dengan identifikasi untuk kegiatan apa, wewenang apa, serta hak apa yang dimiliki setiap anggota.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar Metode RACI Matrix.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Standar Metode Gantt Charts
- Standar Metode SWOT Analysis
- Standar Metode Decision Balance Sheet
- Standar Metode Raid Log
- Standar Metode PDPC
- Metode SIPOC
- Fault Tree Analysis
Sumber referensi :