Standar Prosedur Operasional atau Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu petunjuk atau alur atau cara dalam melakukan suatu pekerjaan.
Pengertian Standar Prosedur Operasional
Standar Prosedur Operasional atau SOP ini merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menertibkan, merapikan, dan memudahkan pelaksanaan suatu pekerjaan.
Berbentuk suatu dokumen seperti prosedur yang memiliki kronologis dalam membantu menyelesaikan pekerjaan.
Sifat dari SOP ini adalah mengikat dan direktif, serta memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk.
Susunan dari SOP ini mencakup hal-hal dari operasi kerja yang memiliki suatu prosedur atau langkah-langkah tertulis yang pasti.
Penyusunannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan dari masing-masing perusahaan atau organisasi yang membuatnya.
Secara sederhana, bisa dikatakan sebagai suatu petunjuk secara tertulis yang menjelaskan mengenai langkah-langkah kerja atau bagaimana cara melaksanakan kegiatan yang rutin dilakukan.
Jadi, SOP merupakan suatu proses dokumentasi yang dimiliki oleh perusahaan untuk memastikan bahwa cara kerja sudah diterapkan sesuai dengan standar yang berlaku.
Pengertian Standar Prosedur Operasional menurut para ahli
Sebagai referensi, berikut adalah beberapa pengertian SOP menurut para ahli di Indonesia :
Laksmi
Menurut Laksmi (2008:52), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan :
dokumen yang berhubungan dengan prosedur yang dikerjakannya secara kronologis guna menuntaskan suatu pekerjaan yang berfungsi untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari pekerja dengan biaya serendahnya.
Laksmi (2008:52)
Sailendra
Menurut Sailendra (2015:11), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah :
pedoman yang dipakai untuk membenarkan bahwa aktivitas operasional organisasi maupun perusahaan dapat berjalan secara baik dan lancar.
Sailendra (2015:11)
Moekijat
Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan :
sebuah urutan mengenai tahapan pelaksanaan suatu pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dikerjakan, bagaimana mengerjakanya, bilamana mengerjakannya, di mana mengerjakannya, dan siapa yang mengerjakannya.
Moekijat (2008)
Tjipto Atmoko
Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah :
suatu panduan atau pedoman yang dipakai untuk mengerjakan sebuah tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi non pemerintah atau pemerintah, non-usaha atau usaha, yang berdasarkan pada administratif, indikator-indikator teknis, dan prosedur kerja, prosedural sesuai tata kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang saling berkaitan.
Tjipto Atmoko (2011)
Standar Prosedur Operasional menurut Insani
Menurut Insani (2010:1), SOP merupakan :
dokumen yang memuat mengenai serangkaian perintah atau instruksi yang telah dibuat secara tertulis. Kemudian, dibakukan pada berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang terdiri dari cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, dan individu yang terlibat dalam aktivitas.
Insani (2010)
Penyusunan Standar Prosedur Operasional
Berdasarkan penerapan prakteknya, penyusunan SOP dalam suatu perusahaan atau bisnis, bisa jadi bertujuan untuk :
- Meningkatkan kinerja karyawan
- Memberikan menjamin kualitas produk bagi konsumen
- Menghasilkan peningkatan keuntungan perusahaan
- Sebagai sarana dalam pengembangan perusahaan
Secara hierarki dokumentasi, sebelum Standar Prosedur Operasional disusun, perusahaan atau organisasi sebaiknya sudah membuat dokumen acuan berikut :
- Business Process Mapping : pemetaan proses bisnis,
- Organizational Structure : Struktur Organisasi,
- Job Description : Deskripsi Pekerjaan,
Dengan adanya berbagai dokumen diatas, maka penyusunan SOP dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Format Penyusunan Standar Prosedur Operasional
Setiap perusahaan atau organisasi dapat menggunakan format yang berbeda-beda, sesuai dengan kebutuhan dan tujuannya masing-masing.
Berikut adalah jenis-jenis format dalam penyusunan SOP :
Narasi
Terdiri dari 2 jenis format yaitu:
- Narasi Sederhana : format SOP yang dibuat untuk aktivitas yang prosesnya pendek, berulang dan tidak memerlukan keputusan.
- Narasi Hierarchical, format SOP yang dibuat untuk menjelaskan proses aktivitas dengan menggunakan model hierarki.
Bagan Alir (flowchart)
Format yang digunakan untuk proses aktivitas yang panjang dan melibatkan pengembalian keputusan-keputusan.
Gambar (image)
Format ini digunakan untuk langkah-langkah kerja yang panjang, yang dalam penjelasannya biasanya disertai dengan gambar-gambra orang yang sedang melakukan aktivitas.
Video
Format SOP yang biasanya digunakan untuk menjelaskan operasi teknis visual. Cocok untuk orang-orang yang lebih mudah memahami dengan melihat daripada membaca.
Struktur Standar Prosedur Operasional
Struktur yang ada didalam SOP terdiri dari :
Elemen SOP :
- Ruang Lingkup, elemen yang menjelaskan tentang cakupan SOP
- Taanggung Jawab, elemen yang menjelaskan tanggungjawab orang-orang yang terlibat/terkait dengan SOP
- Ketentuan, elemen yang menjelaskan mengenai aturan yang harus dijalankan pada saat menjalankan SOP.
- Penjelasan istilah, elemen yang digunakan untuk menjelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam SOP.
- Referensi, elemen yang berisi rujukan yang digunakan bila tidak ada dalam SOP.
- Peralatan, elemen yang menjelaskan peralatan, tools, instrumen yang digunakan dalam pelaksanaan SOP.
- Peringatan, elemen yang menjelaskan tentang hal-hal yang harus diperhatikan saat menjalankan SOP.
- Prosedur, elemen yang berisi penjelasan prosedur bagaimana melakukan aktivitas, oleh siapa dan bertanggungjawab kepada siapa.
- Lampiran, elemen yang berisi bagian dari SOP yang tidak dimasukkan dalam badan SOP karena bentuk dan jumlahnya tidak dapat dimasukkan dalam badan SOP
Atribut :
- Judul, berisi judul SOP, misalnya: SOP Cara Membuat SOP.
- Nama Penyusun, elemen yang berisi siapa saja yang bertanggunggungjawab menyusun SOP.
- Waktu berlaku, elemen yang berisi masa berlakunya SOP.
- Nomor, elemen yang berisi nomor SOP
- Jumlah Revisi, elemen yang berisi jumlah revisi SOP
- Nomor Halamn, elemen yang menunjukkan jumlah halaman SOP.
- Pengesahan, elemen yang menunjukkan bukti sebuah SOP telah disahkan dan akan diimplementasikan.
Fungsi Standar Prosedur Operasional
Standar Prosedur Operasional (SPO) atau SOP merupakan alat bisnis yang bermanfaat, karena mampu menyediakan komunikasi dengan cara yang benar dalam menjalankan suatu aktivitas pada organisasi.
Berikut adalah beberapa fungsi SOP bagi bisnis :
Konsistensi
Bahwa dengan memberlakukan SOP secara konsisten, maka dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah pada kualitas yang ditentukan.
Reduksi kesalahan
SOP yang telah tertulis tersebut mencangkup serangkaian perintah atau instruksi untuk melaksanakan tugas.
Selama anggota tim melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang tertulis disana, maka terdapat peluang cukup besar untuk mengurangi kesalahan.
Komunikasi
Alasan suatu perusahaan membutuhkan SOP bagi tim maupun individu yaitu untuk kebutuhan komunikasi.
Setiap aturan akan selalu diperbarui seiring dengan adanya perubahan pada proses, dampaknya pada setiap pembaruan juga butuh pelatihan baru bagi pelaksana aturan tersebut.
Memperbarui SOP juga disertai dengan mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan atau pelaksana SOP tersebut.
Manfaat Standar Prosedur Operasional
Dengan adanya SOP yang telah terstandarisasi, maka akan meningkatkan kemampuan bekerja yang sesuai dengan standar yang digunakan.
SOP yang dirancang dengan benar akan membantu menciptakan koordinasi kerja tim yang baik, sehingga mampu meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kesalahan.
Jika tidak ada SOP, maka setiap anggota tim akan menentukan metode kerja berdasarkan persepsi masing-masing.
Karena walaupun setiap orang ingin melakukan hal yang benar, akan tetapi pemikiran dari setiap orang tentang hal yang benar itu memiliki karakteristik yang berbeda-beda.
Hal ini akan menimbulkan hasil akhir yang cenderung berbeda-beda sesuai dengan siapa yang mengerjakan tugas tersebut dan persepsi “kebenaran” menurut setiap individu.
Jika setiap anggota tim tersebut harus mengikuti aturan yang sama, maka sara terbaik untuk mencapai hal ini adalah dengan mendokumentasikan melalui SOP yang benar dan tepat.
SOP kerap dipakai untuk menunjukkan kepatuhan terhadap suatu peraturan maupun praktik operasional.
Dan juga untuk mendokumentasikan atau mengabadikan bagaimana tugas wajib diselesaikan dalam organisasi kelompok atau individu.
SOP juga menjadi suatu cara yang efektif untuk mengkomunikasikan sebuah perubahan dalam cara bisnis bekerja terhadap karyawan.
Berikut rangkuman manfaat dari adanya SOP :
Keterbukaan Informasi
Bentuk SOP yang benar salah satunya adalah tersedia berbagai informasi yang dibutuhkan penggunanya untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar, seperti : informasi kesehatan, keselamatan, lingkungan, dan operasional.
Sebagai contoh ketika mengabaikan masalah kesehatan, keselamatan, dan lingkungan, maka resiko jangka panjangnya adalah adanya kecelakaan kerja yang berujung pada litigasi ataupun denda nantinya.
Oleh karena itu, penting untuk melatih para karyawan dalam segala aspek ketika melaksanakan pekerjaan tersebut, serta mencantumkannya pada SOP.
Konsistensi
SOP juga akan memastikan bahwa operasi produksi dilaksanakan dengan konsisten supaya bisa menjaga pengelolaan kualitas proses dan produk.
Di sisi lain, konsumen juga menginginkan produk atau jasa dari perusahaan selalu sesuai dengan standar spesifikasi dan memiliki kualitas yang konsisten.
SOP menentukan tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan, untuk membantu dalam standardisasi kualitas produk.
Penyesuaian Jadwal
SOP membantu memastikan suatu proses berjalan tanpa adanya gangguan dan dapat selesai sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Serta membantu untuk menghindari berhentinya proses yang dikarenakan oleh adanya kerusakan fasilitas atau kegagalan peralatan lainnya.
Mereduksi Kegagalan
Adanya SOP dapat membantu memastikan bahwa tidak ada suatu kegagalan yang terjadi dalam proses, dan hal-hal yang dapat membahayakan siapapun di sekitarnya.
SOP sebaiknya dilengkapi juga dengan panduan kesehatan dan lingkungan, sehingga mencegah bahaya yang mengancam lingkungan sekitar dan memicu klaim dari masyarakat.
Kepatuhan Terhadap Hukum
SOP juga memastikan bahwa prosedur yang sudah disetujui wajib diikuti sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah.
SOP yang telah ditulis dengan baik akan berperan dalam memastikan peraturan pemerintah sudah dipenuhi.
Standarisasi juga menunjukkan niat baik dari perusahaan untuk selalu beroperasi dengan benar dan tepat.
Tanpa SOP yang mencantumkan hal tersebut, maka dapat terbuka peluang adanya sinyal terhadap pemerintah bahwa bisnis tersebut tidak serius dalam memenuhi standar kepatuhan.
Standar Prosedur Operasional sebagai Standar Pelatihan
SOP juga memiliki tujuan sebagai suatu dokumen pelatihan untuk memberikan pelatihan standar bagi karyawan baru dalam pekerjaan tertentu.
Serta pelatihan refresh bagi karyawan lama yang memerlukan penyelenggaraan pelatihan ulang.
Peningkatan Keterampilan Kerja
Ketika menjelaskan prosedur yang benar sesuai dengan SOP, setiap orang dapat menggunakan SOP tersebut dalam melatih rekan kerja lainnya sehingga sekaligus dapat membantu meningkatkan keterampilan dalam kerja.
Membantu Auditor Manajemen
Daftar periksa untuk auditor dapat dipenuhi salah satunya dengan adanya SOP ini, jadi dapat berfungsi sebagai dasar yang kuat saat auditor ingin memeriksa alur kerja secara terperinci.
Improvisasi Alur Kerja
Fungsi selanjutnya adalah sebagai sebuah histori tentang langkah-langkah yang ada dalam proses.
Hal ini memberikan dasar faktual untuk melakukan revisi langkah-langkah tersebut saat suatu proses akan dirubah.
Standar Prosedur Operasional untuk Perbaikan Keadaan
Selanjutnya, SOP juga berperan sebagai pemahaman mengenai tahapan-tahapan dalam proses peninjauan dalam investigasi masalah.
Meskipun masalah tidak selalu menguntungkan, akan tetapi hal ini bisa menjadi peluang untuk belajar bagaimana memperbaiki kondisi yang ada.
SOP yang baik dapat menjadi dasar untuk mengawali penyelidikan masalah dengan cara yang paling mudah.
Manfaat SPO dalam Standar
Salah satu standar referensi yang menyebutkan manfaat adanya SPO atau SOP adalah peraturan menteri negara republik indonesia.
Berdasarkan pemaparan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah :
- Sebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian.
- SOP membantu staf menjadi mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasi tanggung jawab tertentu ketika melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret guna memperbaiki kinerja serta membantu memberikan evaluasi terhadap usaha yang sudah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang bisa membantu pegawai baru agar dapat cepat melaksanakan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang efisien dan dikelola secara baik.
- Menyediakan panduan untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam melakukan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pada pemberian pelayanan.
- Membantu penyelesaian terhadap kesalahan prosedur dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan tersebut tetap berjalan secara baik dalam berbagai situasi.
Penutup
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar Prosedur Operasional.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :