Importance-Urgency Mapping adalah suatu metode standar untuk memutuskan pemilihan antara berbagai pekerjaan yang penting (importance) dan yang mendesak (urgency).
Pengertian Importance-Urgency Mapping
Dalam dunia kerja, kita sering dihadapkan dengan berbagai aktivitas baik karena memang sedang ada banyak kerjaan atau bisa jadi karena ada keperluan pribadi yang tidak kalah penting.
Terkadang kita merasa beberapa kegiatan yang harus kita lakukan adalah sama-sama pentingnya, sehingga akhirnya kita menjadi bingung harus melakukan yang mana dulu?
Nah, bagaimana cara memutuskan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dan apa yang boleh kita lakukan selanjutnya?
Untuk itu dibutuhkan suatu metode atau alat (tool) yang dapat memilah mana saja pekerjaan yang penting dan mana yang mendesak.
Salah satu metode standar yang dimaksud adalah Standar Metode Importance-Urgency Mapping.
Importance Urgency Matrix atau disebut juga Prinsip Eisenhower adalah metode yang efektif untuk mengatur prioritas.
Metode ini akan membantu kita dalam memahami perbedaan antara mendesak (urgen) dan penting, sehingga dapat memprioritaskan dan mengatur berbagai pekerjaan yang dihadapi.
Pekerjaan penting (Important work)
Berikut adalah contoh berbagai pekerjaan di bidang kualitas yang penting, seperti :
- Menyiapkan standar
- Mengadakan tinjauan
- Menyusun dokumentasi yang konsisten dengan melakukan analisis yang cermat
Contoh pekerjaan penting dari seorang manajer adalah : mengembangkan strategi, melakukan tinjauan kinerja bewahan nya, dan lain sebagainya.
Pekerjaan yang mendesak (Urgent work)
Masalah utama yang biasanya dihadapi ketika sedang banyak pekerjaan adalah :
Meskipun kita memiliki pekerjaan penting yang sudah diprioritaskan dan direncanakan, pekerjaan mendesak cenderung dapat muncul tanpa diduga dan menuntut tindakan segera.
Contohnya bisa dilihat pada kasus-kasus berikut ini yang bisa muncul pada saat yang berdekatan :
- Atasan meminta kita untuk memeriksa ulang presentasi yang akan mereka lakukan.
- Pelanggan utama menjadi kritis dan meminta ditanggapi dengan segera.
- Seorang karyawan mengundurkan diri.
Langkah Pemilahan
Langkah yang perlu dilakukan pertama kali adalah dengan menggabungkan kepentingan dan urgensi menjadi satu item yang memungkinkan kita untuk membuat prioritas tindakan.
Ada dua cara untuk melakukan hal tersebut yaitu secara numerik dan visual, berikut penjelasan keduanya.
Tabel Pemilahan
Selanjutnya, kita bisa membuat sebuah sistem numerik melalui tabel sederhana untuk menggabungkan kepentingan dan urgensi diatas.
Berikut contoh pembuatan tabel tersebut :
| Item | Pekerjaan penting (Importance) | Pekerjaan yang mendesak (Urgency) | Prioritas (Priority) = Importance x Urgency |
| Persiapan meeting minggu depan | 4 | 9 | 36 |
| Revisi dokumen kualitas | 9 | 2 | 18 |
| Pemetaan proses | 5 | 5 | 25 |
| Merapikan konsumsi | 3 | 1 | 3 |
| Persiapan audit | 7 | 8 | 56 |
Hasil penggabungan sebagaimana tabel diatas akan menunjukkan berbagai tingkat urgensi dan kepentingan yang dapat menghasilkan prioritas beragam.
Pada praktenya di dunia nyata, umumnya urgensi seringkali memenangkan skala prioritas karena sesuatu yang mendesak biasanya lebih diutamakan.
Tampilan visual (Visual display)
Metode atau cara lainnya adalah dengan memvisualisasikan melalui cara berikut :
- Menggambar bagan dua dimensi pada flipchart atau papan tulis.
- Kemudian menempelkan Post-It Notes yang berisi satu tindakan yang harus dilakukan pada setiap catatan tersebut.
- Penggunaan “Post-It Notes” ini akan memudahkan saat kita ingin memindahkan setiap tindakan saat melakukan diskusi.
- Kemudian kita juga akan lebih mudah untuk memindahkan ke halaman flip-chart lain untuk keperluan penyortiran secara dalam urutan prioritas.
- Untuk pencatatan bagan tersebut, kita dapat mengambil foto dengan ponsel.
Berikut adalah bentuk bagan dua dimensi dari Importance-Urgency Mapping, tempelkan “Post-It Notes” pada kolom berwarna berikut.
Bagan ini sangat bermanfaat ketika ada konflik yang muncul dalam situasi kerja, seperti pada kasus berikut.
Ketika kita sedang mengerjakan hal-hal yang penting, namun secara tiba-tiba manajer operasional mendorong untuk mengerjakan tugas-tugas mendesak.
Sebaiknya, adakan meeting dengan pihak berkepentingan yang terlibat dan kemudian buat rencana untuk tugas-tugas tersebut bersama menggunakan Importance-Urgency Mapping.
Maka, hasil yang akan didapat adalah sebuah kesepakatan urutan tindakan pada seluruh pekerjaan yang sebelumnya menjadi konflik tersebut.
Struktur Importance-Urgency Mapping
Bentuk Importance-Urgency Mapping adalah bagan dua dimensi (two-dimensional chart) yang digunakan untuk memprioritaskan aktivitas kerja maupun aktivitas pribadi.
Penggunaan nya adalah ketika suatu tim mengalami konflik dan tidak dapat mengelola pekerjaan secara efektif.
Kemudian semua kegiatan tersebut dapat dievaluasi dari segi kepentingan dan urgensinya, lalu dapat ditempatkan di kuadran yang sesuai dari matriks.
Berikut matriks yang dimaksud :
Matriks tersebut terdiri dari empat kuadran yang memiliki makna :
- Kuadran 1 adalah untuk aktivitas penting yang membutuhkan perhatian dengan segera.
- Kuadran 2 ditujukan bagi aktivitas yang penting tetapi tidak mendesak.
- Kuadran 3 merupakan tempat aktivitas yang tidak terlalu penting, tetapi seseorang menginginkannya sekarang.
- Kuadran 4 menempatkan aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak.
Berikut gambar matriks 4 kuadran yang dimaksud, kita dapat menggambar sebagaimana berikut.
Secara sederhana, rumus untuk membaca matriks diatas adalah sebagai beikut :
- Kuadran 1 : important + Urgent
- Kuadran 2 : Important + Not Urgent
- Kuadran 3 : Not Important + Urgent
- Kuadran 4 : Not Important + Not Urgent
Berikut penjelasan lengkapnya.
Kuadran 1
Bagian ini ditujukan untuk hal-hal penting dan mendesak.
Masalah dapat muncul ketika ada aktivitas tak terduga yang muncul tanpa direncanakan, atau pada saat aktivitas menjadi mendesak karena adanya penundaan atau perencanaan yang kurang baik.
Saran dari kami adalah luangkan waktu dalam jadwal yang akan dibuat untuk menangani aktivitas yang tidak terduga tersebut.
Selalu bersikaplah proaktif dan menghindari penundaan, serta luangkan lebih banyak waktu dari waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.
Beberapa contoh kegiatan yang sesuai dengan kuadran ini adalah:
- Tenggat waktu (deadline) di tempat kerja
- Proyek yang sedang dikerjakan
- Kondisi darurat medis
- Melakukan perbaikan yang bersifat mendesak.
Kuadran 2
Merupakan area di mana kita harus menghabiskan sebagian besar waktu, bagian ini sangat penting dalam hal pengembangan peningkatan pribadi.
Ruang lingkup nya adalah kegiatan seperti perencanaan, pencegahan dan kegiatan yang didorong oleh kepemimpinan.
Kegiatan-kegiatan ini seringnya kurang diterapkan, sehingga dengan menggunakan matriks ini maka kita dapat menemukan cara untuk mengembangkannya.
Kebanyakan para atlet, pelaku wirausaha, dan orang-orang yang berprestasi meluangkan waktu untuk kuadran ini.
Kuadran 3
Aktivitas di bagian ini termasuk kategori tidak penting namun dilakukan karena sifatnya yang mendesak, sebagian besar aktivitas ini akan menguras tenaga dan waktu.
Contoh aktivitas yang sesuai dengan kuadran ini adalah :
Berbagai email, rapat, panggilan telepon, atau gangguan lain saat kerja seperti adanya percakapan yang tidak diinginkan, atau bisa juga melakukan sesuatu karena kita tidak bisa mengatakan “tidak”.
Saran dari kami adalah tolak, delegasikan, atau setidaknya jangan terjebak berlarut-larut dengan aktivitas ini.
Kuadran 4
Adalah area di mana kebanyakan dari kita sering terjebak pada situasi ini, seperti contohnya adalah aktivitas yang sering digunakan untuk istirahat saat ada aktivitas penting dan mendesak.
Contoh nyata adalah saat menonton acara TV favorit atau memainkan video game favorit yang mengesampingkan pekerjaan penting yang ada.
Kunci untuk mengatasi hal ini adalah dengan membatasi berapa banyak waktu yang dihabiskan di kuadran ini.
Jika kita mengabaikan hal ini, kita akan kehilangan masa depan serta dapat menurunkan peluang kita untuk lebih sukses.
Tatacara menerapkan Importance Urgency Matrix
Berikut adalah langkah-langkah untuk menjelaskan tata cara mengatur aktivitas dengan menggunakan Importance Urgency Matrix :
- Langkah pertama adalah membuat daftar aktivitas pribadi atau terkait dengan pekerjaan.
- Buat gambar Importance Urgency Matrix di atas kertas, untuk pekerjaan tim sebaiknya menggunakan flip chart.
- Lakukan pemilahan semua aktivitas dan masukkan pada kuadran yang paling sesuai.
- Kelola isi dari kuadran pertama dan kedua, kemudian kurangi isi dari dua kuadran terakhir.
Contoh penerapan pada aktivitas Terkait Pekerjaan :
Contoh penerapan pada Aktivitas Pribadi :
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar Metode Importance-Urgency Mapping.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Standar Metode Pugh Matrix
- Standar Metode RACI Matrix
- Standar Metode Gantt Charts
- Standar Metode SWOT Analysis
- Standar Metode Decision Balance Sheet
- Standar Metode Raid Log
- Standar Metode PDPC
- Metode Contingency Plan
- Metode SIPOC
Sumber referensi :