Mengenal dasar Six Sigma

Six Sigma adalah suatu metode analisa proses dengan cara statistik untuk digunakan dalam menyelesaikan masalah.

Penulisannya, bisa menjadi “6 sigma” atau menggunakan lambang “sigma” seperti berikut :

Six Sigma is a rigorous analytical process for solving problem.

Sejarah Six Sigma

Biasanya metode ini diterapkan pada perusahaan skala besar, karena dibutuhkan investasi yang cukup lumayan didalam implementasinya.

Untuk memahami kenapa sebuah perusahaan harus menerapkan metode ini, sebaiknya kita belajar dari sejarah penggunaannya.

Kasus Motorola

Pada permulaan tahun 1980-an, perusahaan besar Motorola kehilangan marketnya karena perbedaan kualitas dibandingkan dengan perusahaan Jepang.

Kemudian di tahun berikutnya, mereka mencoba menghadapi tantangan ini dengan melakukan evaluasi terhadap kualitasnya hingga 5 kali dalam kurun waktu 5 tahun.

Hasilnya? ternyata tetap tidak berhasil.

Kemudian mereka terus mencoba, kali ini Motorola mengembangkan suatu proses yang konsisten berdasarkan pendekatan statistik.

Akhirnya pada tahun 1987, Motorola berhasil menerapkan six sigma sebagai kunci sukses keberhasilannya.

Atas kesuksesannya, Motorola memenangkan anugerah Malcolm Baldrige pada tahun 1988.

Kasus General Electric

Perusahaan kelas dunia GE (General Electric), pada tahun 1995 juga mencoba menggunakan six sigma di seluruh aspek bisnisnya.

Mereka melakukannya dengan tujuan untuk menghadapi tantangan kualitas kelas dunia.

Apa yang mereka lakukan adalah memperbaharui seluruh lini prosesnya seperti : produktivitas, Inventory Return, dan lain sebagainya.

Namun aktivitas perbaikan atau improvement tersebut tertunda karena adanya kerusakan produk atau terjadinya defect diprosesnya.

GE berpikir bahwa kualitas kelas dunia atau World Class Quality adalah suatu hal yang menantang untuk berkembangnya bisnis.

Akhirnya, GE memfokuskan prosesnya berdasarkan six sigma untuk diterapkan pada generasi berikutnya.

Konsep dasar six sigma

Apa Konsep dasar nya? Untuk mempermudah memahaminya, kita akan menggunakan ilustrasi sebagaimana berikut.

Didalam ilmu statistik, kita akan mengenal aktifitas pengambilan data.

Aktifitas ini penting untuk digunakan dalam melakukan analisa terhadap karakteristik dari suatu proses.

Analogi proses pembuat sedotan

Misalnya kita melakukan analogi pada pabrik pembuat sedotan, yakni ingin mendapatkan hasil produksi berupa sedotan dengan panjang 15 cm.

Kita tentukan toleransi produk tersebut adalah lebih kurang 1cm, jadi spesifikasi produk yang kita anggap OK adalah 14 hingga 16 cm.

Setiap mesin mampu menghasilkan 1000 sedotan, jadi kita ambil sampel sebanyak 100 buah.

Inilah yang dinamakan sistem sampling, mencuplik beberapa sample dari produk yang dihasilkan pada suatu waktu tertentu.

Dari 100 buah sampel tersebut kita ukur dan didapatkan hasil-hasil yang bervariasi, misalnya : 15,6 ; 15,9 ; 14,7 ; dan lainnya.

Nilai tertinggi yang diperoleh disebut “USL” sedangkan nilai terendah adalah “LSL”, sedangkan nilai tengah atau jumlah terbanyak yang diperoleh disebut dengan “T”.

Ilustrasi pengambilan data vs nilai USL dan LSL

Berikut adalah ilustrasi hasil pengambilan data dan melihat konsep dasar Six Sigma terhadap pola persebaran data.

Kita melakukan ini dengan tujuan untuk mempermudah pemahaman, berikut 3 pola yang dimaksud :

Pola 1 : Tepat namun tidak akurat

Pada pola pertama, data yang diperoleh menunjukkan variasi yang sedikit namun menjauhi target yakni 15cm, misalnya : 14, 2 ; 14,1 ; 13,9.

Dapat dilihat dari gambar berikut :

Pola 2 : Akurat namun tidak tepat

Sedangkan di pola kedua, data yang diperoleh sudah berada dalam target antara 14 hingga 16cm, namun menunjukkan variasi yang luas, misalnya : 14, 2 ; 14,8 ; 15,5 ; 15,8.

Dapat dilihat dari gambar berikut :

Pola 3 : Shifting / bergeser ke Target & Mereduksi Variasi

Nah, pola ketiga inilah hasil yang diharapkan dari six sigma, yakni sedikit variasi dan mendekati target. Misalnya : 14,9 ; 15 ; 15,2.

Dapat dilihat dari gambar berikut :

Jadi, apa yang akan dilakukan oleh Six Sigma? metode ini akan melakukan beberapa hal yang dinyatakan dalam 3 pola berikut :

• 1 : Melakukan perbaikan pada proses untuk menggeser hasil produksi menuju Target untuk mencapai Pola 3.
• 2 :Melakukan perbaikan pada proses untuk menurunkan Variasi proses sehingga tercapai Pola 3.
• 3 : data yang ideal sesuai dengan six sigma.

Kesimpulan :

Object dari 6s adalah Shift (geser) ke target dan Menurunkan Variasi.

Six Sigma dalam PPM

Berikut adalah nilai equivalensi metode ini terhadap nilai PPM (part per million) atau bagian per sejuta.

Perbandingan berikut menunjukkan hubungan dari perusahaan yang menerapkan seberapa nilai sigma terhadap kesalahan yang terjadi di proses mereka.

• 6 sigma = 3.4 PPM : artinya dari 1 juta produksi yang menerapkan nya, hanya ada produk cacat 3 atau 4 buah saja.
• 5 sigma = 233 PPM : artinya dari 1 juta produksi yang menerapkan nya, ada produk cacat sebanyak 233 buah.
• 4 sigma = 6210 PPM: artinya dari 1 juta produksi yang menerapkan nya, ada produk cacat sebanyak 6210 buah.
• 3 sigma = 66807 PPM: artinya dari 1 juta produksi yang menerapkan nya, ada produk cacat sebanyak 66807 buah.
• 2 sigma = 308537 PPM: artinya dari 1 juta produksi yang menerapkan nya, ada produk cacat sebanyak 308537 buah.

Efek dari Six Sigma

Berikut adalah contoh masalah-masalah yang ditemukan di organisasi atau perusahaan yang menerapkan metode ini :

• Hanya ada 1 kata kesalahan eja dalam semua buku yang terdapat pada suatu perpustakaan mini.
• 1.8 menit saja keterlambatan terjadi selama 1 tahun.

Sedangkan contoh masalah pada perusahaan yang berada di level 3 sigma, cenderung jauh lebih banyak masalah dibandingkan 6 sigma yaitu seperti :

• Terjadi 1.5 kesalahan eja per halaman dalam satu buku.
• Ada sebanyak 24 hari keterlambatan yang terjadi dalam 1 tahun.

Contoh-contoh diatas semakin memperkuat bukti, bahwa semakin tinggi sigma maka akan semakin sedikit kesalahan yang bisa terjadi.

Manfaat Kegiatan Six Sigma

Ada beberapa sudut pandang mengenai manfaat metode ini yaitu seperti :

1. Suatu pengukuran statistik.

• Memberikan informasi kepada kita seberapa bagus produk & service kita serta proses didalamnya.
• Membantu kita untuk menentukan langkah dan arah guna kepuasan Customer secara total.

2. Merupakan Improvement Tool (Alat Perbaikan)

• Adalah suatu Tool yang lengkap yang dapat dipergunakan dan diaplikasikan pada Design, Manufaktur, Sales, Service, dll.

3. Adalah suatu strategi bisnis

• Dapat membantu kita dalam meraih keuntungan pada suatu persaingan
• Bila kita dapat memperbaiki level proses, berarti kualitas produk akan lebih baik dan biaya yang tidak perlu akan berkurang dan hasilnya yang pasti Customer akan semakin puas.

4. Merupakan suatu Philosophy

• Ini adalah salah satu metode untuk bekerja lebih pintar namun tidak keras.
• Membuat kesalahan akan semakin berkurang dan berkurang terhadap perkerjaan yang kita lakukan.

Analogi Tanaman Buah

Salah satu analogi yang cukup populer adalah dengan menggunakan ilustrasi Tanaman Buah.

Analogi ini mempermudah memahami perbandingan dari keuntungan menerapkan 3, 4, 5 hingga 6 sigma .

Misalkan kita sedang memanen tanaman buah, maka setiap sigma memiliki arti sebagaimana berikut :

3 sigma :

• Dianalogikan seperti ketika memilih buah yang jatuh dari pohon, pola pikir ini berdasarkan Logis dan intuisi.

4 sigma :

• Dianalogikan seperti ketika memilih buah yang tergantung rendah di dahan pohon, pola pikir ini didasarkan pada metode Seven Basic Tools.

5 sigma :

• Dianalogikan seperti ketika memilih buah yang berada di tengah pohon, pola pikir ini didasarkan pada karakterisasi proses dan Optimisasi.

6 sigma :

• Buah yang rasanya manis adalah analogi untuk 6 sigma, pola pikir ini didasarkan pada disain untuk perusahaan.

Jadi six sigma merupakan metode perbaikan menyeluruh dengan cara step by step dan langsung menuju ke pusat masalah.

Aplikasi Six Sigma

Six Sigma adalah suatu tool yang dapat diaplikasikan ke seluruh sistem bisnis. Baik didalam bagian Design, Proses, Sales, Service, maupun bidang lainnya.

Berikut contoh aplikasinya :

1. Proses

Quality assurance pada proses seperti : manufaktur, contoh penerapannya :

• Improvement terhadap masalah yang serius yang terjadi di proses
• Real Time Monitoring system (CTQ Control system)

2. R&D (Research and Development)

Berupa jaminan terhadap kelengkapan Desain pada tahap pengembangan produk, contoh penerapannya :

• Pemilihan CTQ guna memenuhi kebutuhan Konsumen
• Keputusan dalam hal toleransi
• Jaminan terhadap analisis kapabilitas dari CTQ

3. Sales

Mampu memaksimalkan penjualan, contoh penerapannya adalah :

• Improvement cycle time dan akurasi
• Cost Improvement

Perbandingan dengan tool lain

Six Sigma dapat digunakan sebagai tool atau alat pendukung yang mampu memperbaiki kinerja tool lain yang sudah berjalan pada proses.

Metode yang sudah ada dengan tahapan berikut :

1. Measure : pengambilan data berdasarkan gejala yang timbul di proses dan frekuensi atau keseringannya.
2. Analysis : dengan cara menganalisa kondisi yang terjadi saat ini, dilakukan berdasarkan fokus, pengalaman dan teknologi yang digunakan.
3. Improvement : melakukan perbaikan, improve yang dilakukan oleh orang yang berpengalaman.
4. Control : melakukan kontrol atau pengendalian, biasanya menggunakan control chart atau process 4M control.
5. Output dari tahapan-tahapan ini adalah berupa Data Discrete yang – sulit untuk diaplikasikan karena permasalahan yang kompleks.

Kemudian, dengan menggunakan Metode Six Sigma, maka didapatkan perbaikan pada setiap tahapan yaitu :

1. Measure : Adanya tambahan tahapan “Define” sebelum “Measurement”, kemudian setelahnya ada tambahan “Variasi CTQ”.
2. Analysis : Tambahan “analisa statistik” dan analisa pengaruh yg disebabkan oleh faktor tertentu.
3. Improvement : ditambahkan “optimasi kondisi dengan analisis secara statistik”.
4. Control : penambahan pengontrolan menggunakan PTS atau Project Tracking System (CTQ, Benefits).
5. Output yang didapat dari tahapan-tahapan six sigma ini menghasilkan “Data Discrete+Continuous” yang mudah diaplikasikan karena didukung oleh software statistika.

Terdapat 3 filosofi didalam Six Sigma (bahasa inggris) yaitu :

• “Do it right the first time”
• “Toward zero defect”
• “Culture of enterprise”

Beberapa Filosofi Dasar didalam aktifitas Six Sigma (bahasa indonesia) :

• Kelangsungan Perusahaan bergantung kepada kemajuan bisnis
• Perusahaan bertambah besar berdasarkan kepuasan pelanggan
• Kepuasan pelanggan ditentukan oleh Quality, Price dan delivery
• Quality, Price dan delivery dikontrol oleh process capability
• Process Capability tergantung dari variasi
• Variasi proses menentukan kenaikan defect, cost dan cycle time
• Untuk mengurangi variasi, kita harus mengaplikasikan pengetahuan yang benar.
• Untuk mengaplikasikan pengetahuan yang benar, langkah pertama adalah dengan mengukur.
• Dengan mengukur permasalahan, kita akan memperoleh pengetahuan yang benar.

Alasan melakukan Six Sigma

Berikut adalah beberapa alasan bagi kita untuk menggunakan metode ini yaitu :

1. Quality and Failure Rate

Untuk meningkatkan Kualitas dan menurunkan Defect Rate atau rata-rata produk gagal setiap tahun, berikut ilustrasinya :

Untuk membantu melakukan analisa total dari setiap kerugian yang yang terjadi di proses.

Karena tidak semua penyebab kerugian defect yang terjadi di proses bisa kita lihat analisa dengan mudah.

Dengan six sigma, kita tidak hanya bisa melakukan analisa berdasarkan “Traditional F-Cost” yang mudah didefinisikan, namun juga “Potential (Additional) F-Cost” yang lebih sulit untuk diukur.

Untuk memudahkan pemahaman kita bisa melihat dari gambaran gunung es (iceberg) dari F-Cost berikut :

2. Paradigma Shift (pergeseran)

Paradigma ini bisa dipahami dengan ilustrasi perbandingan dampak perusahaan dengan menggunakan 6 sigma dibandingkan dengan 3 sigma berikut :

Perusahaan dengan 3 sigma memiliki pola pikir sebagaimana berikut :

• Menghabiskan 15~25% dari hasil penjualan terhadap failure cost
• Menghasilkan 66,807 ppm
• Menyadari bahwa dengan inspeksi dapat menemukan defect
• Percaya bahwa kualitas tinggi adalah mahal.
• Tidak ada metode pendekatan yang tepat untuk mengumpulkan dan menganalisa data
• Benchmarks agar dapat lebih baik dari competitornya.
• Percaya 99% cukup bagus
• Menemukan CTQ secara internal

Sedangkan pada perusahaan dengan 6 sigma, maka perusahaan akan memiliki pola pikir seperti berikut :

1. Menghasilkan 5 % dari hasil penjualan terhadap Failure cost.
2. Menghasilkan 3.4 ppm
3. Menyadari bahwa dengan proses yang capable tidak akan memproduksi produk cacat
4. Paham bahwa menghasilkan produk yang berkualitas adalah murah.
5. Menggunakan tahap Measure, Analyze, Improve, Control .
6. Benchmarks guna mencapai yang terbaik didunia.
7. Percaya 99% belum cukup bisa diterima
8. Define CTQ’s externally

Contoh kasus yang terjadi pada perusahaan dengan 3 sigma yakni :

• 54,000 salah resep obat selama 1 tahun
• 40,500 bayi yang jatuh oleh dokter maupun perawat setiap tahun.
• Kebocoran air minum 2 jam per bulan
• Telepon tak dijawab selama 27 menit dalam seminggu.
• 5 pendaratan tidak tepat di O Hare Airport dalam sehari
• 1,350 kegagalan operasi bedah dalam seminggu.
• 54,000 kehilangan artikel atau surat salah alamat dalam satu jam

Sedangkan kasus yang terjadi pada perusahaan dengan 6 sigma ternyata jauh lebih baik, yaitu seperti :

• Satu salah resep obat selama 25 tahun
• 3 bayi yang jatuh oleh dokter maupun perawat selama seratus tahun.
• Kebocoran air minum sejam dalam 16 tahun
• Telepon tak dijawab selama 6 detik dalam 100 tahun
• 1 pendaratan tidak tepat di United States selama 10 tahun.
• Satu kegagalan operasi bedah selama 20 tahun.
• 35 kehilangan artikel atau surat salah alamat dalam satu tahun

Karakteristik Dasar Six Sigma

Pada metode ini, karakteristiknya bisa kita lihat dari perbandingan metode pendekatan antara cara Traditional Quality dengan metode six sigma Quality :

Issue	Traditional Quality	six sigma Quality
Index	%(Defect Rate	Sigma
Data	Data diskret (tdk terukur)	Data Discrete + Continuous
Target	Kepuasan thd Mfg Proses	Kepuasan konsumen
Range	Spec Outlier	Variation Improvement
Method	Experience + Job	Experience + Job + Statistical Ability
Action	Bottom Up	Top Down
Application	Mfg Process	Design, Mfg, Sales

Keunggulan Six Sigma antara lain adalah :

• Mengejar common goal : Innovasi disegala aspek bisnis
• Kontrol faktor-faktor utama (penting) : Reduksi claim dan rework
• Aplikasi Statistics dalam semua bisnis : Solusi yang mudah untuk permasalahan sulit.
• Didukung oleh Statistics Software : Statistik menjadi hal yang mudah
• Analisa data melalui experiment : Membuat hal yang tidak nyata jadi nyata.
• Membuat keputusan berdasarkan data : Tidak berdasarkan ide-ide yang salah dan praduga.

Kunci Sukses Dasar Six Sigma

Apa saja kunci sukses dalam penerapan metode ini dari hal yang paling mendasar? terdapat 2 garis besar yaitu :

1. Sistem

Butuh Top Down Drive :

• Butuh kekuatan dari Top Management
• Kekuatan dari Top Management yang secara periodik mengumumkan kebijakan 6s .

Semua karyawan HARUS berpatisipasi :

• Tidak hanya dari manufakturing, namun dari non manufaktur juga harus ikut serta.
• Berfokus kepada permintaan konsumen

6s sebagai Standar umum Perusahaan Besar :

• Sebagai bahasa umum .(CTQ, s, Cp, Z ….)
• Semua tujuan dan target digambarkan sebagai skala s
• Proses Dasar untuk semua proses

2. Metodologi

Berawal dari Customer’s Voice :

• CTQ berasal dari Customer’s Voice
• Perbaiki item yang mempunyai dampak paling besar terlebih dahulu.

Butuh Program training untuk seluruh karyawan :

• 6s Training Program guna pemahaman 6s dengan benar.
• Training yang intensif untuk seluruh karyawan
• Butuh Investasi sumber daya manusia yang paham 6s

Konsepsi Dasar :

• Butuh Case study project
• Resource Information untuk organisasi dan sistem.
• Proses Dasar untuk semua proses.
• Penilaian yang berdasar dan Reward System

Sistem Pengoperasian Dasar Six Sigma

Struktur Tim

Six Sigma bisa dijalankan melalui sebuah struktur yang terdiri dari :

1. Kepala divisi, yaitu orang yang mampu menggerakkan six sigma di perusahaan, mau terlibat dan berkomitmen penuh terhadap pelaksanaannya.
2. Champion, yaitu pelaksana six sigma, biasanya adalah seorang kepala departemen atau section yang berkomitmen terhadap proyek.
3. Six Sigma Team (biasanya dipimpin oleh seorang MBB atau Master Black Belt), yang bertugas mendukung atau support dari sisi skill.
4. Project Team, adalah tim yang bertugas untuk melakukan proyek, yang memiliki tujuan mencapai tingkat 6 sigma untuk CTQ. Tim ini harus memberikan laporan proyek secara berkala kepada Champion.
5. Champion Review, merupakan pertemuan untuk pengambilan keputusan yang mengontrol perkembangan berdasarkan tahapan proyek.

Sertifikasi Belt

Terkait dengan pengetahuan dan kemampuan karyawan terhadap six sigma, terdapat tingkatan atau level didalam nya yang digambarkan melalui sertifikasi belt.

Berikut adalah tabel sertifikasi belt :

Belt	Tugas Utama	Peran	Syarat-syarat
Master Black Belt	• 6 sigma Technical Leader • Harus paham Statistik & menyebarkannya	• Dedicated 6s Resource • Mentor BB/GB • Seleksi Project • Training	• Lebih dari 4 Projects • Konsultasi lebih dari 8 Project setahun
Black Belt	• Full Time Project • Training	• Full Time Dedicated • Eksekusi Project • Leader dari Pjt. team • Training GB/WB	• 4 Project Setahun
Green Belt	• Join Project by Part time	• Part time • Leader Pjt. Team • Memberikan Basic 6s Training	• Telah ditraining Advanced Six Sigma (DMAIC) • 2 Projects setahun
White Belt	• Join Project by Part time	• Part time • Member of Pjt. Team	• Telah ditraining Basic Six Sigma (DMAIC)

Penutup

Demikian penjelasan mengenai Dasar Six Sigma, untuk materi tahap selanjutnya akan kami release di postingan lain.

Jika ada pertanyaan atau masukan silahkan disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

• DMAIC Six Sigma
• Standar Metode PDCA Cycle
• ISO 13053-1 DMAIC Six Sigma
• ISO 13053-2 alat dan teknik Six Sigma
• metode-lean-manufacturing/
• standar-metode-8d-report/
• metode-tpm-total-productive-maintenance/

Sumber referensi :

• sixsigmabasics.com