SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah suatu alur atau petunjuk mengenai cara kerja yang sesuai dengan standar atau standardisasi.
Pengertian SOP
SOP merupakan kependekan dari Standar Operasional Prosedur atau dalam bahasa lain adalah Prosedur Operasi Standar.
Istilah ini berasal dari istilah dalam bahasa inggris yaitu Standard Operating Procedure (SOP).
Suatu SOP biasanya diterapkan di suatu tempat kerja, sebagai suatu petunjuk mengenai cara kerja yang bersifat mengikat dan memberi panduan bagi penggunanya.
Panduan tersebut diharapkan dapat menjaga agak pekerja dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan standar, nah apa itu standar?
Standar adalah persyaratan yang dibuat oleh lembaga berwenang yang diakui oleh banyak pihak, biasanya berisi suatu kriteria, metode, proses atau teknis.
Jadi standar merupakan patokan bagi pekerja untuk melakukan pekerjaan dengan benar, supaya mudah dipahami maka standar ditulis ulang dalam bentuk SOP.
Lebih jelas mengenai istilah standar dapat dibaca pada artikel dari standarku.com berikut :
Penulisan SOP tentunya harus mempertimbangkan berbagai hal seperti berikut :
- Standar referensi, seperti : standar keselamatan lingkungan untuk SOP terkait lingkungan (pembuangan limbah, sampah dan lainnya).
- Pemetaan organisasi, dalam organisasi terdapat berbagai bagian yang saling berhubungan sehingga SOP yang dibuat harus mempertimbangkan setiap bagian yang terkait dengan area kerja tempat dimana dokumen tersebut berada.
- Panduan pembuatan SOP, biasanya bagian Quality System sebuah perusahaan yang akan membuatnya sesuai dengan kondisi perusahaan.
Pengertian SOP menurut para ahli
Untuk menambah wawasan mengenai definisi SOP, berikut adalah beberapa contoh pengertian dari para ahli di Indonesia :
Sailendra (2015:11) :
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Moekijat (2008) :
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah :
- urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan),
- di mana pekerjaan tersebut dilakukan,
- bagaimana melakukannya,
- bilamana (kapan) melakukannya,
- di mana melakukannya,
- dan siapa yang melakukannya.
Tjipto Atmoko (2011) :
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Insani (2010:1) :
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Tatacara Penyusunan SOP
Suatu perusahaan yang sudah menerapkan standar internasional pada umumnya memiliki tahapan sebelum penyusunan SOP.
Berikut adalah 5 urutan umum terkait proses dokumentasi bisnis didalam perusahaan :
Pemetaan proses bisnis (Business Process Mapping)
Tahap yang pertama didalam perusahaan adalah memetakan seluruh proses bisnis yang ada didalamnya, misalnya terdapat bagian berikut beserta tugasnya :
- Penjualan (marketing), bertugas memasarkan produk perusahaan
- Pembelian (purchasing) , melakukan pembelian material atau kebutuhan umum untuk operasional perusahaan.
- Produksi, mengolah material yang dibeli untuk dirubah menjadi produk jadi.
Kemudian, dibuat hubungan atau alur kerja dari bagian-bagian tersebut diatas.
Pembuatan struktur organisasi
Kedua, dibuat struktur organisasi untuk mengisi berbagai posisi sumber daya manusia yang dibutuhkan sesuai dengan proses bisnis diatas.
Misalnya posisi :
- Kepala departemen
- Staff
- Teknisi
- Dan lainnya
Kemudian, dibuat struktur organisasi sesuai posisi tersebut serta garis koordinasi atau garis instruksi.
Identifikasi Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Ketiga, menyusun Deskripsi Pekerjaan untuk setiap posisi yang ada didalam struktur organisasi yang telah dibuat.
Pada umumnya berisi :
- Nama pekerjaan (job title), misalnya : staff produksi, teknisi mesin produksi, kepala departemen marketing, staff pembelian.
- Identitas, seperti : nama, nomor induk pegawai, dan tanggal bergabung dengan perusahaan.
- Kualifikasi, berisi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kerja tersebut seperti : pendidikan, training atau pengalaman kerja.
- Deskripsi kerja, berisi apa saja pekerjaan yang harus dilakukan sesuai job title.
Penyusunan SOP
Keempat, SOP disusun sesuai dengan struktur organisasi dan Deskripsi Pekerjaan yang sudah dibuat.
Setiap perusahaan atau organisasi dapat menggunakan format SOP yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan tujuannya masing-masing.
Berikut ini adalah beberapa macam format dalam menyusun SOP :
- Narasi, merupakan bentuk SOP yang isinya seperti orang sedang bercerita, menjelaskan tata cara melakukan suatu pekerjaan untuk diikuti oleh pembacanya.
- Diagram alir (flowchart), dibuat untuk proses kerja yang panjang dan memerlukan beberapa keputusan serta tindakan lanjutan.
- Gambar (image), disertai dengan gambar-gambar orang yang sedang melakukan aktivitas kerja untuk memudahkan pemahaman.
- Video, umumnya digunakan pada penjelasan mengenai operasi teknis visual, serta pembelajaran jarak jauh (online).
Contoh judul SOP :
- Pedoman kerja pembelian material
- Instruksi kerja pengoperasian mesin produksi
- Pedoman tata cara penjualan
Pembuatan lembar kerja (checksheet)
Tahap kelima adalah membuat checksheet sesuai dengan masing-masing SOP yang telah dibuat.
Checksheet digunakan untuk mempermudah melakukan pengendalian atau mengontrol aktivitas yang berulang atau dilakukan secara terus menerus.
Biasanya cheksheet dicantumkan di SOP karena merupakan dokumen anak atau sub dokumen.
Contoh judul checksheet adalah :
- Laporan penjualan produk bulanan
- Daftar pembelian material harian.
- Jadwal kerja karyawan shift
Jadi penyusunan SOP ada pada tahap keempat, namun seluruh tahapan diatas adalah saling berkaitan satu dengan yang lain.
Struktur SOP
Berikut adalah struktur atau bagian-bagian dari sebuah dokumen SOP secara umum yang mencakup atribut dan elemen.
Identitas dokumen (atribut) :
Judul SOP
Tulis judul dengan singkat, jelas dan menggambarkan keunikan proses yang dibahas, contoh judul :
- Pedoman kerja penjualan harian untuk pelanggan lokal
- Instruksi kerja penggunaan mesin produksi A
Nomor dokumen
Penomoran dokumen diatur agar unik atau tidak ada nomor yang sama digunakan pada 2 dokumen yang berbeda.
Pada umumnya diberi kode dengan mengunakan nama departemen pembuatnya atau singkatan nya, seperti misalnya :
- Purchasing-01 atau Pch-01
- Marketing-001 atau Mkt-001
Waktu penerbitan atau pemberlakuan dokumen
Tanggal terbit dokumen penting untuk mengetahui kapan suatu SOP dibuat dan disebarkan atau di distribusikan.
Lebih penting lagi adalah tanggal pemberlakuan dokumen untuk menunjukkan kapan suatu aturan baru harus dilaksanakan.
Pada umumnya tanggal berlaku dokumen (efective date) biasanya adalah tanggal setelah terbit, bisa jadi sehari atau 2 hari atau seminggu dan seterusnya.
Fungsinya adalah untuk memberi kesempatan mempersiapkan diri bagi orang atau bagian yang harus melaksanakan isi dokumentersebut.
Penanggung jawab SOP
Siapa yang membuat dokumen adalah orang atau bagian yang bertanggung jawab terhadap isi dokumen keseluruhan atau sebagian besar.
Jika isi dokumen terkait dengan bagian lain, maka pembuat dokumen harus memberitahu kepada pihak terkait tersebut sebelum dokumen diterbitkan.
Hal ini penting agar bagian terkait tidak merasa dirugikan dengan pasal-pasal yang ada didalam dokumen tersebut apabila membebani dirinya atau bagian kerjanya.
Pengesahan dokumen
Setelah dokumen selesai dibuat, maka perlu ada pengesahan dari pihak berwenang yakni :
- Pembuat dokumen
- Atasan pembuat dokumen, bisa jadi supervisor, manajer, kepala departemen atau lainnya.
- Pihak yang lebih tinggi juga terkadang perlu melakukan pengesahan apabila dokumen terkait dengan bagian lain, dimana atasan pembuat dokumen tidak berwenang untuk mengatur bagian lain tersebut.
- Ada pula dokumen yang perlu pengesahan dari bagian lain yang terlibat.
Bentuk dari pengesahan tersebut pada umumnya berupa tanda tangan, sehingga disediakan kolom khusus pada dokumen untuk lokasi tandatangan tersebut.
Revisi dokumen : nomor, isi revisi
Dokumen yang pertama kali dibuat bisa ditulis revisi 0 atau tidak ditulis revisi apapun.
Untuk dokumen yang sudah pernah dilakukan pembaruan atau revisi maka perlu ditulis angka revisi yang keberapa, misalnya : revisi 1, 2, 3, dan seterusnya.
Isi dari SOP (elemen) :
Ruang lingkup dokumen (scope)
Sangat penting untuk memberi batasan pada dokumen SOP yang dibuat ditujukan untuk bagian atau proses kerja yang mana saja.
Jika tidak, maka dokumen dapat dianggap berlaku secara umum bahkan pada proses yang tidak relevan dengan isi dokumen tersebut.
Definisi istilah
Berbagai istilah yang dicantumkan di dokumen dapat membingungkan orang awam, oleh karena itu perlu ada bagain definisi untuk menjelaskan istilah-istilah didalam isi SOP.
Acuan (referensi)
Metode-metode yang ditulis pada SOP biasanya mengacu pada suatu standar atau aturan baku, oleh karena itu perlu ditulis acuan tersebut untuk memperkuat landasan SOP yang dibuat.
SOP teknis biasanya menginduk pada dokumen yang lebih umum di suatu bagian, sehingga perlu menuliskan dokumen-dokumen yang terkait dengan SOP tersebut.
Prosedur
Berisi narasi dari tata cara kerja yang ditulis dengan lengkap dan jelas sehingga memudahkan setiap orang atau bagian yang akan menjalankannya.
Alur kerja
Untuk memudahkan memahami narasi dari SOP, biasanya dibuat suatu alur kerja atau flow chart urutan proses kerja yang dimaksud.
Lampiran
Bagian ini adalah tambahan berupa dokumen pedukung seperti : checksheet, daftar nama, gambar pendukung atau lainnya.
Manfaat SOP
Berdasarkan penjelasan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), berikut adalah manfaat SOP secara umum bagi organisasi yaitu :
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- Membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai SOP atau Standar Operating Prosedur.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :