Standar Dokumen Kearsipan

Standar Dokumen Kearsipan di negara Indonesia dapat mengacu pada referensi Undang Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.

Salah satu Dasar Hukum Dokumen dan Kearsipan yang sesuai dengan standar aturan pemerintah adalah Undang Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.

Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel sebelumnya yaitu :

• Kearsipan sesuai Standar

Artikel Dasar Hukum Dokumen dan Kearsipan ini memberikan informasi lebih detail mengenai aturan Dokumen dan Kearsipan berdasarkan standar aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Sebaiknya artikel dibaca secara berurutan dari “pengantar kearsipan” terlebih dahulu, namun jika pembaca ingin langsung membaca mengenai “Dasar Hukum Dokumen dan Kearsipan”, silahkan dilanjutkan ke artikel berikut ini.

Standar Dokumen Kearsipan berdasar UU No 8 1997

Aturan standar resmi ini menjabarkan mengenai pengendalian dokumen perusahaan sesuai aturan yang berlaku dari pemerintah.

Latar Belakang

Latar Belakang diterbitkannya Undang Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan ini, salah satunya adalah untuk tujuan efektivitas dan efisiensi perusahaan.

Sebelumnya hal ini diatur oleh “Kitab Undang undang Hukum Dagang (Wtboek van Koophandel voor Indonesia, Staatsblad 1847 : 23) Pasal 6”.

Dalam aturan sebelumnya tersebut, diwajibkan untuk memenuhi ketentuan penyimpanan buku, catatan dan neraca selama 30 tahun.

Hal inilah yang memicu pertimbangan untuk mengatur kembali ketentuan masa simpan dokumen.

Ketentuan Umum

Undang Undang ini menjabarkan bahwa secara garis besar, dokumen perusahaan dibagi menjadi 2 bagian yaitu Dokumen Keuangan dan Dokumen Lainnya.

Dokumen Keuangan

Pengertian dari dokumen Keuangan adalah suatu dokumen yang berhubungan dengan administrasi keuangan dan terdiri dari :

1. Catatan, berupa : neraca tahunan , perhitungan Rugi Laba tahunan, Rekening, Jurnal transaksi harian, dan semua dokumen mengenai hak dan kewajiban perusahaan atau hal-hal terkait kegiatan usaha perusahaan.
2. Bukti pembukuan, berupa : warkat-warkat sebagai dasar pembukuan yang memiliki pengaruh terhadap perubahan kekayaan, utang dan modal suatu perusahaan.
3. Data pendukung administrasi keuangan, maksudnya adalah data administratif terkait keuangan sebagai pendukung proses penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.

Dokumen Lainnya

Dokumen Lainnya terdiri dari data atau tulisan yang berisi keterangan yang bernilai bagi perusahaan namun tidak terkait langsung dengan Dokumen Keuangan.

Pembuatan Catatan dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan

Perusahaan diwajibkan untuk membuat catatan sebagaimana  point 1 diatas, dengan ketentuan tambahan yaitu harus dibuat dengan menggunakan huruf latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah dan penyusunannya dalam Bahasa Indonesia.

Namun ada perkecualian yaitu diperbolehkan untuk disusun menggunakan bahasa asing jika jika ada izin dari Menteri Keuangan.

Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan Rugi Laba tahunan, atau tulisan lain terkait laporan Rugi Laba wajib untuk ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau oleh pejabat yang ditunjuk oleh perusahaan.

Untuk Catatan ini wajib dibuat diatas kertas paling lambat 6 bulan sejak akhir tahun buku perusahaan, kecuali ada ketentuan perundang-undangan yang menyebutkan ketentuan lain.

Sedangkan Catatan yang berupa Rekening, Jurnal transaksi harian, dan semua dokumen mengenai hak dan kewajiban  perusahaan wajib dibuat diatas kertas atau menggunakan sarana resmi lainnya.

Seluruh Catatan diatas wajib disimpan selama 10 tahun sejak akhir tahun buku perusahaan.

Jangka waktu simpan data pendukung administrasi keuangan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan ditetapkan sesuai dengan keputusan Pimpinan Perusahaan.

Untuk dokumen lainnya, jangka waktu simpan ditetapkan berdasarkan atas fungsi dari dokumen tersebut dan ditetapkan sesuai dengan keputusan Pimpinan Perusahaan.

Pengalihan bentuk Dokumen Perusahaan dan Legalisasi

Dokumen perusahaan dapat dialihkan kedalam bentuk mirko film atau bentuk media lainnya, seperti : CD, USB, database jaringan. Pengalihan dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan.

Pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan penyimpanan naskah asli karena memiliki nilai tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan.

JIka naskah asli dokumen masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, maka wajib tetap disimpan oleh pimpinan perusahaan.

Wajib dilakukan legalisasi pada setiap kegiatan pengalihan dokumen oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, dengan membuat berita acara kegiatan alihmedia  yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.

Berita acara tersebut harus berisi minimal :

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi dokumen
2. Keterangan bahwa pengalihan dokumen yang dilakukan sudah sesuai dengan aslinya.
3. Tandatangan dan nama jelas pejabat yang melakukan legalisasi

Dokumen perusahaan yang sudah dilakukan alih media dan telah dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk merupakan alat bukti yang sah.

Ketentuan lain terkait tatacara Pengalihan bentuk Dokumen Perusahaan dan Legalisasi diatur didalam Peraturan Pemerintah.

Pemindahan, Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

Pemindahan dokumen dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

JIka ada dokumen perusahaan yang memiliki nilai guna untuk kepentingan nasiona, maka wajib untuk diserahkan kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

Tata caranya adalah dengan pembuatan berita acara dengan format minimal :

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya penyerahan dokumen.
2. Keterangan tentang pelaksanaan penyerahan.
3. Tandatangan dan nama jelas pejabat yang melakukan dan menerima penyerahan.

Kegiatan pemusnahan Catatan, Bukti pembukuan, Data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Data pendukung administrasi keuangan dimusnahkan berdasarkan masa retensi dan jadwal Retensi Dokumen.

Pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen dan atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal pemusnahan dokumen :

1. yang dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpannya.
2. yang seharusnya masih harus disimpan, karena bernilai guna bagi kepentingan perusahaan.

Pemusnahan dokumen yang telah dialih mediakan dapat segera dilakukan kecuali ada ketentuan lain dari pimpinan perusahaan.

Kegiatan pemusnahan dokumen ini dilaksanakan dengan pembuatan berita acara dengan mencantumkan minimal :

1. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan dokumen.
2. Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan.
3. Tandatangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan melaksanakan pemusnahan.

Ketentuan lebih lanjut terkait tatacara penyerahkan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur didalam Peraturan Pemerintah.

Sasaran Undang Undang

Pemberlakuan Undang undang ini ditujukan kepada :

1. Kantor perwakilan, cabang atau agen perusahaan Indonesia yang memiliki kegiatan usaha di luar negeri.
2. Kantor perwakilan, cabang atau agen perusahaan yang memiliki kegiatan usaha di wilayah Indonesia.

Untuk download gratis dokumen resmi dapat menuju situs Anri (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui link berikut :

• File Undang Undang nomor 8 tahun 1997

Penutup

Demikian artikel dari standarku.com mengenai Pengantar Pedoman Standar Kearsipan.

Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.

Baca artikel lain :

• Standar Sistem Manajemen
• Kearsipan sesuai Standar

Sumber referensi :

• https://anri.go.id