Sekilas Artikel
Artikel ini membahas mengenai standar profesi kerja di bagian kualitas (quality) yang ada didalam perusahaan.
Pembahasan dilakukan dengan bahasa yang sederhana dan mudah untuk dipahami bahkan oleh orang awam sekalipun.
Definisi Kualitas
Bagian Kualitas bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan didalam lingkup kualitas.
Kualitas didalam perusahaan diartikan sebagai : kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Pelanggan yang dimaksud adalah konsumen yang menerima atau menikmati produk atau layanan yang dihasilkan oleh perusahaan.
Penjaminan Kualitas di Perusahaan
Bagian Kualitas ini biasa disebut dengan Quality Assurance (QA) atau Penjaminan Kualitas.
Sebelum adanya evolusi mutu terbaru, bagian ini pernah disebut sebagai Quality Control (QC) atau Pengendalian Kualitas.
Namun pada masa kini, QC dimasukkan sebagai bagian dari QA sehingga umumnya perusahaan menggunakan nama QA.
Pimpinan di bagian QA perusahaan umumnya mendapatkan tugas khusus sebagai perwakilan manajemen kualitas atau Quality Management Representative (QMR)
Hal ini dikarenakan Kualitas adalah wujud dari reputasi suatu perusahaan, sehingga QMR diakui sebagai jabatan yang paling layak untuk menjadi maskot perusahaan. Bravo kualitas!
Bagian Kualitas ini sangat luas fungsi kerjanya, sehingga dibagi lagi menjadi beberapa sub bagian yang spesifik sesuai dengan fungsinya masing-masing.
Berikut ini adalah penjelasan mengenai bagian-bagian didalam struktur besar QA :
Sistem Manajemen Kualitas
Dibentuk untuk menangani : Quality Management System (QMS) atau Sistem Manajemen Mutu (SMM).
Bagian QMS bertugas untuk mengelola dan memastikan bahwa Sistem yang dijalankan oleh perusahaan sudah sesuai.
Sesuai yang dimaksud adalah merujuk pada referensi Manajemen Mutu apa yang digunakan oleh perusahaan.
Misalnya perusahaan manufaktur elektronik maka biasanya menerapkan Sistem Mutu ISO 9001, untuk perusahaan suplier otomotif menerapkan Sistem Mutu IATF.
Bagian QMS inilah yang akan mengkoordinir atau sebagai jenderal dalam rangka penerapan atau implementasi Sistem Mutu tersebut di perusahaan.
Pelaksanaannya dapat dimulai dari pengecekan seluruh bisnis proses perusahaan dan bagian pendukungnya tersebut apakah sudah sesuai?
Kemudian, apakah dokumentasi yang diterapkan sudah sesuai?
Hingga tugas untuk pengajuan sertifikasi ke lembaga resmi maupun pengaturan audit rutin di perusahaan tersebut.
Demikian tugas-tugas dari seorang QMS secara garis besar.
Bagian Kualitas Material dari Pemasok
Umumnya menggunakan istilah “Supplier Quality Assurance yang disingkat “SQA”.
SQA adalah penjamin kualitas dari material yang dikirim oleh para pemasok atau supplier
Mereka berada di pintu gerbang perusahaan untuk mengawasi masuknya material atau bahan mentah dari supplier.
Material tersebut akan diterima dan digunakan pada proses produksi perusahaan.
Tanggung jawabnya besar, yaitu untuk memastikan barang yang dibeli dari supplier sesuai dengan kualitas yang diinginkan oleh perusahaan.
Sekaligus bertugas untuk memastikan rantai pasokan atau supply chain di supplier agar sesuai dengan persyaratan standar.
Supply Chain maksudnya adalah proses panjang yang dilakukan di supplier untuk membeli bahan dari suplier-supplier sebelumnya.
Pengertian Tier 1 , Tier 2 , Tier 3
Bisa jadi didalam proses Supply Chain terdapat supplier yang sambung menyambung dalam rantai global pembelian material.
Setiap suplier bisa jadi membeli lagi materialnya ke suplier lain, kemudian supplier lain membeli lagi ke yang lainnya lagi.
Maka tinggatan supplier ini disebut dengan Tier, untuk lebih jelasnya berikut gambarannya :
Supplier langsung dari perusahaan disebut dengan istilah Tier 1.
Ketika supplier tersebut membeli material ke supplier lain, maka supplier lain tersebut disebut Tier 2.
Tier 2 membeli material lagi ke supplier lain disebut Tier 3.
Demikian seterusnya, jelas sekali bukan?
Penanganan Kualitas Proses
Ada beberapa istilah untuk bagian ini, seperti : “Process Quality Assurance (PQA)”, “Line Quality Assurance (LQA)”. Selanjutnya kita sebut saja dengan “PQA”.
PQA adalah bagian penjaminan kualitas yang berada didalam atau ditengah-tengah proses produksi perusahaan.
Biasanya pada proses produksi perusahaan besar, terdapat beberapa bagian dari proses produksi yang disebut sub-proses.
Sub-sub proses tersebut dibentuk dengan tujuan untuk :
- menyederhanakan proses
- membuat proses lebih mudah untuk dilakukan perbaikan atau improvement
- memudahkan analisa jika terjadi masalah
- menjadikan proses lebih terstruktur.
Berapa banyak jumlah bagian PQA yang ada di proses bisa disesuaikan dengan banyaknya sub proses produksi
Jadi, semakin banyak sub proses maka akan bertambah banyak pula jumlah PQA.
Karena mereka akan menjadi bagian pengecekan atau inspection dari setiap output dari sub proses.
Namun hal tersebut juga tergantung dari banyaknya reject di proses.
Jika jumlah reject suatu proses selalu berada dibawah standar yang ditetapkan, maka bagian PQA ini akan dihilangkan.
Apalagi untuk perusahaan yang sudah menerapkan metode Lean Manufacturing (pencegahan pemborosan pada proses produksi) atau Just In Time (efisiensi produksi).
Biasanya jumlah bagian PQA yang ada akan dikurangi atau bahkan ditiadakan atau fungsinya digantikan oleh bagian lain.
Penjaminan Kualitas Barang Jadi
Istilah yang umum digunakan adalah “Outgoing Quality Assurance” disingkat “OQA”.
OQA adalah bagian penjamin kualitas di ujung proses produksi atau sebagai benteng terakhir pengecekan kualitas produksi.
Posisinya berada pada bagian keluaran produksi, sebelum proses pengemasan hasil produksi untuk dikirimkan ke customer atau pelanggan.
OQA bertugas untuk memastikan bahwa produk jadi yang dihasilkan oleh proses produksi sudah OK dan tidak terdapat barang reject.
Metode pengecekan yang dilakukan disesuaikan dengan standar yang berlaku, misalkan di perusahaan elektronik menggunakan standard militer.
Customer Claim atau isu Kualitas
Jika ada klaim atau complaint dari customer, maka bagian OQA inilah yang akan menerimanya karena merupakan pengecekan terakhir.
OQA akan menganalisa Klaim tersebut, apakah penyebab masalah berasal dari proses, apakah material atau dari sisi desain produk.
Hasil analisa akan disampaikan ke bagian yang kemungkinan besar menjadi penyebab masalah tersebut untuk dilakukan perbaikan.
Kemudian, hasil perbaikan akan dilaporkan ke customer yang mengajukan klaim.
Namun banyak juga perusahaan yang membentuk tim khusus untuk penanganan klaim dari customer, biasanya disebut bagian TS, paragraf berikut menjelaskan apa pengertiannya.
Penanganan masalah Kualitas di Pelanggan
Spesialis untuk bagian ini adalah bagian “Technical Service (TS)”.
TS adalah bagian khusus didalam struktus besar QA untuk menangani complaint atau klaim dari customer mengenai produk berkualitas rendah yang diterimanya.
Pada beberapa perusahaan, fungsi TS mengenai kualitas tersebut sekaligus dilakukan oleh bagian OQA sehingga tidak ada bagian TS.
Ringkasan Standar Kualitas Perusahaan
Standar untuk pengecekan atau pengetesan yang dilakukan oleh bagian Kualitas berdasarkan pada berbagai standar.
Selain pengetesan produk, proses produksi pun harus sesuai dengan rambu-rambu yang ada di dalam standar.
Kemudian, bagian pendukung yang tidak terkait langsung dengan proses produksi juga diatur didalam standar.
Standar yang dimaksud antara lain berasal dari :
- Permintaan oleh customer (disebut CSR : Customer Specific Requirements)
- Sistem Mutu Standar yang diikuti oleh perusahaan, misalnya : Sistem Manajemen Mutu yaitu ISO 9001, Sistem Mutu Otomotif yaitu ISO TS atau IATF atau VDA.
- Pemenuhan peraturan pemerintah, misalnya : Sistem Manajemen Lingkungan yaitu ISO 14001.
Penjelasan istilah :
- Reject adalah hasil produksi di suatu perusahaan yang tidak sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.
- Lean Manufacturing atau Just In Time adalah metode-metode untuk membuat proses produksi menjadi lebih efektif dan efisien. Lebih jelasnya bisa dibaca di artikel standarku.com yang lain.
Referensi :
Baca artikel lain :