Job Description atau sering disingkat sebagai Job Desc adalah dokumen yang menjelaskan dan menggambarkan mengenai tugas, peran dan wewenang suatu pekerjaan didalam organisasi atau perusahaan.
Pengetahuan mengenai Job Desc dibutuhkan oleh siapapun yang berhubungan dengan perusahaan seperti : karyawan, pencari kerja, pemilik perusahaan, dan pihak-pihak yang terkait.
Pihak terkait yang dimaksud diatas bisa jadi seperti :
Lembaga audit eksternal : ketika melakukan audit, seorang auditor membutuhkan gambaran pekerjaan orang yang di audit (auditee) melalui dokumen Job Desc tersebut.
Secara singkat, job desc berisi mengenai tugas, tanggung jawab serta wewenang bagi sebuah pekerjaan yang tercantum pada dokumen tersebut.
Manfaat Job Desc
Berikut berbagai manfaat yang didapat :
- Sebagai panduan setiap karyawan dalam bekerja atau sebagai alat untuk memberi kejelasan pada setiap karyawan dalam bekerja.
- Dapat membantu karyawan dalam memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing.
- Sebagai acuan sehingga karyawan juga dapat terhindar dari hal-hal yang ambigu atau membingungkan terkait dengan pelaksanaan tugasnya.
- Mempermudah melakukan penilaian kinerja dan pencapaian target pekerjaan yang diberikan perusahaan karena sudah tercantum didalam Job Desc.
- Sebagai referensi bagi manajemen dalam membuat dan memperbarui struktur organisasi perusahaan maupun evaluasi jabatan.
Pembuatan Job Desc
Pada dasarnya, data-data didalam job description didapatkan dari hasil analisis pekerjaan.
Data tersebut fungsinya untuk menggambarkan apa yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana cara melakukan dan dalam kondisi bagaimana.
Berikut adalah beberapa elemen dasar yang harus diketahui sebagai persiapan dalam pembuatan Job Desc yang baik dan benar :
1. Spesifikasi Pekerjaan
Hal yang utama didalam job desc adalah mengenai apa saja spesifikasi pekerjaan yang dimiliki oleh sebuah peran atau jabatan di perusahaan.
Spesifikasi ini disusun berdasarkan persyaratan kerja yang dibutuhkan untuk suatu posisi.
2. Akuntabilitas
Elemen Akuntabilitas harus ada didalam pembuatan Job Desc dengan tujuan agar orang yang memegang jabatan tersebut dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
Setiap karyawan perusahaan harus bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan wajib untuk melaporkannya kepada perusahaan, apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3. Tugas dan Tanggung Jawab (Duties and responsibility)
Bagian ini akan menjelaskan lebih detil mengenai apa saja tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan setiap orang.
Apa saja yang dicantumkan akan menjadi suatu standar yang harus dijalankan dan digunakan untuk mengukur keberhasilan kerja dari karyawan pada posisi tersebut.
Informasi ini sebaiknya ditulis dalam kalimat langsung yang singkat dan ringkas namun harus jelas untuk dipahami.
4. Ringkasan Pekerjaan
Biasanya, apa pekerjaan yang dilakukan sudah bisa dilihat dari uraian Tugas dan Tanggung Jawab, namun terkadang belum detail, jika dibutuhkan bisa dijabarkan pula garis besar dari pekerjaannya.
Ada yang menggunakan istilah Job summary untuk menggambarkan isi dari pekerjaan seperti kegiatan atau tugas yang harus dilakukan pada ringkasan ini.
5. Identifikasi Pekerjaan
Bagian ini adalah penjelasan mengenai identitas yang digunakan untuk pengelompokan dan pemetaan pekerjaan karyawan.
Umumnya disebut sebagai Job identification, bagian ini menjelaskan mengenai : nama pekerjaan, nama jabatan yang akan ditempati, departemen atau bagian tempat bekerja, dan dimana lokasi pekerjaannya.
Seluruh elemen dasar tersebut akan menentukan dasar ukuran penilaian kualitas seseorang yang berada pada posisi kerja sebagaimana yang tercantum didalam Job Desc.
Perbedaan Job Description dan Job Specification
Kedua istilah ini seringkali membingungkan masyarakat awam, karena banyak yang menganggapnya sama atau serupa.
Pada dasarnya job description dan job specification adalah dua hal yang memiliki arti yang berbeda.
Pengertian job description
Job description adalah dokumen yang memberi gambaran umum tentang pekerjaan yang akan dilakukan.
Fungsinya untuk menjelaskan bagaimana tugas, tanggung jawab serta wewenang pada sebuah pekerjaan berdasarkan jabatan.
Jadi job description tidak menjelaskan bagaimana tugas yang harus dilakukan oleh karyawan secara terperinci.
Tujuan utama dari job description adalah memberi pemahaman mendasar mengenai bagaimana kerja dari sebuah jabatan, supaya tidak terjadi kesalapahaman mengenai tugas dan pekerjaannya.
Pengertian Job Specification
Job specification adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk bisa menduduki suatu pekerjaan atau jabatan didalam perusahaan.
Fungsinya agar karyawan yang akan menduduki suatu posisi dapat bekerja dengan baik dan bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
Job specification biasanya berisi mengenai : pengalaman kerja, pendidikan minimal, usia, jenis kelamin, dan keahlian yang dumiliki.
Adanya standar yang ditentukan didalam job specification tersebut dapat membantu karyawan atau calon karyawan untuk menilai apakah mampu memenuhi persyaratan yang diminta.
Contoh format job description
Demikian artikel dari standarku.com mengenai job description.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
Sumber referensi :