Prioritization Matrix adalah suatu metode standar untuk memilih proyek yang sesuai dengan perencanaan waktu secara obyektif.
Pengertian Prioritization Matrix
Metode ini sering digunakan oleh para manajer proyek atau project manager di berbagai tim proyek sebagai alat atau tool untuk membantu keberhasilan proyek yang mereka lakukan.
Seorang manajer proyek memiliki berbagai tanggung jawab terkait proyek yang dijalankan seperti :
- Sebagai fasilitator bagi manajemen perubahan (change management)
- Menjamin penyampaian informasi setiap ada pembaruan (update)
- Membuat pemetaan proses (process mapping)
- Mengelola kebutuhan dari setiap pemangku kepentingan (stakeholders)
- Menjalankan manajemen integrasi proyek (project integration management)
Dengan adanya banyak tanggung jawab yang dibebankan kepada manajer proyek seperti tercantum pada contoh diatas, dibutuhkan metode yang tepat agar proyek berjalan dengan baik.
Metode ini harus dapat membantu untuk mengatur pekerjaan, seperti misalnya pemilihan prioritas pekerjaan apa saja yang akan didahulukan dan apa yang bisa ditunda.
Jadi butuh keterampilan manajemen untuk mengatur prioritas secara tepat, efektif dan efisien.
Disamping itu, prioritas organisasi juga sering kali berubah karena perusahaan harus memberi respons terhadap berbagai faktor seperti :
- Kebutuhan pelanggan yang sering berubah
- Pergeseran tren pasar
- Ketersediaan dan kesiapan sumber daya proyek
Solusi untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan alat bantu kualitas (quality tools), salah satunya adalah menggunakan Standar Metode Prioritization Matrix.
Metode ini dapat digunakan baik oleh individu maupun tim, untuk membantu menyederhanakan proses pemilihan pekerjaan dalam suatu proyek atau bahkan untuk diterapkan pada pekerjaan pribadi.
Manfaat Prioritization Matrix
Metode ini merupakan sebuah alat analisa bisnis yang menggunakan kriteria tertentu, yang memungkinkan individu dan tim proyek untuk membandingkan pilihan secara objektif.
Jadi dengan menggunakan Prioritization Matrix, kita dapat menentukan proyek atau kegiatan mana saja yang :
- Mendesak dan kritis
- Memberikan nilai paling besar bagi organisasi
- memiliki peluang terbaik untuk sukses
Berikut contoh sasaran penerapan Prioritization Matrix ini :
- Siapapun bisa menggunakan metode ini, baik itu individu, kelompok atau tim baik kecil maupun skala perusahaan besar.
- Proyek apapun bisa menerapkan, baik proyek besar yang kompleks maupun tugas individu yang sederhana.
Penggunaan yang tepat dari metode ini akan memberikan cara yang lebih efisien untuk memilih proyek yang harus menjadi fokus dari sebuah tim.
Jenis-jenis Prioritization Matrix
Berikut ini adalah beberapa jenis matriks prioritas yaitu :
Metode satu ini juga dikenal sebagai matriks Eisenhower.
Template dari matriks prioritas sederhana ini berisi dua sumbu dan empat kuadran, seperti yang ditampilkan dalam gambar di bawah.
Matriks 2×2 (2×2 matrix)
Cara membacanya adalah : sumbu X atau sumbu horizontal mewakili urgensi, sedangkan sumbu Y atau sumbu vertikal mewakili kepentingan.
Matriks prioritas Eisenhower atau Matriks 2×2 ini berisi empat kuadran pada dua sumbu (X dan Y).
Fungsinya adalah untuk membantu setiap individu atau manajer menentukan tugas mana yang penting, mendesak, dan perlu.
Berikut adalah cara membaca tabel pemetaan diatas :
Kuadran 1 : Penting dan mendesak (important and urgent)
Bagian ini merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan harus ditangani sekarang juga, umumnya adalah berisi hal-hal yang tidak kita inginkan.
Contohnya : situasi krisis, keadaan darurat, dan proyek dengan batas waktu yang sulit dicapai.
Kuadran 2 : Penting tetapi tidak mendesak (important but not urgent)
Tahapan ini juga penting namun tidak perlu diselesaikan dengan segera, jadi batas waktu (deadline) nya tidak begitu ketat atau lebih fleksibel.
Namun jika kita tidak hati-hati atau waspada, maka tugas-tugas yang berada di wilayah Kuadran 2 bisa jadi akan bergeser ke Kuadran 1.
Beberapa contoh tugas di Kuadran 2 ini seperti misalnya : penelitian (research), perencanaan proyek (project planning), pengembangan proses (process development).
Kuadran 3 : Mendesak tetapi tidak penting (urgent but not important)
Tugas-tugas ini tidak memiliki kontribusi pada hasil akhir, tetapi harus ditangani dengan segera.
Jika keadaan memungkinkan, tugas tersebut bisa tolak atau dipindahkan ke orang lain yang bisa menangani (delegasi).
Berikut contoh tugas yang sesuai di kuadran ini : membantu seseorang menyelesaikan tugas, email dan panggilan telepon atau bentuk gangguan lainnya.
Kuadran 4 : tidak mendesak dan tidak penting (not urgent and not important)
Pada bagian ini adalah segala bentuk pemborosan waktu yang biasa dilakukan di dunia kerja, atau semua bentuk aktivitas penundaan.
Bentuk nyata misalnya : berlama-lama ketika istirahat hingga melampaui waktu resmi, bermain hp seperti media sosial, atau menjelajah internet untuk mencari informasi yang tidak terkait dengan tugas yang sedang dihadapi.
Tujuan Penggunaan Prioritization Matrix
Metode ini dapat digunakan pada saat kita ingin membandingkan dua atau lebih pilihan, dengan tingkat prioritas setiap opsi atau pilihan berdasarkan pada kriteria pilihan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Berikut adalah penjabaran mengenai penerapan metode ini pada berbagai kasus.
1. Prioritas proyek
Setiap proyek memiliki keunggulan dari sisi manfaat yang berbeda-beda, demikian halnya dengan hambatan yang ditemui pada setiap proyek juga berbeda tingkat kesulitannya.
Sebuah organisasi harus memiliki metode untuk memilih prioritas proyek mana yang memberi manfaat paling besar bagi organisasi, serta memiliki peluang terbaik untuk keberhasilan implementasi.
Hal ini dilakukan agar organisasi tidak membuang waktu dan sumber daya yang berharga, jika memilih untuk mendahulukan pilihan proyek yang lebih rendah manfaat atau lebih banyak hambatannya.
2. Memperbaiki Cara Pengaturan waktu
Alat bantu untuk menerapkan manajemen waktu standar yang paling sederhana biasanya dilakukan dengan menggunakan daftar tugas (to-do list).
Namun jika kita sudah merasa kewalahan dengan banyaknya daftar tugas yang harus dikerjakan, artinya harus beralih menggunakan alat bantu lain yang lebih memadai.
Salah satunya yang kami rekomendasikan adalah Prioritization Matrix, berupa diagram prioritas sederhana (matriks 2×2) yang dapat membantu kita menentukan :
- Tugas mana saja yang bersifat kritis dan mendesak, seperti proyek yang sudah saatnya jatuh tempo (deadline) pada hari ini, dan harus segera diselesaikan.
- Kemudian menemukan tugas mana lagi yang harus dihindari atau bisa ditunda beberapa waktu, seperti bermain game dalam waktu lama atau menjelajah internet hanya untuk refreshing.
3. Untuk menghasilkan kesepakatan
Sebagai contoh adalah seorang manajer pemasaran yang mengelola tujuh proyek berbeda yang semuanya bersaing untuk mendapatkan pendanaan dan prioritas.
Disini diperlukan sebuah proses logis berbasis atau berdasarkan fakta untuk menentukan proyek manakah yang akan diprioritaskan.
Keputusan dalam memilih prioritas bisa jadi berbeda tergantung sudut pandangnya.
Misalnya dari bagian branding menginginkan strategi branding organisasi yang menjadi prioritas, sedangkan bagian produk lebih menginginkan prioritas bagi adanya penelitian dan pengembangan.
Oleh karena itu digunakan matriks prioritas yang sederhana ini, agar dapat membantu menyelesaikan konflik yang akan terjadi, jika penerapan dilakukan dengan benar maka akan membantu tim pemasaran tersebut untuk mencapai kesepakatan.
Tatacara penerapan Prioritization Matrix
Berikut ini adalah urutan langkah-langkah penerapan yang dimaksud.
Langkah 1: Tetapkan Kriteria
Tentukan apa tujuan dari proyek, hal ini karena setiap proyek harus dimulai dengan tujuan yang jelas, jelaskan apa saja masalah dari sisi produk, layanan, atau solusi yang ingin diselesaikan.
Setiap matriks prioritas dimulai dengan sekumpulan kriteria untuk menilai solusi atau item yang akan kita tentukan.
Kriteria yang dimunculkan harus selaras dengan tujuan dari keseluruhan proyek atau tergantung pada tujuan pengembangan bisnis.
Kriteria dapat mencakup pengaruh atau seberapa luas masalah.
Contoh Prioritization Matrix : pemilihan prioritas motivasi karyawan
Tabel di bawah ini menunjukkan contoh pemilihan prioritas terhadap masalah kurangnya motivasi karyawan di sebuah perusahaan.
Dalam contoh diatas ditunjukkan pada kolom 1 (vertikal) adalah item- item yang berpengaruh terhadap “masalah motivasi”, kemudian baris teratas (horizontal) pada kolom-kolom tersebut menunjukkan kriteria prioritas.
Kita boleh menetapkan cara penilaian sendiri, tatacara penilaian tersebut akan menjadi dasar untuk membuat perbandingan atau peringkat dari setiap kriteria.
Kenyataan bahwa tidak ada satu cara yang baku untuk menetapkan penilaian, jadi kita bisa pilih model atau skala terbaik untuk tujuan yang kita inginkan.
Contoh Prioritization Matrix : pencegahan bahaya virus Covid
Berikut adalah contoh matriks prioritas lain dari mengenai Program pencegahan bahaya virus Covid.
Perhatikan skala penilaian yang digunakan di sisi kanan.
Tetapkan bobot untuk setiap kriteria, seberapa penting setiap kriteria prioritas dapat diwakili oleh bobot kriteria.
Contoh Prioritization Matrix : penetapan nilai numerik
Sedangkan contoh untuk penetapan nilai numerik, dapat dilihat pada contoh tabel di bawah ini.
Tentukan bobot kriteria dan nilai skor untuk matriks Anda.
Langkah 2: Beri nilai item / solusi Anda
Pada tahap ini, kita akan mulai melakukan penilaian terhadap opsi-opsi yang kita pilih, ada beberapa saran dalam penilaian tersebut seperti :
- Lakukan tahap menentukan peringkat dari setiap opsi secara bersama-sama sebagai tim, jangan melakukannya sendiri sekalipun seorang manajer. Jika mungkin, buat dua tim untuk menilai setiap opsi, lalu hitung rata-ratanya.
- Kumpulkan orang-orang yang memahami masalah atau orang yang ahli di bidangnya atau orang-orang yang memahami situasi secara menyeluruh. Pastikan untuk mengarahkan mereka pada tujuan evaluasi.
Langkah 3: Hitung skor tertimbang
Setelah kita melakukan penilaian opsi, tahap selanjutnya adalah menghitung skor atau nilai dari masing-masing opsi.
Cara perhitungan skor akan bergantung pada jenis matriks prioritas yang digunakan.
Saran untuk menghitung skor tertimbang (weighted scores) :
- Gandakan skor setiap opsi dengan bobot kriteria untuk mendapatkan skor tertimbang.
- Kemudian tambahkan semua skor tertimbang untuk mendapatkan skor kumulatif setiap opsi.
- Opsi dengan nilai kumulatif tertinggi adalah prioritas paling utama.
Lihat contoh pada tabel dibawah, berdasarkan skor kumulatif (lihat baris “skor total”), opsi B lebih diprioritaskan daripada opsi A.
Perhitungannya adalah :
- Dapatkan total mentah (raw total), lalu nilai desimal relatif.
- Untuk mendapatkan raw total, tambahkan nilai desimal setiap baris.
- Hitung total keseluruhan.
- Lakukan pembagian dari total setiap baris dengan total keseluruhan untuk mendapatkan nilai desimal relatif.
- Semakin tinggi nilai desimal relatif, semakin tinggi prioritasnya.
Contoh Prioritization Matrix : penetapan nilai numerik
Contoh Prioritization Matrix : pencegahan bahaya virus Covid
Untuk contoh tabel “proyek Program pencegahan bahaya virus Covid”, diperoleh :
- Berdasarkan nilai desimal relatif opsi, dalam contoh ini, Perbaikan Gizi (gain nutrition) mengambil prioritas tertinggi dalam proyek.
Langkah 4: Bandingkan hasilnya
Langkah terakhir adalah melakukan evaluasi agar hasil yang didapat menjadi objektif dan bebas dari bias.
Caranya adalah dengan membandingkan hasil yang didapat dengan anggota tim lainnya, sehingga perselisihan yang terjadi dapat didiskusikan hingga mencapai solusi yang disetujui semua orang.
Saran untuk tahap membandingkan hasil adalah sebagai berikut.
Bandingkan dan gabungkan hasil :
- Setelah semua orang menilai setiap opsi, gabungkan hasil yang diperoleh untuk membuat daftar utama prioritas.
Diskusikan dan lakukan negosiasi :
- Adanya ketidaksepakatan adalah hal yang wajar didalam sebuah tim, jadi kita harus selalu siap untuk membuat penyesuaian di masa depan.
- Selain itu, jangan lupa untuk selalu melakukan diskusi mengenai skor prioritas secara terbuka dan jangan ada agenda tersembunyi didalamnya yang dapat mengurangi keterbukaan.
Fokus pada proyek yang tepat dan kelola waktu dengan lebih baik dan dengan alat yang tepat :
- Waktu, uang, dan energi adalah sumber daya yang terbatas.
- Seorang manajer proyek harus tetap menjaga kekompakan anggota manajemen proyek maupun pihak yang terlibat dengan proyek dalam rangka menyelesaikan proyek dengan sukses.
Intinya adalah, bagaimana cara untuk membuat prioritas tugas dan proyek yang mana yang paling menguntungkan dengan alat bantu yang tepat yaitu Matriks prioritas.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Prioritization Matrix.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Standar Metode Importance-Urgency Mapping
- Standar Metode Pugh Matrix
- Standar Metode RACI Matrix
- Standar Metode Gantt Charts
- Standar Metode SWOT Analysis
Sumber referensi :