Obeya adalah suatu standar jepang berupa metode pengumpulan informasi dalam satu ruangan besar untuk pengambilan keputusan yang dilakukan berbagai pihak bersamaan
Pengertian Obeya
Istilah Obeya atau Oobeya berasal dari bahasa Jepang 大 部屋, yang secara harfiah diartikan sebagai :
- “ruangan besar” atau “large room”
- “ruang perang” atau “war room”
Metode ini pertama kali diterapkan oleh Toyota pada tahun 90-an, selama Proyek G21 (Globe 21st century) pada saat mereka membangun Toyota Prius.
Perwujuannya adalah berupa suatu ruang fisik atau digital dimana suatu strategi bertemu dengan eksekusi.
Konsep ruang besar tersebut adalah yang disebut dengan nama Obeya Room.
Obeya Room
Berikut sebagai contoh penerapan didalam suatu perusahaan :
Setiap individu dari kelompok fungsional yang berlainan atau departemen yang berbeda ditempatkan dalam satu ruang besar tanpa sekat, yang terdiri dari tim seperti :
- Persiapan produksi, seperti : PPC atau Planner
- Teknologi, seperti : Engineering
- Pengadaan, seperti : Purchasing atau Procurement
- Logistik, seperti : Gudang atau warehouse untuk produksi maupun sparepart
- Produksi, yaitu bagia produksi itu sendiri
- Proses pendukung, seperti : RND, HR, GA, dan lain sebagainya
Selanjutnya, dengan tujuan untuk memperkuat komunikasi dan kerja tim maka dipasang informasi tentang proyek di dinding obeya.
Fungsinya adalah sebagai “ruang informasi” agar semua orang dapat melihatnya, proses ini disebut dengan mieruka atau visualisasi.
Proses mieruka ini terbukti lebih efektif dibanding komunikasi melalui komputer karena dapat menjaga agar karyawan tetap dapat mengikuti perkembangan proyek.
Manajemen Visual adalah praktik terbaik yang digunakan untuk menginformasikan dan melibatkan siapa pun dalam proses.
Bahkan bagi mereka yang tidak terbiasa dengan detailnya, sehingga dengan cepat memungkinkan mereka untuk melihat apa yang sedang terjadi.
Sehingga pada akhirnya semua orang dapat memahami apa yang dikendalikan dan apa yang tidak melalui pemantauan visual tersebut.
Elemen kunci dari Manajemen Visual adalah Obeya.
Obeya adalah konsep Lean Manufacturing yang berfokus pada pengaturan ruang fisik, yaitu tempat dimana suatu tim dapat menyusun strategi dan merencanakan proyek.
Aplikasi di Toyota
Organisasi harus bersifat terbuka dan relatif berbentuk datar agar sistem kerja dapat berfungsi dengan baik.
Toyota telah menciptakan lingkungan tersebut yang terbuka dan datar, dengan menempatkan semua orang atau tim yang bekerja sama dalam satu ruang besar tanpa penyekat.
Tujuan
Obeya dapat membantu tim dalam :
- menghasilkan ide,
- berkolaborasi dengan manajemen dan pemangku kepentingan
- mendapatkan gambaran umum lengkap tentang proyek dan masalah yang perlu diselesaikan.
Manfaat
Pendekatan Obeya membangun keselarasan dan kepemilikan di antara berbagai kelompok pemangku kepentingan untuk :
- memecahkan masalah yang kompleks,
- mendorong perubahan budaya,
- dan menyelesaikan pekerjaan.
Metode ini merupakan cara bekerja, berpikir, merancang solusi, dan mendorong inovasi.
Sejarah Obeya
Toyota mempraktikkan metode ini pada tahun 1993 dengan meluncurkan Prius pertama mereka sebagai bagian dari Toyota Lean Manufacturing System.
Takeshi Uchiyamada, seorang Chief Engineer Toyota, diberikan tantangan yang sulit: merancang mobil abad ke-21, dengan target konsumsi bahan bakar yang sangat agresif.
Dalam waktu kurang dari tiga tahun, mobil hybrid pertama, Prius, dibawa ke pasar – 15 tahun lebih cepat dari persaingan.
Ruang Obeya
Untuk mencapai tujuan tersebut, Chief Engineer harus menemukan produk baru dan juga pendekatan pengembangan proses.
Chief Engineer dari proyek G21 yakni Takeshi Uchiyamada menyatakan dalam tulisan “Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012” :
“felt that he lacked the necessary authority to make the optimal decisions, and thought he could be overrun by experienced discipline leaders in a way that was not optimal for the project as such”
Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012
Yang diterjemahkan sebagai :
“merasa bahwa dia tidak memiliki otoritas yang diperlukan untuk membuat keputusan yang optimal, dan berpikir bahwa dia dapat dikalahkan oleh pemimpin disiplin yang berpengalaman dengan cara yang tidak optimal untuk proyek tersebut”.
Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012
Kebutuhan akan dukungan dari para pemimpin lain yang diidentifikasi Uchiyamada inilah yang mewujudkan “ruangan besar” pertama.
Dia merancang manajemen visual model baru ini, yang kemudian telah berkembang ke seluruh kantor teknik Toyota.
Selanjutnya, dalam tulisan “Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012” bahwa Obeya diartikan sebagai :
“as an arena for all his discussions with the discipline leaders. In this room, the other discipline leaders would be present, and documents and data would be available to all.” (Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012)
Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012
Yang diterjemahkan menjadi :
“sebagai suatu arena untuk semua diskusi dengan para pemimpin disiplin. Di ruangan ini, para pemimpin disiplin lainnya akan hadir, dan dokumen serta data akan tersedia untuk semua.”
Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012
Metode ini dianggap sebagai komponen dari Lean Manufacturing dan khususnya Toyota Production System.
Toyota Production System (TPS) adalah suatu standar sistem manajemen yang mengatur manufaktur dan logistik yang dikembangkan oleh produsen mobil toyota.
Lean Manufacturing adalah metode untuk menghilangkan pemborosan (waste) didalam produksi, meningkatkan nilai tambah produk serta memberikan nilai kepada pelanggan yang dilakukan secara terus menerus (continuously Improvement) oleh suatu Industri manufaktur (pabrik).
Lebih jelas mengenai Toyota Production System dan Lean Manufacturing dapat dibaca pada artikel standarku.com lain berikut :
Analogi Obeya
Ada berbagai analogi untuk menjelaskan metode ini, seperti : jembatan kapal, ruang perang dan bahkan cara kerja otak.
Jika kita menganggap sebuah organisasi sebagai suatu sistem saraf, maka Obeya akan menjadi otak dari sistem tersebut.
Di bagian ini informasi datang untuk disintesis dan dicerna, kemudian dilakukan analisis dan mekanisme prioritas.
Tujuan Obeya
Tujuan dari semua informasi ini adalah untuk mengambil keputusan yang disampaikan dengan baik, dengan menggunakan kekuatan informasi serta melibatkan banyak pihak sekaligus .
Selama pengembangan produk dan proses, semua individu yang terlibat dalam perencanaan manajerial bertemu di sebuah “ruang besar” untuk mempercepat komunikasi dan pengambilan keputusan.
Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan membawa aliran proyek yang lebih baik, metode ini juga dapat dipahami sebagai alat peningkatan semangat tim di tingkat administratif.
Ruang Obeya adalah lokasi sentral di mana setiap orang yang terlibat dalam proses penciptaan nilai dapat bertemu untuk :
- bertukar pikiran
- menghasilkan ide
- mengajukan pertanyaan
- dan berdebat.
Papan Obeya biasanya dipasang dengan dinding dalam bentuk sebuah poster, papan tulis, atau grafik.
Pada papan tersebut ditampilkan semua informasi relevan lain untuk proyek yang ditampilkan dengan cara yang jelas dan logis.
Ruang Obeya memberikan keuntungan seperti :
- Memicu kreativitas,
- Mendobrak hambatan silo
- Meningkatkan kolaborasi di semua tingkatan
- Mengembangkan keterampilan pemecahan masalah (problem-solving skills).
Dalam metode PDCA, ruang Obeya dapat berguna dalam mempersingkat siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) tersebut.
Bahkan ada metode Obeya fisik, yaitu setiap dinding ruang obeya disusun sesuai dengan prinsip-prinsip PDCA.
PDCA adalah suatu proses pemecahan masalah dalam rangka pengendalian kualitas, dengan standar metode empat langkah : Plan, Do, Check, Action.
Lebih jelas mengenai metode PDCA dapat dibaca pada artikel standarku.com lain berikut :
Pada umumnya, ruang obeya digunakan untuk pertemuan berulang dalam rentang waktu pertemuan, misalnya setiap 2 minggu.
Rentang waktu tersebut dapat digunakan dalam proyek Peningkatan Berkesinambungan (Continuous Improvement) atau Kaizen.
Kaizen adalah aktifitas perbaikan berkesinambungan atau continuous improvement yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Lebih jelas mengenai metode Kaizen dapat dibaca pada artikel standarku.com lain berikut :
Jadi, bukan hanya bermakna sebagai pembentukan ruangan saja atau representasi visual dari informasi.
Namun lebih jauh, dapat diartikan sebagai pembentukan rutinitas kegiatan untuk berkolaborasi, mengelola bisnis, dan memecahkan masalah dengan lebih efektif.
Penerapan Obeya
Penggunaan ruang tersebut telah dibuktikan oleh banyak perusahaan yang telah meraih sukses.
Beberapa contoh bisnis besar yang menggunakan ruangan seperti itu adalah : Toyota, Nike, Boeing, dan Volvo.
Ruangan ini membantu mempromosikan pemecahan masalah di antara tim, serta membangun komunikasi dan mendorong pembangunan tim.
Silo adalah bagian dari perusahaan yang hanya berkomunikasi dalam divisi atau departemen khusus mereka.
Kamar Obeya dirancang untuk mengurangi silo di dalam perusahaan dan meningkatkan komunikasi.
Ruang Obeya di Nike Eropa
Ruang Obeya telah terbukti menjadi kunci sukses dan team building bagi produsen sepatu ternama yakni Nike Europe.
Mereka mulai menggunakan ruang Obeya untuk departemen Teknologi Informasi.
Sebagaimana dikutip dari “Mathijssen, How Nike Created a Successful Lean IT Obeya, 2014” bahwa saat mulai menggunakan ruang Obeya, mereka :
“decided to focus on the Portfolio and Project Management function within Technology, for which we already had a lot of information.”
Mathijssen, How Nike Created a Successful Lean IT Obeya, 2014
Dapat diterjemahkan menjadi :
“memutuskan untuk fokus pada fungsi Portofolio dan Manajemen Proyek dalam Teknologi, yang sudah memiliki banyak informasi.”
Mathijssen, How Nike Created a Successful Lean IT Obeya, 2014
Karena penggunaan ruang Obeya terbukti berhasil, maka Nike meningkatkan penggunaan ruang tersebut di banyak departemen lain.
Nike juga menyadari bahwa semakin mereka fokus pada kesuksesan ruang Obeya, efeknya sangat positif.
Sebagaimana dikutip dari “Mathijssen, How Nike Created a Successful Lean IT Obeya, 2014” Mathijssen juga menyatakan :
“In our experience, an Obeya room creates a safety zone to make goals and problems visible, so they can be discussed openly, which leads to creative problem solving and innovation.”
Mathijssen, How Nike Created a Successful Lean IT Obeya, 2014
“Dalam pengalaman kami, ruang Obeya menciptakan zona aman untuk membuat tujuan dan masalah terlihat, sehingga dapat didiskusikan secara terbuka, yang mengarah pada pemecahan masalah dan inovasi secara kreatif.”
Mathijssen, How Nike Created a Successful Lean IT Obeya, 2014
Semuanya adalah tujuan utama ruang Obeya, tidak terikat pada bisnis apa yang menjadi bagiannya yakni sebagai :
- ruang yang nyaman untuk inovasi,
- komunikasi terbuka,
- pemecahan masalah.
Ruang adrenalin & iObeya
Toyota Industrial Equipment Manufacturing Inc. (TIEM) telah menerapkan ruang obeya dan melihatnya sebagai “kontributor berharga bagi perusahaan lean mereka.”
Hal ini dinyatakan sebagaimana dikutip dari Jusko, Obeya: The Brain of the Lean Enterprise, 2016 bahwa : “valuable contributor to their lean enterprises.”
Ruang ini disebut sebagai ‘ruang adrenalin’, di mana manajer menyusun pelaporan data dan menjaga tim tetap update dengan membuat komitmen untuk bergerak maju dengan tujuan harian.
Melalui kolaborasi aktif dan dukungan dari semua anggota tim, ide real-time dapat dibangun dan masalah real-time dapat segera diselesaikan.
iObeya
Banyak perusahaan manufaktur telah menerapkan ruang obeya di seluruh operasi pabrik, namun ada juga fungsi dimana ruang tersebut tidak dapat diterapkan.
Kondisi dan teknologi saat ini memungkinkan diterapkan Obeya yang terbarukan, yakni iObeya.
IObeya adalah platform manajemen visual digital yang memiliki konsep sama dengan ruang obeya namun dijalankan secara virtual.
Hal ini memungkinkan banyak perusahaan dapat berkolaborasi secara efektif dalam pengaturan virtual.
Jadi setiap anggota tim dalam iObeya bisa bertemu secara rutin melalui sarana meeting virtual yang banyak tersedia saat ini dengan dukungan teknologi terbaru.
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Mengenal Standar Metode Obeya.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Mengenal Standar Metode Gemba
- Mengenal Standar Metode Hansei
- Mengenal Standar Metode Nemawashi
- Mengenal Standar Metode Genchi Genbutsu
- Mengenal Standar Metode Heijunka
- Mengenal Standar Metode Andon
Sumber referensi :
- https://en.wikipedia.org/wiki/
- https://obeya-association.com/