Process Decision Program Chart (PDPC) adalah suatu metode berupa diagram untuk memetakan rencana kegiatan beserta situasi yang mungkin terjadi untuk menanggulangi kejutan risiko yang mungkin terjadi.
Jadi PDPC dapat digunakan untuk membuat skenario atau perencanaan mengenai kemungkinan penyelesaian masalah yang belum terjadi dan persiapan menanganinya.
Pengertian Metode PDPC
Rencana (Plan) yang dibuat didalam suatu perusahaan kenyataannya seringkali menghadapi hambatan atau bahkan sampai gagal.
Tak bisa dipungkiri, setiap rencana memang tidak selalu berhasil atau tercapai, namun ada berbagai metode untuk mengurangi atau minimalisir terjadinya hal ini.
Metode-metode tersebut dapat dipelajari dalam ilmu Sistem Mutu (Quality System) yang sudah diterapkan oleh berbagai perusahaan besar di dunia.
Salah satunya adalah PDPC, yang merupakan salah satu alat (tools) didalam 7 New Quality Tools.
Yaitu kumpulan alat bantu (quality tools) didalam sistem mutu untuk menjalankan metode sederhana untuk membantu identifikasi risiko dan pencegahannya.
Dengan kata lain, PDPC merupakan alat (tool) yang membantu menemukan cara untuk merencanakan langkah-langkah atau prosedur yang berfokus pada hambatan yang dapat terjadi dalam proses.
Dalam mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, diperlukan pemikiran mengenai semua potensi hambatan dalam proses.
Sehingga kita dapat menemukan cara untuk menghilangkan semua hambatan yang mungkin timbul di masa depan.
Kemudian, dapat menyiapkan rencana tindakan darurat pada perubahan atau ketidakpastian yang mungkin terjadi saat proses sudah berlangsung.
Standar Straker
Beberapa ahli membuat pendekatan untuk mengatasi rencana yang tidak sesuai dengan target, seperti pendekatan yang disusun oleh Straker (2011) yakni 2 pendekatan berikut :
- Firefighting
- Risk management
Berikut penjelasan dari kedua pendekatan tersebut :
Firefighting
Firefighting adalah suatu tindakan yang dilakukan dengan metode seperti sebuah tim pemadam kebakaran yang bekerja ketika sudah terjadi kebakaran di suatu tempat.
Contohnya di dunia perusahaan adalah, ketika seorang atasan yang secara tiba-tiba mengubah rencana pada jadwal yang sudah ada untuk menghadapi hambatan yang terjadi.
Perubahan tersebut dilakukan pada saat tahapan akhir dari sebuah perencanaan berbulan-bulan, sehingga membutuhkan usaha yang besar.
Hal ini berdampak pada penundaan pekerjaan lain yang juga sudah direncanakan, karena seluruh sumber daya akan diambil guna mensukseskan tindakan firefighting tersebut.
Risk Management
Risk Management adalah tindakan untuk berjaga-jaga (preventive) pada tahap awal perencanaan suatu proyek atau pekerjaan untuk menghadapi masalah yang dapat timbul saat proyek sudah berjalan.
Menurut ISO 31000:2009, bahwa Risk Management adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan resiko di dalam organisasi.
Sedangkan risiko diartikan sebagai efek ketidakpastian pada tujuan.
Tujuan dan Fungsi Metode PDPC
Tujuan PDPC
Apa tujuan dari adanya PDPC? Berikut diantaranya :
- Pengembangan rencana darurat (contingency plan).
- Mengatasi kegagalan atau masalah yang yang mungkin dapat terjadi sewaktu melaksanakan tindakan khusus yang tercantum dalam rencana.
- Identifikasi potensi masalah.
- Menggambarkan proses penyempurnaan rencana dengan memperhitungkan segala kemungkinan yang akan terjadi, sehingga dapat mempersiapkan langkah penanggulangan sebelumnya.
Fungsi PDPC
Berdasarkan atas pendapat Michalski (1997), berikut penggunaan umum PDPC :
- Membantu membuat rencana kondisi darurat (contingency planning) bagi sebuah aktivitas yang memiliki ketidakpastian sangat tinggi.
- Memilih tindakan penanggulangan (counter measure) terbaik untuk meminimalkan masalah yang mungkin muncul saat kegiatan pada kondisi yang tidak biasa harus dilaksanakan.
- Menyiapkan antisipasi masalah terhadap kesalahan atau kesenjangan dalam perencanaan.
Konsep Metode PDPC
Bagan ini dapat membantu untuk identifikasi faktor-faktor kegagalan yang dapat menghalangi pelaksanaan suatu rencana solusi.
Faktor penyebab kegagalan ini dapat berupa hal-hal yang tidak diinginkan (unexpected) atau hasil yang tidak sesuai rencana solusi yang sudah kita jalankan.
Kemudian, dilakukan analisa resiko pada faktor-faktor tersebut dengan menggunakan dua parameter penentu yaitu :
- Besarnya kemungkinan faktor penyebab kegagalan terjadi.
- Seberapa serius efek yang dihasilkan terhadap kegagalan rencana solusi, bila faktor penyebab tersebut terjadi.
Tim yang dibentuk untuk melakukan PDPC harus menemukan rencana program tindakan untuk menghindari atau meminimalkan adanya faktor penyebab kegagalan beserta akibatnya.
PDPC dapat mengidentifikasi apa yang mungkin salah dalam rencana yang sedang dikembangkan secara sistematis.
Penanggulangan dikembangkan untuk mencegah atau mengimbangi terjadinya masalah tersebut.
Dengan menggunakan PDPC, kita dapat membuat perbaikan (revisi) pada rencana untuk menghindari masalah atau menyiapkan tindakan terbaik ketika masalah terjadi.
Kapan menggunakan PDPC? Ada beberapa saran penggunaan yaitu saat :
- Sebelum melaksanakan rencana, terutama pada rencana yang besar dan kompleks.
- Saat sebuah rencana harus diselesaikan sesuai dengan jadwal yang dibuat.
- Ketika nilai dari suatu kegagalan tinggi atau resiko kerugian tinggi jika gagal.
Konsep PDPC vs Tree Diagram
Didalam diagram PDPC, terdapat konsep yang hampir sama seperti pada metode tree diagram.
Jadi, PDPC mengambil setiap cabang dari tree diagram untuk antisipasi kemungkinan masalah yang terjadi.
Kemudian melakukan analisa tindakan penanggulangan agar mencegah masalah lebih besar.
Simbol PDPC
Berikut ini adalah Simbol umum yang digunakan untuk membuat PDPC :
Gambar Simbol PDPC :
Pembuatan Metode PDPC
Langkah-langkah dalam pembuatan PDPC adalah sebagai berikut :
Langkah 1
Pertama-tama adalah persiapan hasil pengumpulan data dan analisis yang sudah dilakukan sebelumnya.
Langkah 2
Kemudian, buat diagram PDPC atau diagram pohon (tree diagram) atau matrix diagram berdasarkan atas rencana yang sudah diusulkan sebelumnya.
- Level pertama atau tertinggi, untuk memperlihatkan sasaran atau tujuan.
- Level kedua yaitu dibawah level tertinggi berisi kegiatan utama.
- Level ketiga yang lebih bawah dari level dua, berisi tugas-tugas yang didefinisikan secara luas untuk menyelesaikan kegiatan utama.
Selanjutnya, dipastikan bahwa semua kegiatan telah sesuai dengan sumber data.
Langkah 3
Lakukan tukar pikiran (brainstorming) untuk menemukan masalah di setiap tugas pada level ketiga.
Tinjau seluruh masalah potensial, lalu eliminasi setiap masalah yang tidak mungkin terjadi atau yang tidak akan signifikan konsekuensinya.
Cantumkan masalah pada level keempat di bawah tugas-tugas yang berkaitan.
Langkah 4
Temukan upaya penanggulangan (countermeasure) yang paling mungkin dengan brainstorming untuk setiap masalah potensial yang ada pada level keempat.
Upaya penanggulangan bisa berupa tindakan atau perubahan terhadap rencana yang dapat mencegah masalah.
Bisa juga berbentuk tindakan yang dapat mengatasi masalah saat masalah itu terjadi.
Cantumkan tindakan penanggulangan pada level kelima (simbol berbentuk awan).
Langkah 5
Evaluasi upaya penanggulangan apakah dapat dikerjakan atau tidak.
Beri tanda berupa simbol O untuk upaya yang dapat dilakukan, dan X untuk upaya yang sulit dilakukan.
Langkah 6
Tinjau kembali diagram, buat revisi jika diperlukan, kemudian cantumkan tanggal pembuatan.
Rangkuman dari prosedur PDPC yang sederhana :
1. Buat rencana selengkapnya.
2. Tentukan kemungkinan masalah, hambatan dan hal tak terduga lainnya, meskipun sudah ada program.
3. Siapkan program penanggulangan.
4. Lakukan identifikasi tambahan mengenai hambatan, persoalan dan hal tak terduga lain meskipun sudah ada program penanggulangan di nomor 3.
5. Siapkan lagi program penganggulangan baru.
6. Ulangi terus nomor 4 dan 5, hingga tidak dapat ditemukan identifikasi hambatan baru lainnya.
Penerapan PDPC di perusahaan
Gambar di bawah ini memperlihatkan sebuah contoh PDPC, di mana sebuah perusahaan sedang berencana melakukan perbaikan (improvement).
Perbaikan yang dilakukan adalah berupa Peningkatan Kompetensi Karyawan.
Hasil analisa PDPC menunjukkan bahwa masalah potensial dan upaya penanggulangan yang telah diidentifikasi adalah :
- Pemberian Sanksi bagi Operator Produksi yang tidak disiplin.
- Penyelenggaraan training peningkatan keahlian bagi Leader Produksi yang kurang ahli.
Gambar Contoh Penerapan PDPC :
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar Metode PDPC.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini, silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain mengenai metode :
- Standar Metode 7 Habits
- Metode SIPOC
- Metode Contingency Plan
- Metode 8D Report
- Metode TPM Total Productive Maintenance
- Fault Tree Analysis
- Turtle Diagram
Sumber referensi :