Pengertian SIPOC
Analisa SIPOC adalah salah satu Standar Metode berupa pemetaan proses secara garis besar dengan menggunakan parameter : Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers.
Peta SIPOC adalah ringkasan atau summary dari keseluruhan proses yang dijalankan di dalam sebuah perusahaan.
Berisi gambaran umum mengenai elemen-elemen penting dari proses, dengan tujuan agar mudah untuk memahami konteks di mana proses tersebut terjadi.
SIPOC adalah singkatan dari Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers.
Kapan SIPOC digunakan?
Analisa SIPOC banyak digunakan dalam desain proses dan inisiatif perbaikan, seperti dalam Six Sigma atau Process Improvement ketika :
- Mengidentifikasi elemen penting dari suatu proses.
- Menentukan ruang lingkup proyek ketika belum dilakukan pemetaan proses yang lebih rinci dan detail.
Didalam penerapan metode DMAIC, analisis SIPOC digunakan pada saat inisiatif perbaikan proses awal. Jadi saat fase Define dari DMAIC.
Sedangkan didalam kegiatan perbaikan proses atau Kaizen, analisis SIPOC digunakan selama fase perencanaan kegiatan.
Secara umum, didalam perusahaan terdapat pemetaan Proses (Process Mapping), nah analisis SIPOC ini dilakukan sebelum tahap pemetaan Proses tersebut.
Analisis SIPOC dapat digunakan sebelum menggambar peta proses (process map) atau diagram alur (flowchart).
Manfaat SIPOC
Berikut beberapa manfaat dari penerapan SIPOC :
- Analisa ini dapat membantu mengumpulkan informasi yang relevan tentang proses tersebut.
- Juga dapat digunakan saat identifikasi proses yang berguna untuk pengumpulan informasi dalam pembuatan presentasi laporan.
- Dikarenakan mempertimbangkan output dan persyaratan pelanggan, maka SIPOC merupakan cara praktis untuk memahami ‘Suara Pelanggan (Voice of the Customer)’.
- Analisis SIPOC memberikan fokus kepada tim dan memungkinkan pemangku kepentingan (stakeholders) lainnya untuk menyetujui ruang lingkup proyek (project scope) dan proses inti yang terlibat.
- Dapat membantu tim untuk mulai menerapkan pola pikir sebab dan akibat (cause and effect), serta untuk melihat hubungan antara masukan dan keluaran proses.
- Kemudian dapat membantu tim untuk mengidentifikasi potensi adanya Gap seperti : masukan yang tidak perlu, keluaran yang tidak diinginkan pelanggan, dan langkah proses yang tidak memberikan nilai tambah.
Pembuatan Peta SIPOC
Untuk membuat peta SIPOC, harus ditentukan aktivitas utama proses dan identifikasi pemasok potensial, input, output, dan pelanggan.
Berikut penjeasan dari 5 istilah tersebut :
- Pemasok adalah orang atau perusahaan yang memasok input ke proses.
- Input adalah material, energi, informasi, kebutuhan pelanggan, umpan balik pelanggan, dan keuangan serta sumber daya lain yang diperlukan untuk melaksanakan proses.
- Proses adalah kumpulan aktivitas yang bersama-sama mengubah input menjadi output yang bernilai bagi pelanggan.
- Output adalah produk atau layanan nyata yang dihasilkan dari proses.
- Pelanggan adalah orang atau perusahaan yang menerima keluaran dari proses.
Analisis SIPOC adalah upaya atau kerja keras dari tim, dan tim tersebut harus menyertakan orang-orang yang memiliki pengetahuan memadai terkait proses tersebut.
Peta SIPOC dapat dibuat dengan cara menggambar tabel lima kolom, kemudian memberi judul masing-masing sebagai : pemasok, masukan, proses, keluaran, dan pelanggan.
Kemudian dapat menambahkan setiap elemen SIPOC di kolom yang sesuai sebagaimana berikut :
Cara Membuat Peta SIPOC
Langkah-langkah berikut adalah penjelasan cara membuat peta SIPOC dengan tim :
- Jelaskan tujuan pembuatan peta SIPOC dengan jelas.
- Buatlah lima flip-chart besar dan digantung, untuk mempermudah tim memberi masukan mereka pada masing-masing dari lima elemen.
- Mulailah dengan menulis proses-proses tertinggi atau proses besar yang menjadi kunci.
- Gunakan metode brainstorming untuk mengidentifikasi output utama dari proses, kemudian identifikasi siapa pelanggan yang akan menerima output tersebut.
- Lalu identifikasi masukan utama yang diperlukan agar proses dapat berfungsi dengan baik, kemudian identifikasi pemasok masukan tersebut.
- Review untuk memastikan kesesuaian dan kelengkapan informasi yang diperoleh dan dicatat.
Berikut adalah tabel rangkuman dari langkah-langkah Cara Membuat Peta SIPOC :
Isi tabel rangkuman langkah-langkah Cara Membuat Peta SIPOC :
Suppliers : Siapa saja pemasok tiap-tiap input?
Inputs : Apa saja input yang dibutuhkan oleh proses untuk memenuhi harapan pelanggan?
Process : Dari mana proses dimulai? Proses apa? Dimana proses berakhir?
Outputs: Apa output dari proses?
Customers : Siapa pelanggan dari setiap output?
Contoh penerapan peta SIPOC
Berikut ini adalah contoh peta SIPOC untuk menghasilkan ide dan bagaimana proses penerapan nya.
Perhatikan bagaimana contoh ini dapat menunjukkan langkah-langkah proses utama, input dan output proses utama, pelanggan dan pemasok utama.
Isi tabel penerapan peta SIPOC :
Suppliers
- Pelanggan
- Rapat evaluasi
Inputs
- Deskripsi ide
- Perkiraan keuntungan
- Biaya
- Kriteria evaluasi
Process
- Sampaikan ide
- Review dan evaluasi ide
- Terapkan ide
- Laporkan hasil
- Penghargaan untuk karyawan
Outputs
- Penerapan perbaikan
- Surat penghargaan
- catatan
Customers
- Departemen
- Karyawan
- Tim HR
Contoh penerapan peta SIPOC yang diperluas
Berikut ini adalah peta SIPOC yang sama di mana proses telah diperluas di bagian bawah tabel untuk disajikan dalam format peta proses (process map).
Isi tabel SIPOC yang diperluas :
Suppliers
- Karyawan
- Rapat evaluasi
Inputs
- Deskripsi ide
- Perkiraan keuntungan
- Biaya
- Kriteria evaluasi
Process
Sampaikan dan daftarkan ide :
- Daftarkan ide
- Review dan evaluasi ide
- Terapkan ide
- Laporkan hasil
- Penghargaan untuk karyawan
Outputs
- Penerapan perbaikan
- Surat penghargaan
- Catatan HR
Customers
- Departemen
- Karyawan
- Tim HR
Contoh penerapan peta SIPOC pembelian mobil
Berikut adalah contoh peta SIPOC untuk proses pembelian mobil di dealer mobil.
Isi tabel SIPOC pembelian mobil :
Suppliers
- Dealer
- Perorangan
Inputs
- Model
- Spesifikasi
- Harga
- ketersediaan
Process
Pembelian mobil :
- Tentukan pilihan
- Review Spesifikasi
- Tes mengemudi
- Negosiasi harga
- Tandatangan dokumen
- Pengambilan mobil
Outputs
- Mobil
- Pembayaran
- Dokumen
- Kontrak layanan
- Tanggal pengiriman
Customers
- Individu
- Perusahaan
Contoh penerapan peta SIPOC wawancara kerja
Ini adalah contoh peta SIPOC untuk melakukan wawancara kerja selama proses rekrutmen di suatu perusahaan.
Isi tabel SIPOC wawancara kerja :
Suppliers
- Agen tenaga kerja
- Pelamar kerja
Inputs
- Tujuan interview
- Profil pelamar
- Lokasi interview
- Waktu dan tanggal
Process
Pelaksanaan interview kerja :
- Info jadwal ke pelamar
- Info jadwal interview
- Siapkan pertanyaan
- Siapkan ruangan
- Temui pelamar
- Ajukan pertanyaan
- Interview tertutup
Outputs
- Laporan hasil interview
- Update profil pelamar
Customers
- Tim rekrutmen
- departemen
Demikian artikel dari standarku.com mengenai Standar Metode Analisa SIPOC.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Standar Metode Force Field Analysis
- Standar Metode Paired Comparison
- Standar Metode Prioritization Matrix
- Standar Metode Importance-Urgency Mapping
- Standar Metode RACI Matrix
Sumber referensi :