Standar Profesi Purchasing

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pembelian barang atau jasa dari pihak ketiga diluar perusahaan.

“Purchasing” berasal dari bahasa Inggris dan sering digunakan sebagai istilah di dunia Industri, dalam bahasa Indonesia secara bahasa diartikan sebagai “Pembelian”.

Bagian yang menangani proses purchasing di perusahaan umumnya disebut dengan bagian Purchasing, di beberapa perusahaan ada juga yang menyebut bagian purchasing ini dengan istilah “buyer”.

 

Tujuan adanya Purchasing

Adanya bagian purchasing di suatu perusahaan industri adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya yang terkait sehingga biaya pembuatan barang jadi dapat ditekan seminimal mungkin.

Jadi tugas bagian purchasing adalah membeli berbagai kebutuhan bagi seluruh bagian yang ada pada sebuah perusahaan.

 

Aktifitas Purchasing

Berikut ini adalah urutan langkah-langkah dalam proses Purchasing (proses pembelian) :

1. Memahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Customer

Customer atau pelanggan dari Purchasing adalah setiap bagian di perusahaan yang membutuhkan bantuan purchasing untuk pengadaan barang atau jasa yang mereka butuhkan dengan cara mengajukan permintaan ke bagian purchasing tersebut.

Purchasing harus cerdas untuk mengerti dan memahami seluruh kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut.

Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut harus mengajukan permintaan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis yang disebut PR atau Purchase Requisition (Permintaan Pembelian).

Dokumen tersebut biasanya berbentuk form atau formulir, dan disetujui atau disahkan oleh kepala bagian atau manajer yang terkait.

Formulir tersebut biasanya mencantumkan beberapa identifikasi seperti berikut :

• Nama barang yang diinginkan
• Spesifikasi material
• Jumlah yang diinginkan
• Tanggal diperlukan
• Pemasok yang disarankan

 

2. Pemilihan Pemasok

Pemasok atau Supplier adalah pihak yang menjual barang atau jasa untuk keperluan perusahaan, misalnya material sebagai bahan pokok produksi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Proses pemilihan pemasok atau supplier di perusahaan biasanya terdiri dari dua hal berikut :

• Melakukan pencarian terhadap semua pemasok potensial
• Membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi

 

Informasi mengenai pemasok pada umumnya bisa didapatkan dari sumber seperti :

• direktori perdagangan
• iklan
• email rekomendasi diri dari pemasok
• menghadiri pameran
• partisipasi di konvensi industri
• saran dari asosiasi dan forum bisnis

 

Semakin banyak sumber yang diidentifikasi oleh purchasing, maka akan dapat membantu mereka dalam menentukan pemasok mana yang paling tepat.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih pemasok adalah :

• Harga
• Kemampuan menyediakan jumlah material yang dibutuhkan
• Kesesuaian kualitas produk yang dibutuhkan
• Kemampuan finansial perusahaan pemasok

Harga biasanya menjadi penentu dalam pemilihan pemasok, jika faktor lain nilainya sama atau sama-sama sesuai.

 

3. Melakukan Pemesanan

Setelah menetapkan Pemasok atau Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan yang didalam dunia industri biasa disebut dengan istilah “Purchase Order” atau “PO”.

Purchase Order adalah dokumen yang dikirimkan oleh customer ke pemasok untuk menyediakan atau mensuply barang atau jasa yang dibutuhkan.

Dokumen PO umumnya terdiri dari beberapa salinan, masing-masing salinan tersebut biasanya ditujukan kepada :

• Pemasok
• Pihak pemohon (requestor)
• Petugas Gudang
• Bagian akuntansi atau keuangan
• Bagian inspeksi
• Bagian Purchasing sendiri sebagai arsip

 

4. Follow up perkembangan Pesanan

Setelah pemesanan dilakukan dan pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka selanjutnya adalah melakukan follow up.

Follow up adalah tindakan yang dilakukan purchasing untuk memantau perkembangan pesanan yang sudah dilakukan, istilah ini biasa digunakan di dunia Industri.

Hal ini penting dilakukan untuk menjamin bahwa pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tersebut secara tepat waktu dan jumlah yang sesuai.

Follow up ini bisa dilakukan melalui berbagai media seperti via :

• Email
• Telepon
• Media sosial
• Kunjungan langsung ke kantor atau pabrik pemasok

 

5. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Bagian Penerimaan yang menerima barang dari pemasok melakukan pemeriksaan jumlah barang sesuai dengan dokumen Purchase Order, hasil pengecekan tersebut akan dilaporkan ke bagian purchasing.

 

6. Pembayaran Faktur

Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan baik dan sesuai dengan permintaan, maka Faktur Tagihan bisa diperiksa dan disetujui. Setelah itu maka pembayaran bisa dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.

 

7. Pemiliharaan Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau Repeat Order, sehingga purchasing bisa menggunakan dokumen penting pada pembelian sebelumnya sebagai panduan untuk pembelian selanjutnya.

Bagian purchasing bisa memeriksa dokumen tersebut untuk mengetahui pemasok mana yang baik dan tepat untuk pemesanan atau pembelian berikutnya.

 

8. Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok

Hubungan antara suatu perusahaan dengan pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik, hubungan baik tersebut akan bermanfaat dan menguntungkan kedua pihak.

 

 

Tanggung Jawab Purchasing

Tanggung jawab dari bagian purchasing adalah :

Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli

Purchasing harus mengidentifikasi kebutuhan dari seluruh bagian atau departemen di perusahaan secara berkala, kemudian membuat perencanaan pembelian tersebut.

Mengajukan persetujuan pembelian

Sebelum melakukan pembelian sesuai dengan permintaan user dari setiap bagian atau departemen, purchasing harus mengajukan persetujuan pembelian kepada manajemen perusahaan dan bagian keuangan.

Biasanya berupa approval letter atau surat persetujuan pembelian yang akan direview dan ditandatangani sebagai bentuk persetujuan oleh pimpinan manajemen dan pimpinan bagian keuangan perusahaan.

Memastikan kondisi barang yang dibeli

Purchasing memastikan barang yang dibeli harus diterima dalam kondisi yang baik dan kedatangannya tepat waktu.

Barang yang diterima dalam kondisi yang kurang baik akan mengganggu proses di bagian yang akan menggunakannya, misalnya material yang rusak akan menyebabkan produk yang dihasilkan mengalami cacat produksi.

Waktu kedatangan barang yang terlambat bisa menyebabkan berhentinya proses produksi, hal ini akan sangat mengganggu pencapaian produksi dan memboroskan waktu kerja.

Jadi peran purchasing disini sangat penting karena berbagai permasalahan tersebut bisa mempengaruhi performa perusahaan secara keseluruhan.

Menjaga hubungan baik dengan vendor

Vendor atau pemasok adalah rantai pasokan yang penting bagi kegiatan perusahaan, sedangkan bagian purchasing adalah jembatan yang menghubungkan keduanya.

Hubungan yang baik antara bagian purchasing dengan vendor bisa berimbas pada berbagai keuntungan seperti : harga yang lebih kompetitif atau murah, perjanjian pembayaran atau term of payment yang lebih panjang.

Mediasi pembayaran dan memastikan pembayaran tepat waktu

Setiap transaksi pembelian memiliki perjanjian tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari masing-masing vendor, seperti :

• Pembayaran 30 hari setelah barang diantar
• 60 hari setelah pengiriman
• Langsung bayar

Bagian purchasing yang akan melakukan mediasi terkait berbagai perjanjian yang berbeda-beda tersebut.

Selain itu, purchasing juga harus memastikan pembayaran dari bagian keuangan perusahaan ke pihak vendor dilakukan secara tepat waktu sesuai perjanjian dengan vendor.

Pengelolaan dokumentasi pembelian

Didalam proses pembelian, purchasing banyak menggunakan dokumen seperti :  Invoice, Faktur, Purchase Order, Work Order.

Dokumentasi ini sangat penting karena berhubungan dengan bagian keuangan, tanggung jawab yang terkait dengan pembayaran sangatlah penting.

 

Kualifikasi Seorang Purchasing

Untuk menjadi seorang Purchasing anda harus memenuhi standard beberapa kriteria keahlian berikut,

• Komunikasi yang baik atau komunikatif
• Mampu melakukan negosiasi
• Memiliki Pengalaman Pembelian
• Dapat bekerja dengan cepat
• Aplikasi Komputer, minimal Microsoft Office (Excel, Word, Power Point)
• Mampu bekerja secara individual maupun team
• Jujur dan Teliti
• Pencatatan dan dokumentasi
• Pengetahuan perpajakan

 

Tugas bagian purchasing

Tugas bagian Purchasing secara umum adalah mencari vendor dan melakukan pembelian yang terkait dengan :

• Material untuk kegunaan Produksi
• Mesin-mesin produksi
• Peralatan dan perlengkapan produksi.
• Fasilitas pendukung kelancaran proses produksi.
• Jasa perawatan bangunan fisik perusahaan dan fasilitas pendukungnya.
• Jasa training karyawan

 

Tugas Staff Purchasing

Sedangkan tugas Purchasing secara detil sesuai proses-proses yang akan menjadi tugas bagi staff di bagian purchasing adalah :

• Menyusun list pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh seluruh bagian di perusahaan.
• Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang, seperti : inventory dan material
• Membantu menjaga kualitas material sesuai standar mutu yang berlaku
• Pengelolaan pengadaan barang dengan perencanaan secara sistematis dan terkontrol, seperti dengan penggunaan : metode FIFO, aplikasi sistem ERPatau MRP.
• Mengkategorikan list pembelian rutin dan sekali beli
• Menyusun list vendor penyedia barang atau jasa.
• Meminta approval pembelian kepada manajemen atau bagian keuangan untuk anggaran
• Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang dibutuhkan
• Menghubungi supplier atau vendor untuk mendapatkan quotation atau penawaran harga
• Menganalisa penawaran mengenai harga, fitur, servis yang paling menguntungkan bisnis
• Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan tanggal pengiriman material
• Melakukan negosiasi fitur, servis dan waktu yang diperoleh dari supplier
• Membuat dokumen pemesanan atau purchase order (PO)
• Mengirim PO kepada supplier dan vendor barang atau jasa
• Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan dokumen
• Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah material yang akan diorder
• Melacak dan memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan dengan baik
• Pengecekan kualitas barang atau jasa sesuai dengan kontrak penjualan
• Dokumentasi penjualan
• Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk
• Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang atau jasa
• Melakukan review performa proses pembelian
• Melakukan pemilihan seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan
• Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan
• Memastikan kesedian barang atau material melalui mekanisme audit atau control stock

 

8 benar di Purchasing

Staf purchasing harus memiliki ketelitian yang tinggi, karrena pekerjaannya adalah memastikan barang yang dibeli dengan menggunakan uang perusahaan harus benar.

Apa saja benar yang harus dimilikinya? Berikut istilah 8 benar di dunia purchasing.

8 Benar dalam aktivitas Pembelian adalah benar mengenai :

• Deskripsi / Spesifikasi
• Jumlah dan Satuan
• Harga
• Tanggal Pengiriman
• Syarat Pembayaran
• Supplier
• Informasi
• Dokumentasi

8 Benar dalam Harga adalah benar mengenai :

• Deskripsi / Spesifikasi
• Standar Kemasan dan Satuan Terkecil
• Mata Uang
• Discount (Potongan Harga) dan Terbaik
• Perpajakan
• Masa Berlaku (Validasi)
• Informasi
• Dokumentasi

8 Benar dalam Supplier adalah benar mengenai :

• Legalitas
• Agen Resmi
• Company Profile
• Katalog
• Daftar Harga
• Pengiriman
• Informasi
• Dokumentasi

Beberapa kesalahan yang harus dihindari oleh Staf Purchasing dan kerap terjadi adalah dalam hal berikut :

• Pembayaran barang yang tidak diorder
• Terlalu cepat bayar
• Terlambat bayar
• Dua kali bayar
• Beli barang yang belum mendapat persetujuan atasan

 

Perbedaan Procurement dengan Purchasing

Berdasarkan Ruang Lingkup :

• Purchasing hanya melingkupi pembelian barang dimana purchaser membeli barang dengan meminta penawaran dari vendor, melakukan negosiasi, dan akhirnya membuat PO. Setelah itu tugas purchaser selesai. Hal yang penting diperhatikan seorang purchaser adalah budget, seorang purchaser harus mengetahui budget atau kisaran harga dari barang yang ia beli sehingga ia dapat melakukan negosiasi dengan baik.
• Procurement atau pengadaan barang melingkupi : Purchasing, Expediting dan Traffic.

Jadi kesimpulannya, lingkup procurement lebih luas dibandingkan dengan purchasing. Karena produrement terdiri dari Purchasing, Expediting dan Traffic.

Untuk Expediting dan Traffic, berikut penjelasannya :

Expediting adalah tugas procurement untuk memonitor dan memastikan spesifikasi, quantity, deskripsi dan hal-hal yang berkaitan dengan PO (purchase order) sesuai dengan kontrak atau SPK (Surat Perjanjian Kerja).

Jadi tugas expediting dimulai pada saat PO dibuat hingga material tiba di tujuan, termasuk membuat report mingguan status material tersebut.

Traffic adalah tugas procurement untuk melakukan koordinasi dengan forwarder (Penyedia Jasa Transportasi) untuk melakukan pengiriman material ke lokasi.

Tugas dari seorang traffic adalah melakukan pengiriman dan memastikan barang aman dikirim hingga ke site.

 

Demikian artikel standarku.com mengenai standar profesi di bagian purchasing di dunia industri, jika ada saran atau masukan bisa disampaikan di kolom komentar.

 

Sumber referensi :

• http://en.wikipedia.org/wiki/Purchasing

 

Artikel lain :

• Standar Profesi Sales Executive
• Standar Profesi HR Personalia di Perusahaan
• Standar Profesi Bagian Kualitas di perusahaan