Prinsip Manajemen Mutu Standar ISO 9001 adalah 8 prinsip yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja dan panduan suatu organisasi untuk mencapai perbaikan kinerja.
Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel sebelumnya mengenai Standar ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System.
Singkatnya, ISO 9001 adalah salah satu standar yang disusun dan diterbitkan oleh Badan ISO untuk menangani Manajemen Mutu di seluruh organisasi atau perusahaan di dunia.
Prinsip Manajemen Mutu
Terdapat 8 prinsip Manajemen Mutu berdasarkan standar ISO 9001 adalah sebagaimana berikut :
- Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)
- Kepemimpinan (Leadership)
- Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement)
- Pendekatan Proses (Process Approach)
- Perbaikan Berkelanjutan (Continual Improvement)
- Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Evidence-Based Decision Making)
- Manajemen Hubungan (Relationship Management)
- Pemikiran berbasis resiko (Risk Based Thinking)
1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)
Tujuan utama dari manajemen mutu adalah supaya perusahaan mampu memenuhi harapan dan persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan.
Jika mampu, perusahaan yang dapat melebihi target atau harapan pelanggan atau customer akan meningkatkan citra mereka.
Pemenuhan target tersebut akan memberikan kepercayaan bagi para pelanggan maupun pemangku kepentingan lainnya.
Pada dasarnya, semua aktifitas perencanaan dan implementasi sistem maupun perbaikannya bertujuan untuk memuaskan pelanggan.
Jadi yang utama adalah diperlukan pemahaman mengenai apa saja yang pelanggan.
Untuk perusahaan besar dengan jaringan pelanggan yang cukup besar pula, biasanya setiap pelanggan menerbitkan panduan untuk para pemasok.
Panduan tersebut umumnya dinamakan Supplier Quality Manual (SQM) atau panduan mutu untuk pemasok.
Didalam SQM dijelaskan mengenai apa saja kriteria, spesifikasidan standar produk dari pemasok yang mereka butuhkan.
Sebagai contoh misalkan perusahaan Icam Automotive yang membuat produk Spion mobil bagi produsen besar seperti : Honda, Toyota, Ford, Audi.
Maka perusahaan Icam Automotive tersebut akan menerima SQM dari masing-masing pelanggan yaitu Honda, Toyota, Ford, Audi.
Jadi harapan atau target dari pelanggan tersebut tertuang didalam SQM yang diterbitkan tersebut dan persyaratan didalamnya harus diikuti oleh pemasok.
Dalam menerapkan atau implementasi SQM di perusahaan Icam Automotive, maka seluruh bagian atau divisi harus turut berperan dalam aplikasi tersebut.
2. Kepemimpinan (Leadership)
Seluruh pemimpin atau leader di semua tingkatan didalam organisasi harus menetapkan suatu sasaran dan arahan yang terintegrasi dengan pencapaian sasaran mutu organisasi.
Setelah ditetapkan, maka para peminpin harus menciptakan kondisi agar semua orang di bagian yang dipimpinnya terlibat dalam pencapaian sasaran mutu organisasi tersebut.
Jadi sasaran mutu merupakan tanggung jawab bersama dari seluruh anggota organisasi hingga ke bagian terkecilnya.
Para pemimpin tertinggi didalam organisasi seperti perusahaan dinamakan Top Management, mereka yang harus memulai dan berkomitmen terhadap sasaran mutu.
Kemudian, secara top down disampaikan ke level pemimpin dibawahnya terus hingga ke level karyawan terkecil.
Berikut beberapa tips untuk kepemimpinan dalam menerapkan prinsip Manajemen Mutu :
- Komunikasikan mengenai apa misi, visi, strategi, kebijakan perusahaan kepada seluruh bagian organisasi.
- Tetapkan tujuan dan target dengan metode SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Target).
- Tumbuhkan dan pertahankan nilai-nilai dan etika perilaku di semua tingkatan organisasi.
- Tanamkan budaya kepercayaan dan integritas.
- Dorong komitmen menyeluruh terhadap mutu.
- Pastikan semua pemimpin di semua bagian dan tingkatan dapat menjadi role model atau menjadi contoh karyawan yang baik.
- Menyediakan sumber daya yang diperlukan, baik sumber daya manusia atau fasilitas, dengan memberikan pelatihan untuk membentuk individu yang kompeten dan bertanggung jawab.
- Memberikan inspirasi, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi seluruh anggota organisasi.
3. Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement)
Semua orang di semua bagian perusahaan harus terlibat dalam implementasi sistem management mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing.
Jadi perusahaan perlu untuk memastikan semua orang agar menjadi kompeten, diberdayakan dan dilibatkan didalamnya.
Semua orang perlu untuk dilibatkan dan dihargai sebagai bagian dari perusahaan, sehingga setiap orang akan bahu membahu mengelola organisasi secara efektif dan efisien.
Jika kesadaran tersebut sudah muncul, maka hal ini dapat meningkatkan keterlibatan semua orang untuk mencapai sasaran organisasi.
Beberapa tips berikut dapat diterapkan dalam mewujudkan prinsip pelibatan orang:
- Setiap pemimpin harus memberikan pemahaman kebawahnya tentang pentingnya kontribusi dari setiap karyawan dalam organisasi.
- Membuat event-event kolaborasi di seluruh elemen organisasi.
- Memberikan fasilitas bagi kegiatan seperti forum diskusi terbuka serta sharing pengetahuan dan pengalaman.
- Membentuk kelompok kerja atau diskusi untuk menentukan dan mengidentifikasi pencapaian mutu, serta berbagi pengetahuan dan pengalaman.
- Setiap karyawan harus berusaha meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.
- Manajemen harus memberi pengakuan dan penghargaan atas kontribusi, pembelajaran dan perbaikan setiap orang di perusahaan, seperti dengan mengadakan QCC (Quality Control Circle).
- Manajemen menerapkan evaluasi kinerja secara mandiri terhadap sasaran individu, misalnya melalui sistem KPI (Key Performance Index).
- Lakukan survei kepuasan karyawan, komunikasikan hasilnya dan ambil tindakan yang sesuai.
4. Pendekatan Proses (Process Approach)
Proses adalah bagian yang paling penting di perusahaan, karena didalam proses inilah suatu produk dapat tercipta dan memberikan keuntungan bisnis.
Setiap kegiatan di perusahaan harus dipahami dan dikelola sebagai bagian dari proses yang saling terkait.
Rangkaian proses tersebut dapat berfungsi sebagai sistem terpadu yang membentuk keseluruhan proses, hasilnya diharapkan dapat selalu konsisten dan terprediksi serta efektif dan efisien.
Pemetaan mengenai pengelolaan proses di perusahaan umumnya diatur didalam prosedur standar yang dinamakan Proses Bisnis atau business process.
Didalam prosedur proses bisnis tersebut dijabarkan mengenai seluruh alur proses yang terjadi di dalam perusahaan, yang saling terkait.
Prinsip pendekatan proses ini umumnya dijalankan melalui parameter sebagaimana berikut :
- Penentuan sasaran dari sistem mutu dan proses apa saja yang dibutuhkan.
- Tetapkan semua aktifitas yang diperlukan.
- Tentukan kewenangan, tanggung jawab dan akuntabilitas pada setiap proses.
- Sesuaikan dengan kemampuan organisasi dan tentukan keterbatasan sumber daya.
- Identifikasi interaksi antara setiap proses dengan proses lainnya.
- Tentukan ketergantungan diantara setiap proses tersebut dan lakukan analisa efek modifikasi pada setiap proses terhadap keseluruhan sistem.
- Lakukan review berkala dan analisa resiko dari setiap proses tersebut.
5. Perbaikan Berkelanjutan (Continual Improvement)
Perbaikan atau improvement adalah perwujudan dari penerapan sistem manajemen mutu, perbaikan ini harus dijalankan secara berkelanjutan atau terus-menerus.
Sebuar organisasi atau perusahaan harus terus melakukan perbaikan, karena situasi bisnis di dunia ini sangat dipengaruhi oleh perubahan kehidupan dunia.
Oleh karena itu untuk dapat terus bertahan dan meningkatkan bisnis, suatu perusahaan harus terus berubah dengan cara melakukan perbaikan berkelanjutan.
Keuntungan dari penerapan perbaikan berkelanjutan bagi organisasi adalah untuk :
- Memelihara kinerja yang sudah berjalan saat ini.
- Menyesuaikan diri terhadap perubahan kondisi internal dan eksternal.
- Menciptakan peluang baru.
Prinsip perbaikan berkelanjutan ini dapat dilakukan dengan cara :
- Menentukan sasaran perbaikan pada semua tingkatan organisasi dan mendorong pelaksanaannya.
- Manajemen harus menentukan metode perbaikan yang akan diterapkan oleh perusahaan, misalnya dengan metode QCC (Quality Control Circle).
- Memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan mengenai metode yang dilakukan perusahaan untuk mencapai sasaran perbaikan.
- Sesuaikan kompetensi karyawan dengan proyek perbaikan yang ditetapkan ke masing-masing individu.
- Melakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiatan Audit Internal secara berkala atau periodik, masukkan prinsip ini kedalam list pertanyaan audit.
- Pemberian penghargaan bagi perbaikan yang dilakukan, seperti dengan cara menyelenggarakan event-event QCC.
- Secara berkala melakukan rapat tinjauan manajemen dengan salah satu pembahasan utama mengenai implementasi sistem manajemen mutu.
6. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Evidence-Based Decision Making)
Keputusan yang diambil oleh setiap pemimpin adalah berdasarkan latar belakang yang cukup rumit dan selalu ada unsur ketidakpastian.
Setiap keputusan biasanya berdasarkan berbagai masukan dan secara subyektif pengambil keputusan menarik kesimpulan darinya.
Analisa dari pengambil keputusan juga melibatkan pemahaman terhadap hubungan sebab dan akibat serta resiko yang akan dihadapi.
Oleh karena itu diperlukan sumber informasi dan bukti yang akurat dan tepat yang dapat meningkatkan objektivitas dan kepercayaan dalam pengambilan sebuah keputusan.
Keputusan yang baik diambil berdasarkan analisa data, bukti dan informasi yang relevan dam sesuai dengan permasalahan yang terjadi.
Prinsip Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti ini dapat dilakukan dengan cara berikut :
- Membuat sistem data untuk setiap aktifitas proses dan dapat diakses oleh pihak yang membutuhkan.
- Memastikan bahwa data dan informasi yang tersedia cukup akurat dan dapat diandalkan.
- Lakukan analisa dan evaluasi data serta informasi dengan metode yang tepat.
- Pastikan kompetensi karyawan yang melakukan analisa dan evaluasi data sesuai dengan kebutuhan.
- Setiap keputusan diambil dan dilakukan tindakan yang sesuai berdasarkan bukti dan analisis faktual yang diseimbangkan dengan pengalaman dan analisa obyektif.
7. Manajemen Hubungan (Relationship Management)
Pengelolaan hubungan antara setiap organisasi atau perusahaan dengan pihak terkait sangat penting.
Pihak-pihak tersebut adalah seperti : para pemangku kepentingan atau stakeholder dan pihak ketiga.
Pihak ketiga sangat mempengaruhi mutu akhir produk baik barang maupun jasa dari suatu organisasi, pihak ketiga tersebut seperti : vendor, rekanan dan supplier atau pemasok.
Hubungan suatu organisasi dan pemasoknya merupakan hubungan saling ketergantungan dan saling menguntungkan.
Namun hubungan dengan pemasok atau jaringan mitra tersebut, seringkali juga memiliki kepentingan tertentu.
Oleh karena itu, pemantauan kinerja dari pemasok merupakan hal yang sangat penting dalam Sistem Manajemen Mutu.
Selain itu, pengelolaan hubungan dengan para pemangku kepentingan juga akan mengoptimalkan pengaruh mereka terhadap kinerja organisasi.
Prinsip Manajemen Hubungan ini dapat dilakukan dengan cara seperti :
- Tentukan pemangku kepentingan yang relevan seperti : pemasok, mitra, pelanggan, investor, karyawan atau komunitas, serta hubungan mereka dengan perusahaan.
- Buat skala prioritas hubungan antara perusahaan dengan pihak-pihak tersebut.
- Mengadakan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk.
- Menerapkan aktivitas pengembangan dan perbaikan yang berkolaborasi dengan seluruh pemangku kepentingan.
- Mengadakan event untuk penghargaan perbaikan dan pencapaian yang diperoleh pemasok dan mitra, seperti misalnya QCC untuk tingkat suplier.
Risk Based Thinking
Tambahan mengenai Pemikiran berbasis resiko (Risk Based Thinking) yang diwajibkan sejak versi terbaru 2015.
Pengertian dari Risiko atau Risk
Risiko adalah dampak dari suatu aktifitas yang menyebabkan pengaruh negatif pada pencapaian mutu.
Untuk mengatasi hal resiko tersebut ada berbagai teknik identifikasi resiko yang biasa digunakan di dunia industri untuk mencegah atau meminimalkan resiko yang berpeluang terjadi.
Beberapa teknik identifikasi resiko yang populer penggunaannya adalah seperti :
- Brainstorming
- Questionnaires
- Industry benchmarking
- Scenario analysis
- Risk assessment workshops
- Auditing and inspection
- FMEA
- Turtle diagrams
- Fault tree analysis
- Contingency planning
- Feasibility review
Demikian artikel dari standarku.com mengenai 8 Prinsip Manajemen Mutu Standar ISO 9001.
Mohon saran dari pembaca untuk kelengkapan isi artikel ini.
Silahkan saran tersebut dapat disampaikan melalui kolom komentar.
Baca artikel lain :
- Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
- Memahami apa itu ISO
- Mengenal organisasi ISO, standardisasi internasional
- Mengenal dan memahami Standar IATF 16949
- Standar ISO 19011 Panduan Audit Sistem Manajemen
- Standar ISO Paling Populer di Perusahaan
- pengertian Quality Management System
- Memahami apa itu Standar ISO
Sumber referensi :